مهارة "إدارة الوقت": كيف تتقنها قبل التخرج؟

إدارة الوقت هي مهارة أساسية يجب على الجميع إتقانها، سواء كانوا طلابًا أو موظفين.

بعد التخرج من الكلية، تتغير الكثير من الظروف للطلاب، وهناك مهارات محددة يجب أن يكونوا على دراية بها ومستعدين لتطبيقها في عملهم.

 لمعرفة المزيد، 10 مهارات يجب على الطلاب تعلمها قبل التخرج.

ليس من السهل تحقيق التوازن بين الأعمال اليومية أثناء الدراسة الجامعية لأن إجمالي الوقت كل يوم يقتصر على 24 ساعة، لذلك بغض النظر عن أي شيء، سيكون لديك دائمًا 24 ساعة للقيام بجميع واجباتك.

إذا لم تتعلم كيفية إدارة وقتك أثناء فترة دراستك الجامعية، فسيكون من الصعب عليك القيام بذلك خلال حياتك المهنية؛ لهذا من الضروري التدرب على إدارة الوقت في أقرب وقت ممكن.

د. جوب برو هنا اليوم لمساعدتك في التعامل مع مشاكل إدارة الوقت وإعدادك لعالم العمل.

فيما يلي ست استراتيجيات لمساعدتك على إتقان مهارات إدارة الوقت.

1- تقدير الوقت

قبل أن تتمكن من إدارة وقتك بشكل أفضل، عليك أولاً التفكير في كيفية قضائه.

والطريقة الوحيدة للبقاء منظمًا هي استخدام مخطط (أو مفكرة حيث يمكنك تسجيل أنشطتك).

ابدأ في تدوين ما كنت تنوي وتود تحقيقه بالفعل.

على سبيل المثال: قد تكون تلك المهام هي تحديد مواعيدك أو الدراسة أو الراحة أو التواصل مع الأصدقاء.

الخطوة الأولى نحو تجنب الأنشطة التي تضيع وقتك هو الاعتراف بوجودها.

تساعدك نتائج هذا الإجراء في تحديد ما إذا كانت أنشطة معينة تستغرق وقتًا أطول مما حددته في خطتك أو إذا كنت تؤجل أنشطة محددة لوقت آخر.

تتيح لك معرفة كيفية استخدامك لوقتك تحديد ما إذا كان يتماشى مع أولوياتك، فهل تخصص ما يكفي من وقتك لأهم أهدافك؟ وماذا يجب أن يتغير أيضًا؟

2- تحديد الأهداف

اجعل قوائم المهام الخاصة بك موجزة ومباشرة، يمكنك عمل قائمتين: واحدة أسبوعية وواحدة يومية.

للحفاظ على أهدافك معتدلة ومركزة وقابلة للتحقيق، حدد نفسك بثلاثة أو أربعة أيام.

من المهم أن تتذكر أن الأهداف الواقعية هي أيضًا أهداف قابلة للتكيف.

فالمرض غير المتوقع، والمشاكل التقنية تحدث كثيرًا، وظروف الحياة لا يمكن التنبؤ بها، ومن المهم أخذ التكيف في الاعتبار عند التخطيط.

تذكر أن تنظر إلى الصورة الأشمل، فسيساعدك ذلك على الحفاظ على دوافعك وتركيزك أثناء عملك لترى كيف ترتبط أهدافك الأسبوعية بأهدافك العامة.

3- أخذ قسط من الراحة

أخذ فترات للاستراحة بين المهام يسمح لعقلك بإعادة شحن طاقته.

فأخذ إجازة من العمل ليس مضيعة للوقت، بل هو استخدام حكيم للوقت، فعندما تحصل على قسط جيد من الراحة، تُقدم عملًا مرتفع الجودة.

ركز على أخذ فترات استراحة قصيرة بين المهام، كل ساعة أو ساعتين، وتنفس لمدة خمس دقائق للتفكير بشكل خلّاق.

يمكنك استخدام المنبه لإعلامك عند اقتراب فترة الراحة.

 توقف عن العمل واجلس على مكتبك للتأمل، أو تناول فنجانًا من القهوة.

 لا تنسَ أن تترك متسعًا من الوقت لتناول طعام الغداء، فلا يمكنك العمل بشكل جيد إذا كنت جائعا.

4- التغلب على التأجيل

لا تسمح للمماطلة بسرقة وقتك عن طريق تأجيل الأنشطة التي يجب أن تعمل عليها الآن.

تذكر أن اللحظة المثالية لإنجاز شيء ما هي عادة الآن.

للتغلب على التأجيل وإنجاز ما يجب القيام به، ادفع نفسك أكثر قليلاً.

إن إخبار ذاتك أنك ستعمل على وظيفة لبضع دقائق، لنَقُل عشر دقائق، يُعد أسلوبًا ممتازًا للتغلب على التأجيل.

ستبدأ طاقتك الإبداعية في التدفق عند بدء المشروع.

وستكتشف بعد ذلك أنك تريد مواصلة العمل على المهمة وربما إكمالها.

مفتاح التغلب على التسويف هو تخصيص فترة زمنية قصيرة للبدء.

5- التقليل من المُشَتِتَات

يمكن أن تكون عوامل التشتيت مشكلة عند محاولة إدارة الوقت.

فهي تمنعك من القيام بعمل حيوي لأنها تقاطع انتباهك، وتقلل من إنتاجيتك، وتجبرك على إكمال الوظائف في وقت متأخر عما كنت تخطط له.

يجب أن تحدد ما الذي يعوق قيامك بواجباتك الأساسية وتُوقفه، وحاول التقليل من عوامل التشتيت إلى أدنى حد.

أخبر أصدقاءك بعدم إرسال رسائل نصية إليك أثناء العمل وتسجيل الخروج من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك.

6- استخدام التخطيط الفعال

احصل على دفتر للتخطيط وقم بتوثيق جميع مواعيد التسليم والأنشطة والالتزامات المطلوبة.

للتأكد من توثيق كل شيء أساسي، حدد أولويات الوقت الذي تقضيه في الدراسة والنوم وممارسة الرياضة وقضاء الوقت مع العائلة والأصدقاء.

سيسمح لك التخطيط بمعرفة ما إذا كان لديك وقت كافٍ لإنهاء كل شيء.

 قد تجد أن لديك الكثير من الالتزامات أو أنك على وشك القيام بالكثير، مما يتطلب تعلم كيفية رفض القيام بمهام محددة، فهناك بعض الحدود لما يمكنك القيام به - اكتشف تلك الحدود وتَقَبَلها.

للحصول على قائمة مهام منظمة لإدارة الوقت بشكل أفضل، حاول استخدام تريللو.

 باستخدام رموز الألوان، يمكنك فرز المهام وإنشاء قوائم تحقق وتعيين تواريخ الاستحقاق حسب الموضوع، أو يمكنك فرز المواضيع بناءً على أفكار عامة (مثل الدراسة والعمل والمنزل).