Office Manager
Posted on :
19-03-2024
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Jobs by Experience
1-3years
Monthly Salary
Not Disclosed
Salary Not Disclosed
Vacancy
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19-03-2024
Job Description
ADDON groupe est la recherche dun.e Office Manager
ADDON est un groupe compos de 5 filiales qui travaillent dans le domaine du d veloppement des comp tences :
LOGYX : diteur de logiciel sp cialis dans la formation l valuation et la certification en ligne
AELION : formation continue pour adultes formations courtes en management bureautique et informatique
LUDWIG : cabinets de conseil RH
UNLEARN : cole d di e la formation en contrat de professionnalisation et alternance.
ADDON est une entreprise toulousaine dot e dun management collaboratif qui recherche avant tout un candidat dot dun ADN proche des valeurs de lentreprise : innovation qualit bienveillance solidarit avec les quipes et r activit sont les qualit s essentielles pour sidentifier ce poste.
Un processus de s lection et de tests r alis s par le cabinet RH du groupe permettra de confirmer le bon profil pour ce poste. Une p riode de formation dun mois (ou plus si n cessaire) sera r alis e pour cerner tout le p rim tre des missions.
Elle sera administr e par une ou plusieurs personnes de l quipe administrative du groupe.
ADMINISTRATIF / RECEPTION / ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE
R ception des appels sur le standard t l phonique du groupe (les transf rer noter les messages planifier les rendezvous transmettre les informations en interne)
Accueil physique des visiteurs clients fournisseurs et stagiaires (les diriger vers lendroit ou linterlocuteur concern proposer et servir le caf si besoin)
Gestion suivi et coordination des agendas (rendezvous dirigeants et managers salles de r union salles de formation...)
Traitement administratif des mails et courriers (num risation classement archivage et transmission en interne)
Traitement administratif des factures fournisseurs li es la mission pour traitement et pr paration comptable (classement par entit s noms des fichiers)
GESTION DES LOCAUX ET DES FOURNISSEURS
Envoi et r cup ration de courriers et de colis (diff rents fournisseurs ; la poste DHL...)
Gestion et suivi des fournisseurs (travaux livraisons interventions visites p riodiques de maintenance par diff rents prestataires...)
Suivi quotidien de lentretien et du nettoyage des locaux et change r gulier avec la soci t de nettoyage
Prise de contact avec les fournisseurs en cas de d faillance de mat riel ou de rupture de stock
Rechargement des consommables des imprimantes et des diff rents distributeurs et fontaines eau
Commande et suivi des stocks au niveau des locaux (fournitures consommables produits dentretien produits alimentaires pour laccueil des visiteurs et lespace repos des salari s)
Contribution aux diff rents projets de travaux ou de s lection de nouveaux fournisseurs ou prestataires (demandes de devis chiffrage et comparatif des diff rentes propositions suivi de r alisation ou de livraison...)
Appui logistique et collaboration avec les quipes des diff rentes entit s du groupe pour les formations r alis es Tournefeuille (gestion des stocks de fournitures accueil des stagiaires remise de cl s aux formateurs contre d charges suivi de lentretien des salles de formation)
D placements occasionnels pour effectuer des achats pour des v nements organis s par les quipes administratives ou commerciales des diff rentes soci t s du groupe
R servations pour les d jeuners daffaires les sorties et les repas
Profil
Bon relationnel bonne pr sentation
Un grand sens du service
Sens de linitiative adaptabilit r activit communication
Rigueur et comp tences m thodiques et organisationnelles
Polyvalence et sens des responsabilit s
Autonomie discr tion
Aisance r dactionnelle
Bonne utilisation des outils bureautiques et capacit utiliser les applications interne
Informations contractuelles
Carte ticket restaurant
Mutuelle
Pc
- Bon relationnel, bonne pr sentation - Un grand sens du service - Sens de l'initiative, adaptabilit , r activit , communication - Rigueur et comp tences m thodiques et organisationnelles - Polyvalence et sens des responsabilit s - Autonomie, discr tion - Aisance r dactionnelle - Bonne utilisation des outils bureautiques et capacit utiliser les applications interne
Employment Type
Full Time
Key Skills
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