ZZP Afdelingssecretaris realisatie landelijk

De opdrachtomschrijving

freelance

De afdelingssecretaris is de rechterhand van de afdelingsmanager Realisatie Landelijk (REAL) van
het Rijksvastgoedbedrijf. De afdeling Realisatie Landelijk leidt landelijke en complexe programmas
op het gebied van onder andere duurzaamheid de buitenruimte van ons vastgoed brandveiligheid
en het onderhoud van pachtboerderijen. Verder houdt deze afdeling zich bezig met het beheer van
landelijke contracten. Vanaf 1 september is de afdelingsmanager van de afdeling REAL
waardestroommanager projecten. Dat wil zeggen dat deze manager afdelingsoverstijgend zich gaat
bezighouden met verbetering en het efficinter maken van het proces van het beheer van onze
vastgoedportefeuille. Een andere belangrijk speerpunt voor de afdelingsmanager zijn de
gentegreerde contracten een werkwijze die zich onder andere richt op het bundelen van
contracten op het gebied van beheer en onderhoud voor een pand of complex gedurende een
langere termijn.

Vanwege de groei van het aantal programmas is de huidige indeling van deze afdeling gedateerd.
De afdeling werkt aan de uitvoering van breed gedragen plannen voor een toekomstbestendige
afdelingsstructuur.

Algemeen
De afdelings en projectsecretaris op woniveau voert zijn of haar werkzaamheden uit voor de
afdeling Realisatie Landelijk maar valt hirarchisch onder het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en
Uitvoeringsstrategie en is daarmee automatisch onderdeel van deze afdeling. Binnen deze afdeling
zijn de ondersteunende functies ondergebracht.

Specifiek
Inhoudelijk ondersteunen cordineren en adviseren over alle acties in het kader van de
pilots Gentegreerde Contracten en bijbehorende vervolgstappen op strategisch en tactisch
niveau.
Inhoudelijk ondersteunen cordineren en adviseren over alle acties in het kader van de
waardestroom Projecten op strategisch en tactisch niveau.
Inhoudelijk voorbereiden adviseren en afhandeling van tweewekelijks MT afdeling REAL.
Het actueel houden en bewaking en cordinatie van de voortgang van Obeya voor de
afdeling REAL. Het betreft een visueel overzicht met daarin de speerpunten doelstellingen
en acties van onze directie waaronder de afdeling REAL.
Verbetering van de kwaliteit en consistentie van de verschillende managementrapportages
en het bewaken van de voortgang.
Overige klussen ter (inhoudelijke) ondersteuning van de afdelingsmanager onder andere op
het gebied van de organisatieontwikkeling van deze afdeling.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Eis02: De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar ervaring als adviseur of (ambtelijk) secretaris. Toelichting: Deze kennis moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode mmjjjj. Bij het niet benoemen van het aantal jaren waarin de kennis is opgedaan en bij welke opdrachtgever zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
• Eis01: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde WO opleiding op het gebied van bestuurskunde rechten organisatiewetenschappen of vergelijkbaar. Toelichting: Deze afgeronde en erkende opleidingen moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of deze is afgerond en wanneer het diploma is behaald. Bij het niet benoemen of het diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
• Eis03: De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen). Toelichting: De opdrachtnemer deelt zijn werkzaamheden zelfstandig in. Wel vindt voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht nodig is afstemming met het Rijksoverheid plaats in geval van samenwerking met anderen zodat deze optimaal zal verlopen. Indien noodzakelijk voor de werkzaamheden richt de opdrachtnemer zich naar de arbeidstijden bij het Rijksoverheid.
• Eis05: Benoem duidelijk in het CV bij de opleiding en werkervaringen aan welke eis (onder vermelding van het nummer van deze eis) hiermee wordt voldaan. Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit is in het Nederlands opgesteld en in Pdfformaat van maximaal 7 paginas A4.
• Eis06: De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door het Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon computer laptop en/of tablet.

De Wensen

• Wens02: De mate van ervaring met procesoptimalisatie binnen de ambtelijke organisatie. Aspecten: Kennis van Lean aantoonbaar door (bijvoorbeeld) een Lean (Six Sigma) Green belt. Ervaring met het verbeteren van de kwaliteit en consistentie van (management)rapportages en het bewaken van de voortgang.
• Wens03: De mate van ervaring met (vastgoed)processen Aspecten: Mate van ervaring met inhoudelijk ondersteunen cordineren en adviseren binnen verschillende (vastgoed)processen. Mate van ervaring met procesmatig werken binnen de ambtelijke organisatie.
• Wens01: De mate van ervaring als adviseur of (ambtelijk) secretaris Aspecten: Ervaring met het opstellen van stukken. Ervaring met het cordineren van verschillende informatiestromen. Mate van ervaring met het onderscheiden van hoofd en bijzaken Mate van ervaring met structuur aanbrengen in processen om te komen tot een concreet eindproduct. Ervaring met het schakelen tussen de verschillende (management)functies/abstractieniveaus binnen de ambtelijke organisatie