ZZP Adoptiespecialist Digitale Moderne Werkplek

De opdrachtomschrijving

freelance

Organisatie
Gemeente Waterland is een (relatief) kleine gemeente. Typerend voor onze organisatie is het ons kent ons gevoel en de korte informele lijnen. Het enige constante is verandering en dat is voor gemeente Waterland niet anders. Gemeente Waterland heeft het programma Organisatieontwikkeling opgezet om een toekomstbestendige organisatie te worden die dichtbij de inwoners en ondernemers staat. De organisatieontwikkeling vindt plaats via 3 (sub)programmas: het Strategisch personeelsplan het programma Dienstverlening en het Strategisch Plan Informatievoorziening.

Binnen dat laatste programma heeft met name het project digitale moderne werkplek een grote impact op de organisatie. Dit project behelst namelijk het uitfaseren van de huidige op Citrix gebaseerde KPNwerkplek omgeving en het in gebruik nemen van een modern workplace op basis van Microsoft 365. In Waterland noemen we dit de digitale moderne werkplek.

Het in gebruik nemen van de digitale moderne werkplek brengt een structurele verandering in de manier van werken met zich mee. Voorop staat dat deze verandering bijdraagt aan het verbeteren van de dienstverlening aan onze inwoners en ondernemers.

Opdracht
Het daadwerkelijk organisatie breed uitnutten en efficint veilig en gebruiksvriendelijk gebruik maken van de digitale moderne werkplek staat en valt met de adoptie (omarming) hiervan door de medewerkers. Wanneer zij niet of onvoldoende meegenomen worden in de nieuwe manier van werken de veranderde processen en werkafspraken en de nieuwe technologie is de kans groot dat de beoogde doelen van het project en daarmee samenhangend de doelen van het bovenliggende programma niet of onvoldoende behaald worden.

Het slagen van dit project is dus in grote mate afhankelijk van het adoptie en communicatietraject. Hiervoor zoeken we een expert op het gebied van adoptie die nauw samenwerkt met de communicatieexpert en met de trainer digitale moderne werkplek. Het resultaat hiervan is:
Een organisatiebrede adoptieaanpak digitale moderne werkplek;
Het in uitvoering brengen/opstarten van het adoptieproces van de digitale moderne werkplek;
Het overdragen van het adoptieproces en de daarvoor vereiste tooling werkvormen en vaardigheden aan de daarvoor vrijgemaakte interne medewerkers.

Wij zoeken daarom een ervaren pragmatische mensgerichte adoptieexpert die:
Bevlogen aan de slag gaat en het belang van de betrokkenen centraal zet;
De adoptieaanpak vertaalt naar de praktijk en zo zorgt voor een beter n organisatiebreed eenduidig gebruik van de digitale moderne werkplek.

Werkzaamheden:
Opstellen van een adoptieaanpak (in de vorm van een PvA) gebaseerd op het Plan van Aanpak van de digitale moderne werkplek;
Vertalen adoptieaanpak naar concrete stappen en acties voor het project digitale moderne werkplek;
Begeleiden en uitvoeren van alle genoemde stappen en acties in de adoptieaanpak;
Uitwerken resultaten gebruikersonderzoek en interviews met medewerkers;
Opstellen personas o.b.v. gebruikersonderzoek en linken aan werkprofielen en verwerken in adoptie communicatie en trainingsaanpak;
Voorzitten klankbordgroep (plannen begeleiden organiseren etc.);
Datamigratie: begeleiden en uitvoeren van alle benodigde adoptiewerkzaamheden om het datamigratieproces soepel te laten verlopen (zoals opgenomen in de adoptieaanpak);
Meedenken/ afstemmen /ondersteunen omtrent opzet en uitvoer van de trainingen in nauwe afstemming met de Microsofttrainer;
Afstemmen/ ondersteunen van communicatie expert bij opzet en uitvoer van communicatieplan en interne communicatie uitingen;
Trainen /begeleiden interne collegas over adoptie zodat de adoptie kennis en vaardigheden overgedragen worden en gewaarborgd blijven binnen Waterland;
Nauw betrokken bij opzetten en activeren van de pilot en livegang digitale moderne werkplek;
Zorgen voor continuteit en borging van het adoptieproces.

Gewenste ervaring:
Ervaring met verandertrajecten bij voorkeur bij gemeentes;
Zowel strategisch tactisch als operationeel kunnen denken/ handelen;
Ervaring met het begeleiden van organisaties bij het in gebruik nemen van een modern workplace op basis van Microsoft 365.

Gevraagde eigenschappen:
Zelfstandig en handson;
In staat de organisatie in korte tijd te lezen;
Goed in activeren en enthousiasmeren van mensen;
Buiten gebaande paden kunnen denken/handelen;
Representatief.

Gunningscriteria (wensen) te beoordelen door Flextender (weging totaal 100 punten)
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met verandermanagement en veranderingsprocessen binnen gemeentelijke organisaties (25 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als adoptiespecialist (25 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als adoptiespecialist migratie naar digitale werkplek o.b.v. Microsoft 365 (25 punten);
8. Een maximum uurtarief van 90 exclusief btw inclusief reiskosten woonwerkverkeer en fee Flextender (25 punten).

Competenties
In Waterland zijn belangrijke competenties lef verbinding vertrouwen nieuwsgierigheid.
Voor deze opdracht komen daar verantwoordelijkheid flexibiliteit en creativiteit samenwerken en kwaliteitsgerichtheid bij.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CVs op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CVs op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CVs die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria te beoordelen door Flextender. De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CVs van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:
1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste vijf kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

CVeisen
Maximaal 5 paginas opgesteld in het Nederlands minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Vaste projectdag voor project digitale moderne werkplek is de maandag overige dagen in overleg.
Gezien de inhoud van de rol wordt er gewerkt op de locatie zelf werken op afstand gebeurt alleen in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 30 oktober 2024 tussen 12:30 uur en 15:00 uur.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Aantoonbare werkervaring als adoptieexpert op het gebied van het realiseren van een modern workplace op basis van Microsoft 365 (geef n voorbeeld aan in cv);
• Gezien de inhoud van de rol wordt er gewerkt op de locatie (gemeentehuis gemeente Waterland) zelf werken op afstand gebeurt alleen in overleg.

De Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met verandermanagement en veranderingsprocessen binnen gemeentelijke organisaties;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als adoptiespecialist;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als adoptiespecialist migratie naar digitale werkplek o.b.v. Microsoft 365;

Remote Work :

No