المدير

الأدوار والمسؤوليات

المسؤول عن أعمال الاستقبال والإدارة للمكتب الرئيسي بما في ذلك التأكد من أن جميع الزوار والعملاء لديهم انطباع إيجابي عن ماجد الفطيم وأنهم يعاملون بلطف واحترافية. تنظيم الاجتماعات للإدارة العليا والتعامل مع جداول الاجتماعات للمديرين التنفيذيين بدقة وسرعة بالإضافة إلى تحمل المسؤولية عن ملء نماذج السفر أو أي نماذج مطلوبة للإدارة العليا.

ملف تعريف الدور

التعامل مع جدول غرف الاجتماعات وجداول الاجتماعات للمديرين التنفيذيين.
التعامل مع زوار المكتب بلطف وإبلاغ الموظفين المعنيين بوصولهم على الفور.
التأكد من إبقاء غرف الاجتماعات مرتبة طوال اليوم من خلال الاتصال بموظف المكتب.
تخصيص وحجز غرف الاجتماعات للموظفين عند الطلب.
استلام السير الذاتية من المتقدمين بشكل منتظم وإرسالها إلى مدير الموارد البشرية المعني على الفور.
استلام وإرسال البريد السريع بطريقة فعالة.
المسؤول عن إرسال المستندات والطرود من خلال البريد السريع.
التأكد من أن الموظفين يملؤون فواتير الشحن الجوي بدقة قبل إرسالها عن طريق البريد السريع.
إدارة المكتب:

الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، والتأكد من سيرها بسلاسة وكفاءة.
الحفاظ على اللوازم المكتبية، وطلب المعدات، والتأكد من تنظيم مساحة العمل وتجهيزها بشكل جيد.
التنسيق مع البائعين فيما يتعلق بالخدمات واللوازم وإدارة مخزون المكتب.
الجدولة والتنسيق:

جدولة وإدارة المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات للإدارة العليا أو الموظفين.
تنظيم ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل.
تنسيق وترتيب الأحداث أو الأنشطة الخاصة داخل المنظمة، مثل تمارين بناء الفريق أو اجتماعات الموظفين.
التواصل والمراسلات:

العمل كنقطة اتصال للاتصالات الداخلية والخارجية، والرد على الهواتف والبريد الإلكتروني، والتعامل مع الاستفسارات.
صياغة وإرسال المراسلات، بما في ذلك الرسائل والبريد الإلكتروني والمذكرات.
التأكد من توصيل المعلومات بوضوح واحترافية داخل المنظمة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خريج جامعي.
يجب أن يكون لديه خبرة عمل لمدة 2-3 سنوات في الإدارة.
موقف إيجابي جيد ومهارات التعامل مع الناس ممتازة.
مهارات تنظيمية جيدة، ودقة في المواعيد والعمل الجاد.
معرفة جيدة بحزمة برامج MS Suite.
يجب أن يكون لديه مهارات اتصال جيدة باللغتين الإنجليزية والعربية.
التنظيم وإدارة الوقت: القدرة على إدارة مهام ومسؤوليات متعددة مع ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية، وضمان تفاعلات واضحة ومهنية.
حل المشكلات: القدرة على تحديد التحديات وتنفيذ الحلول لحل المشكلات بسرعة وفعالية.
الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من إكمال جميع الوثائق والجداول والمهام بدقة.
تعدد المهام: القدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، وخاصة في البيئات سريعة الخطى.
السرية: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر والحفاظ على السرية في جميع الأوقات.
الخبرة التقنية: إجادة برامج المكتب وأنظمة البريد الإلكتروني وجداول البيانات والأدوات الرقمية الأخرى المستخدمة في المهام الإدارية.
خدمة العملاء: القدرة على معالجة الاستفسارات وتقديم خدمة ممتازة لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
مقاييس الأداء:

الكفاءة في إنجاز المهام:

إتمام المهام بدقة وفي الإطار الزمني المتوقع.

جودة الاتصالات:

وضوح واحترافية الاتصالات (رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والاجتماعات، وما إلى ذلك).

دقة الميزانية والمالية:

القدرة على إدارة ميزانيات المكتب أو القسم بكفاءة، وضمان الدقة في السجلات المالية وتقارير النفقات.