تنفيذي الفعاليات

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مسؤول تنفيذي للأحداث متخصص في بيع وتخطيط وتنظيم الأحداث المؤسسية والمؤتمرات والمناسبات الخاصة، مع ضمان التخطيط الدقيق لكل التفاصيل لتجاوز توقعات العملاء.

المسؤوليات:

القدرة على التعامل بشكل مستقل مع الأحداث من مختلف القطاعات (الاجتماعية والشركاتية وخدمات التموين الخارجية)
إعداد المقترحات والعقود وخطط العمل التجارية والحفاظ على السجلات وإنشاء التقارير المتعلقة بالأحداث.

التعامل مع أي مشكلات أو تحديات تنشأ قبل أو أثناء الأحداث، مثل التغييرات في اللحظة الأخيرة أو الصعوبات الفنية أو شكاوى الضيوف.

توليد المبيعات والإيرادات من خلال الترويج لخدمات الأحداث والتفاوض على العقود وتعظيم الإيرادات مع تلبية احتياجات العملاء ضمن قيود الميزانية.

ضمان حصول الضيوف الذين يحضرون الأحداث في الفندق على تجربة إيجابية من خلال تقديم خدمة عملاء ممتازة ومعالجة أي مخاوف على الفور.

تخطيط الأحداث:

التعاون مع العملاء لفهم متطلبات الحدث وأهدافه وميزانيته.

وضع خطط مفصلة للأحداث، بما في ذلك الجداول الزمنية والميزانيات وتخصيص الموارد.
تنسيق البائعين:

البحث عن البائعين والتفاوض معهم، بما في ذلك شركات تقديم الطعام، والمصممين، ومقدمي المواد السمعية والبصرية، والأماكن.
إدارة العلاقات مع الموردين لضمان جودة الخدمة والتسليم في الوقت المناسب.
إدارة الخدمات اللوجستية:

الإشراف على جميع الجوانب اللوجستية للأحداث، بما في ذلك النقل، وتقديم الطعام، وترتيبات الجلوس، والإعدادات الفنية.
التأكد من توفر جميع المعدات والمواد اللازمة وإعدادها في الوقت المحدد.
إدارة الموقع:

العمل كنقطة اتصال رئيسية أثناء الأحداث، والإشراف على العمليات وضمان سير كل شيء بسلاسة.
معالجة أي مشكلات أو تغييرات تنشأ أثناء الحدث لضمان رضا العملاء.
إدارة الميزانية:

تتبع نفقات الحدث وضمان الالتزام بالميزانية.
إعداد التقارير المالية وتقييمات ما بعد الحدث لتقييم النجاح ومجالات التحسين.
التسويق والترويج:

المساعدة في الترويج للأحداث من خلال قنوات مختلفة، بما في ذلك وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني واستراتيجيات التسويق الأخرى.
التواصل مع المشاركين وأصحاب المصلحة لضمان الحضور القوي والمشاركة.
التقييم بعد الحدث:

جمع الملاحظات من العملاء والحضور لتقييم نجاح الحدث.
تحليل النتائج وتقديم التوصيات للأحداث المستقبلية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة البكالوريوس
خبرة مثبتة (سنتان أو أكثر) في مبيعات وتخطيط الفعاليات، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية.

متحدث باللغة العربية، ويفضل أن تكون أنثى

مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام لا تشوبه شائبة بالتفاصيل.

مهارات تواصل وتواصل ممتازة.

القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط وإدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.

إتقان برامج إدارة الفعاليات
المرونة في العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية حسب الحاجة.

المهارات:

المهارات التنظيمية:

القدرة الاستثنائية على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والوفاء بالمواعيد النهائية.

مهارات الاتصال:

مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل مع العملاء والبائعين وأعضاء الفريق.

مهارات التفاوض:

إتقان التفاوض مع البائعين والموردين لتحقيق أفضل قيمة وخدمة.

التفكير الإبداعي:

القدرة على تطوير مفاهيم وحلول مبتكرة للفعاليات تتوافق مع أهداف العميل.
السمات الشخصية:

الاهتمام بالتفاصيل:

الدقة في التخطيط والتنفيذ، والتأكد من مراعاة جميع جوانب الأحداث.

القدرات على حل المشكلات:

القدرة على التفكير السريع وحل المشكلات بسرعة عند ظهورها.

المهارات الشخصية:

قدرة قوية على بناء العلاقات للتواصل مع العملاء والبائعين والحاضرين.

التفضيلات الإضافية:

الكفاءة الفنية:

المعرفة ببرامج وأدوات إدارة الأحداث، بالإضافة إلى منصات التواصل الاجتماعي والتسويق.

خبرة إدارة المشاريع:

قد يكون فهم مبادئ وممارسات إدارة المشاريع مفيدًا.

المرونة:

الاستعداد للعمل لساعات غير منتظمة، بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع، حسب الحاجة للأحداث.