مدير الأحداث والفعاليات

الأدوار والمسؤوليات

بصفتك مديرًا للفعاليات، ستكون مسؤولاً عن التخطيط الناجح للفعاليات والتنفيذ الشامل لجميع المجموعات والمؤتمرات والفعاليات التي تقام داخل الفندق. سيتفاعل مدير الفعاليات بشكل متكرر مع العملاء والضيوف للتعرف على احتياجاتهم وتطوير العلاقات التي يمكن من خلالها كسب أعمال متكررة وموسعة.

ماذا سأفعل؟

على وجه التحديد، ستكون مسؤولاً عن أداء المهام التالية بأعلى المعايير:

تعظيم فرص إيرادات مبيعات الاجتماعات والمناسبات من خلال زيادة بيع عناصر الوظيفة
مراقبة إيرادات الحسابات وإنتاج الأعمال عن كثب لحسابات الزفاف
إبلاغ مدير GC&E عن الأسواق المحتملة التي تحتاج إلى تغطية
مقابلة بعض الحسابات الرئيسية العليا ومنظمي المجموعات والضيوف المهمين والترحيب بهم عند تسجيل الوصول
تحمل مسؤولية إجراء فحص الفندق لجميع الزوار ومجموعات الزفاف
كن مرئيًا للمنظمين والعملاء أثناء تواريخ الحدث / المجموعة ومراقبة رضا الضيوف
مراجعة منشورات الحساب الرئيسي بانتظام للتأكد من أن المنشورات تمت بشكل صحيح
إجراء مفاوضات بشأن الأسعار مع عملاء الزفاف والمنظمين
مراجعة الفواتير مع المنظمين بانتظام للقضاء على التعديلات اللازمة على الفاتورة النهائية
ضمان وجود أعلى معايير إدارة الحدث بما في ذلك بناء علاقات مع العملاء الجدد / الحاليين من أجل تأمين أعمال التجديد
ضمان قيام أعضاء فريق GC&E بتوليد ثقافة معايير الجودة العالية لبناء العلاقات وخدمة العملاء وتقنيات البيع وعقود الفوترة والمعالجة
بناء علاقات قوية مع العملاء والضيوف أعضاء الفريق من أجل الحصول على فهم كامل لاحتياجاتهم والعمل على خدمتهم بشكل فعال
الإدارة الدقيقة والتحكم في جميع الحجوزات والكتل المتعلقة بالاجتماعات والأحداث
التأكد من تسليم جميع أوراق الوظائف إلى فريق عمليات الأطعمة والمشروبات كل أسبوع لمدة 7-10 أيام التالية وأن جميع المعلومات دقيقة ومؤكدة وتفاصيل الفواتير موثقة ومتوافقة مع سياسة الائتمان
الاجتماع والترحيب بجهة الاتصال أو المنظم المعين للمؤتمر للتحقق من رضاهم وإعداد غرف الاجتماعات في يوم الحدث
إجراء جولات العرض للشركات والوكلاء بما يتماشى مع سياسة الشركة
دعم عمليات الأطعمة والمشروبات وفريق حجوزات الغرف بالمعلومات حسب الحاجة
التأكد من نقل جميع المعلومات إلى الشيف وفريق العمليات في الوقت المناسب لضمان قدرتهم على الطلب والجدولة بشكل فعال
حضور أحداث المبيعات حسب الحاجة
المشاركة الإضافية في المبيعات:

مراجعة خطط العمل وتحديد الفجوات وضمان الجهود الاستباقية لملء السعة وتلبية الأهداف المحددة
المساهمة في استراتيجية البيع للفندق وإدارة التزام الأقسام تحقيق هذه الاستراتيجية
إصدار فواتير الأحداث بما يتماشى مع عروض الأسعار وإرسالها إلى أقسام الحسابات على أساس يومي مع الوثائق الاحتياطية ذات الصلة لتسريع الدفع
فهم السوق التنافسية وتنفيذ الأساليب لضمان بقاء الفندق في المقدمة في السوق المحلية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مدير الأحداث الذي يخدم علامات هيلتون التجارية يعمل دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لتولي هذا الدور بنجاح، يجب أن تمتلك المؤهلات والمواقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

القدرة على تطوير علاقات عمل إيجابية على جميع المستويات
إنشاء صورة إيجابية
عرض شخصي جيد
فهم جيد لأعمال C&E
وعي الشركة/المنافس
خبرة سابقة في العمل في بيئة تخطيط الأحداث
مهارات إدارية جيدة
مهارات تنظيمية جيدة
خبرة مثبتة في خدمة العملاء
القدرة على "إغلاق" عملية بيع
خبرة سابقة في بيئة المبيعات - سواء كانت استباقية أو تفاعلية
سيكون من المفيد في هذا المنصب أن تثبت القدرات والتميزات التالية:

معرفة السوق المحلية
معرفة الضيافة
شغف بالمبيعات وتحقيق الأهداف والغايات
مؤهل على مستوى الدرجة في مجال ذي صلة
متحدث باللغة العربية