Adjointte administratifve

En tant quAdjointe Administratifve chez Glassroom vous serez un lment cl du bon fonctionnement de nos activits. Bras droit du comit directeur vous jouerez un rle central dans la gestion administrative et la coordination de projets pour nos bureaux de Montral et Toronto tout en contribuant lorganisation dvnements internes qui renforcent notre culture dentreprise.

Responsabilits

Support au comit directeur

• Gestion proactive des agendas des associs et viceprsidentes : planification et organisation de rencontres rservations suivis et modifications.
• Coordination des voyages daffaires : rservation de vols htels restaurants et transport.
• Gestion des comptes de dpenses et des paiements par cartes de crdit incluant la rconciliation dans NetSuite.
• Soutien administratif personnel :prparation de documents gestion des assurances organisation de rendezvous etc.
• Gestion des signatures lectroniques et envoi de documents officiels.

Gestion et coordination dvnements et rencontres

• Organisation et logistique des vnements internes en collaboration avec le Culture Club (soires thmatiques activits de team building etc.).
• Gestion du budget Culture Club et suivi des dpenses associes.
• Gestion des inventaires et approvisionnement en matriel pour le bureau.
• Coordination logistique des offsites (leaders et quipes) : hbergement transport lieux de rencontre etc.
• Planification des CAREs en collaboration avec ladjointe administrative du collectif.

Tches Administratives Diverses

• Coordination des rservations de salles de runion et des rencontres stratgiques.
• Gestion de la bote courriel (tri suivi et redirection des courriels.).
• Prise de notes lors de rencontres et rdaction des suivis.
• Suivi des factures et coordination des paiements auprs des fournisseurs.
• Gestion des correspondances entre les quipes internes et les parties prenantes externes pour maintenir une communication fluide et efficace.

Aptitudes recherches

• Excellente gestion du temps et capacit prioriser.
• Grande attention aux dtails et sens de lorganisation.
• Comptences en communication crite et orale franais et anglais.
• Matrise des outils bureautiques (Microsoft Office Google Workspace).
• Exprience avec des logiciels de gestion administrative et financire (ex. Netsuite).
• Capacit grer plusieurs agendas complexes et coordonner des dplacements.
• Aptitude travailler de manire autonome et prendre des initiatives.
• Discrtion et respect de la confidentialit.
• Comptences en gestion de projets et organisation dvnements.

Personnalit dsire

• Proactivit et dynamisme.
• Esprit dquipe et collaboratif.
• Flexibilit et adaptabilit face aux changements.
• Attitude positive et professionnelle.
• Capacit travailler sous pression et respecter les dlais.
• Sens aigu du service la clientle.
• Enthousiasme pour le soutien aux dirigeants et lamlioration continue des processus administratifs.