Administrative Support

الأدوار والمسؤوليات

يقوم بجمع الإحصائيات والبيانات العامة؛ ويراجع المعلومات ويحللها ويجمعها في تقارير ثابتة لاستخدامها داخل المجموعة وخارجها. وقد تكون هذه التقارير في شكل جدول بيانات أو رسوم بيانية، أو معالجة نصوص بأسلوب سردي. وقد يكون مسؤولاً عن التحقق من البيانات التي تم جمعها مثل مطابقة فواتير الموردين مع نسخ الملفات.
وقد يكون مسؤولاً عن الحصول على البيانات اللازمة لإكمال ميزانية النفقات العامة للمجموعة والتقارير المتكررة المرتبطة بها.

ينشئ ويحافظ على دليل الأشخاص المعينين للمجموعة؛ ويقوم بتحديث أرقام الهاتف والموقع؛ ويتتبع ساعات الإجازات المدفوعة الأجر التي تم أخذها والمتوقع أخذها، ويحافظ على تحديث السير الذاتية، إذا كانت مناسبة للمجموعة.

التعامل مع المهام المكتبية الأساسية، مثل التسجيل وتسليم البريد والرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وإدخال البيانات.

تنسيق الجداول وإدارة التقويمات لأطراف متعددة لضمان ترتيب الأنشطة بشكل صحيح دون تعارضات.

إجراء ترتيبات السفر وإعداد المستندات ومواد العرض والمرافق للاجتماعات.

إدخال وتحديث سجلات الشركة والموظفين والعملاء.

طلب وتخزين وتوزيع اللوازم المكتبية.

صيانة أو إصلاح أو استبدال معدات المكتب.
توجيه ومراجعة وتحسين عمليات المكتب لزيادة الدقة والإنتاجية والكفاءة وخفض التكاليف.

توفير خدمات المحاسبة الأساسية

إكمال المهام الإضافية حسب التكليف.

1. الدعم التنفيذي والإداري

إدارة التقويم: الإشراف على تقويمات المديرين التنفيذيين أو المديرين وإدارتها، وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر مع إعطاء الأولوية للمسائل الحساسة للوقت.

إدارة البريد الإلكتروني والاتصالات: مراقبة رسائل البريد الإلكتروني وتصفية الاتصالات وإعداد مسودات الردود نيابة عن المديرين التنفيذيين أو المديرين، وضمان التواصل الواضح وفي الوقت المناسب.

تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات والتحضير لها من خلال جدولة وإرسال الدعوات وحجز غرف المؤتمرات وإعداد الأجندات وتدوين المحاضر.

المراسلات السرية: التعامل مع الاتصالات الحساسة والمواد السرية بتكتم واحترافية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يفضل الحصول على درجة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في الخدمات الإدارية أو المجالات ذات الصلة.
التعليم الإضافي أو الشهادات أو الخبرة مفيدة.
المعرفة بتكنولوجيا ومعدات المكاتب، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الفاكس والماسحات الضوئية والطابعات وأنظمة الهاتف وما إلى ذلك.
مهارات اتصال شفهية وكتابية استثنائية.
نهج استباقي ومنظم لتعدد المهام.
مهارات قيادية وشخصية قوية.
مظهر احترافي وأسلوب مهذب وصوت هاتف واضح وودود.
إتقان مجموعة Microsoft Office: معرفة متقدمة بـ Microsoft Word وExcel وPowerPoint وOutlook لإنشاء المستندات وإدارة الجداول وإعداد العروض التقديمية.
برامج إدارة المكاتب: المعرفة بأدوات إدارة المكاتب والاتصال مثل Slack وZoom وGoogle Workspace وTrello.
أنظمة إدارة المستندات: الخبرة في برامج إدارة المستندات ومنصات التخزين السحابية (على سبيل المثال، Google Drive وDropbox وSharePoint).
برامج المحاسبة الأساسية: المعرفة ببرامج المحاسبة (على سبيل المثال، QuickBooks، SAP) لإدارة الفواتير والنفقات والميزانية تعتبر ميزة إضافية.