Gestionnaire administratif certification HF CDD 6 mois
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Job Description
Qui sommesnous
GMED est un organisme notifi Franais dsign au titre des Rglements (UE) 2017/745 et (UE) 2017/746 pour lvaluation de la conformit des dispositifs mdicaux (DM). Nous sommes galement un organisme de rfrence linternational dans le cadre de la certification des systmes de management de la qualit (SMQ) des fabricants de DM.
Nos valuateurs de la conformit sont les auditeurs les examinateurs de produit et les cliniciens qui ralisent les audits du SMQ de nos clients valuent les dossiers techniques ou effectuent des valuations cliniques.
Nous intervenons sur tout type de DM notamment des produits haut risque et ceux incluant des technologies innovantes et sommes organiss par ples dexpertise (DM actifs DM implantables DM de diagnostic in vitro (DIV) et DM complexes/invasifs/soins externes).
Notre sige est situ Paris 15me nous avons galement une antenne SaintEtienne et trois filiales nordamricaine britannique et asiatique.
Quel est lobjectif de ce poste
En tant que gestionnaire administratif au sein de lquipe support lacertification vous serez charg de la mise en uvre efficace des actions oprationnelles ncessaires au bon droulement des projets decertification en garantissant la conformit et la qualit des dossiers clients (saisie conforme) des certificats et des outils de gestion.
Vousapporterez galement un soutien avanc aux chefs de projet certification tout en assurant une gestion proactive des demandes clients et une communication fluide pour renforcer leur satisfaction.
Ce poste implique une collaboration troite avec les parties prenantes pour optimiser les procdures et garantir le respect des normes organisationnelles.
Il sagit dun CDD de 6 mois.
Quel sera votre quotidien
Vous rejoindrez une quipe de 10 personnes et vous aurez commemission dassurer la gestion administrative des dossiers de certification de nos clients.
Vous interviendrezdans la gestion des contrats lchange de documents officieux la cration de certificats dans nos diffrents outils.Ce poste implique une rigueur dans la ralisation des diffrents processus.
Vous pouvez tre amen collaborer avec les diffrents membres de lquipe ainsi que les clientset vous serez en binme avec les chefs de projets certification.
Votre emploi abordera les volets suivants :
Assistance technique avance la mise en uvre des actions de certification:
- Vous assurez le fonctionnement des actions de certification en respectant les objectifs instructions et procdures qualit.
- Vous collaborez avec les chefs de projet pour garantir la conformit et lefficacit des processus de certification.
- Vous apportez un support technique avanc aux quipes.
- Vous formez les collgues sur les objectifs et instructions dfinis par la hirarchie si ncessaire.
Gestion avance des dossiers clients :
- Vous grez les dossiers clients : cration mise jour et archivage des documents ncessaires.
- Vous garantissez la prcision la qualit et la scurit des informations clients et des prestations de certification.
- Vous assurez la conformit des dossiers avec les normes de certification et les procdures internes.
- Vous proposez et dployez des stratgies pour optimiser lefficacit du support la certification.
Gestion experte des certificats :
- Vous assurez le suivi des certificats dans la base de donnes : cration mise jour et validation tout en respectant les dlais et les exigences rglementaires.
- Vous supervisez la gestion et le renouvellement des certificats.
- Vous proposez et mettez en uvre des actions correctives et prventives pour anticiper et rsoudre les problmes potentiels.
Mise jour des outils de gestion:
- Vous mettez jour les outils de gestion et les bases de donnes en conformit avec les procdures et guides de lentreprise.
- Vous accompagnez voscollgues dans lutilisation et la mise jour des outils si ncessaire.
- Vous participez larchivage des dossiers clients selon les normes tablies pour garantir un accs rapide et une gestion efficace des informations.
- Vous assurez une gestion rigoureuse des documents et des informations lies aux dossiers clients.
Soutien avanc aux chefs de projet certification :
- Vous fournissez un soutien avanc aux quipes engages dans les processus de certification.
- Vous grez les agendas des chefs de projet certification et organiser les runions.
- Vous traitez les communications internes et externes lies aux projets de certification.
- Vous supervisez le classement et la sauvegarde des documents pour garantir une organisation optimale.
- Vous assurez une gestion de la relation client en garantissant un service de haute qualit.
- Vous accompagnez les membres de lquipe dans leur dveloppement professionnel.
Gestion avance des demandes clients :
- Vous grez les demandes clients de manire proactive en fournissant des rponses prcises.
- Vous orientez les demandes vers les interlocuteurs appropris pour une rsolution rapide et efficace.
- Vous maintenez une communication fluide et constructive avec les clients.
- Vous renforcez la satisfaction et la fidlisation des clients.
Et si on parlait de vous !
Les indispensables :
- Vous tes titulaire dunBac2 minimum de type assistant manager ou management de projet/gestion administrative ou quivalent.
- Vous justifiez dune exprience de 5ans minimum en gestion administrative idalement dans un environnement complexeen termes de rglementation.
- Vous avez dexcellentes aptitudes de communication crite et orale en franais et en anglais.
- Vous maitrisez professionnellement les outils bureautiques (Excel pour exploiter des donnes et remplir des formulaires PowerPoint pour faire des prsentations Word pour rdiger des documents).
Qui tesvous
- Vous tes rigoureuxet organis tourn vers le travail en quipe (lune des valeurs fondamentales de GMED).
- Vous aimez la rsolution de problmes et vous faites preuve dune grande autonomie pour ne laisseraucun sujet en suspens !
- Vous faites preuve depdagogie patience et diplomatie qui vous permet de vousadapter des interlocuteurs varis et collaborer dans des environnements complexes.
- Vous tes curieux ce qui vous permet de comprendre ce que vous faites.
- Vous tes dtermin et plein de ressources et faites en sorte didentifier et proposer des solutions afin datteindre vos objectifs.
Si vous pensez correspondre cette description et que le poste vous intresse nattendez plus et dposez votre candidature aujourdhui !
Employment Type
Full Time
