متخصص إداري

الأدوار والمسؤوليات

يتولّى شاغل الوظيفة أنشطة دعم الإدارة التنفيذية بإشراف شبه محدود بما في ذلك تطوير أعمال الوحدة التنظيمية، الاقتراحات والأفكار التطويرية المتعلقة بتسهيل وتحسين الإجراءات الداخلية ، المستجدات والتقنيات الحديثة المتعلقة بالعمل وتوظيفها لتحسين وتطوير الإجراءات واللوائح. يضمن كذلك تقديم جميع الخدمات في الوقت المناسب وبجودة عالية.

المسؤوليات الرئيسية والأنشطة

إدارة العمليات:

تنفيذ السياسات واللوائح وإجراءاتها وضوابطها بحيث تُستوفى جميع المتطلبات الإجرائية/ التشريعية ذات الصلة مع تقديم نتائج عالية الجودة وفعالة من حيث التكلفة.

الدعم الإداري:

تنظيم وحفظ السجلات والملفات الإدارية لضمان سهولة الوصول إليها.

يرتب وينظم الاجتماعات، بما في ذلك جدولة المواعيد وإعداد المحاضر وتوزيعها على الأطراف المعنية.

يتواصل مع الموظفين والإدارة والموردين لضمان سير العمل بسلاسة.

يجمع ويحلل المعلومات والبيانات لإعداد تقارير تدعم اتخاذ القرارات الإدارية.

يقدم الدعم في تنفيذ العمليات اليومية، مثل إعداد الميزانيات وتطوير السياسات والإجراءات.

يعمل على تحسين وتطوير إجراءات العمل لتحقيق الكفاءة والفعالية.

يشارك في إدارة وتنفيذ المشاريع الإدارية المختلفة ويقوم بمتابعة تقدمها.

ينظم الدورات التدريبية وورش العمل للموظفين لدعم تطوير مهاراتهم.

يراقب أداء الموظفين والعمليات، مقدماً التوجيه والدعم عند الحاجة.

يعد التقارير الدورية حول سير العمل والمشاريع والأنشطة الأخرى للإدارة العليا.

أداء أي مهام وظيفية أخرى ذات صلة يتم تكليف الموظف بها.

الدعم الإداري العام
إدارة الجدولة والتقويم: تنسيق وإدارة التقويمات لأعضاء الفريق أو الأقسام، وجدولة الاجتماعات والمواعيد والأحداث، والتأكد من إعداد جميع المواد اللازمة.
التواصل: التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات، وضمان التوجيه والاستجابات المناسبة.
التصنيف والتوثيق: تنظيم وصيانة الملفات المادية والإلكترونية، والتأكد من سهولة الوصول إلى جميع المستندات وتخزينها بأمان وتحديثها عند الحاجة.
مستلزمات ومعدات المكتب: إدارة مخزون مستلزمات المكتب، وتتبع الاستخدام، وطلب مستلزمات جديدة حسب الضرورة. التأكد من أن معدات المكتب (الطابعات، والناسخات، وأجهزة الكمبيوتر) تعمل بشكل صحيح.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1- ثلاث سنوات أو اكثر من الخبرة ذات الصلة في مجال الدعم الإداري وإدارة المكاتب.

2- يفضل خبرة سابقة في القطاع الحكومي أو الجهات التنظيمية.

المؤهل التعليمي والشهادات المهنية:

1- دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي، أو مجال ذي صلة.

2- يفضل درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.

3- يفضل الشهادات المهنية ذات الصلة.

المهارات
التواصل الفعال

العمل الجماعي

التركيز على النتائج

إدارة أصحاب المصلحة

إدارة المستندات والبيانات
إدخال البيانات وإدارة قواعد البيانات: إدخال البيانات وتحديثها وصيانتها في قواعد بيانات أو أنظمة إدارة مختلفة. ضمان دقة البيانات وسلامتها.
إعداد المستندات: إعداد وتنسيق ومراجعة التقارير والعروض التقديمية والنماذج والمستندات الأخرى لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومنظمة للاجتماعات والمشاريع والأنشطة التجارية الأخرى. ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الاحتفاظ بالمستندات.
. تنسيق الاجتماعات والفعاليات
ترتيب الاجتماعات: جدولة الاجتماعات وحجز غرف المؤتمرات وإعداد الأجندات والتأكد من حصول المشاركين على المواد ذات الصلة مسبقًا.
تدوين المحاضر: حضور الاجتماعات وتدوين محاضر مفصلة وتوزيع الملاحظات على أصحاب المصلحة المعنيين بعد الاجتماعات.
تخطيط الأحداث: تنظيم أحداث الشركة أو المؤتمرات أو أنشطة بناء الفريق، والتعامل مع الخدمات اللوجستية، مثل حجز الأماكن والتموين والدعوات والجدولة.