متخصص دعم الأعمال

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن أخصائي دعم أعمال أول مدفوع ومنظم للغاية لدعم

عمليات قطاع الممتلكات والتأمين. هذا الدور محوري في تبسيط العملية،

وتحسين الاتصال، والمساهمة في المبادرات الاستراتيجية.

مسؤوليات وواجبات الوظيفة:

الدعم التنفيذي:

-إدارة تقويم كبير مسؤولي الممتلكات والتأمين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإعداد الأجندات، وضمان المتابعة في الوقت المناسب.

-إعداد التقارير والعروض التقديمية التفصيلية للاجتماعات الداخلية والخارجية، وعرض الأفكار وعناصر العمل.

-المساعدة في إدارة المشاريع، وتتبع التقدم المحرز في مبادرات الموارد البشرية، وضمان التوافق مع أهداف العمل.

تحليل البيانات وإعداد التقارير:

-الحفاظ على مقاييس الموارد البشرية وتحليلها، وإنشاء التقارير التي تفيد عملية اتخاذ القرار ودعم التخطيط الاستراتيجي.

-ضمان سلامة البيانات داخل أنظمة الموارد البشرية، وتحديد وحل التناقضات بشكل استباقي.

التعاون والتواصل:

- العمل كحلقة وصل بين مدير المشتريات والأقسام الأخرى، وتعزيز ثقافة التعاون والشفافية.

- التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر، والحفاظ على السرية والاحترافية في جميع الأوقات.

الدعم الإداري: تقديم المساعدة الإدارية لمختلف الأقسام، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإعداد التقارير، والتعامل مع المراسلات، وإدارة التقويمات للإدارة العليا.

إدارة المستندات: تنظيم وصيانة المستندات التجارية المهمة، بما في ذلك العقود والاتفاقيات والتقارير والمراسلات التجارية. التأكد من تحديث الملفات والسجلات وإتاحتها حسب الحاجة.

إدخال البيانات وتحليلها: إدخال وتحديث وصيانة البيانات في أنظمة أو قواعد بيانات مختلفة، والتأكد من دقة السجلات واكتمالها وتحديثها. تحليل البيانات وإنشاء التقارير لدعم عملية صنع القرار وعمليات الأعمال.

تنسيق الاتصالات: العمل كنقطة اتصال بين الأقسام، والتأكد من توصيل الرسائل والتحديثات والمعلومات الهامة بوضوح وسرعة. تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاجتماعات.

تحسين العمليات: المساعدة في تحديد الفرص لتحسين العمليات والكفاءة التشغيلية. العمل مع أعضاء الفريق لتنفيذ التغييرات التي تبسط سير العمل وتزيد الإنتاجية.

مساعدة المشروع: دعم المبادرات والمشاريع التجارية المختلفة من خلال تنسيق المهام وتتبع تقدم المشروع وإعداد المواد والمساعدة في الوظائف الإدارية. ضمان الالتزام بالجداول الزمنية للمشروع والمنتجات النهائية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة.

- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دعم الأعمال أو دور الموارد البشرية، مع سجل حافل في دعم المديرين التنفيذيين.

- إتقان مجموعة برامج Microsoft Office والتعرف على برامج الموارد البشرية وأدوات إعداد التقارير.

- مهارات تحليلية قوية مع التركيز على التفاصيل وحل المشكلات.

- مهارات اتصال استثنائية، كتابية وشفوية، مع القدرة على إشراك أصحاب المصلحة على جميع المستويات.

- إتقان (الإنجليزية والعربية) شفهيًا وكتابيًا
التنظيم: مهارات تنظيمية استثنائية للتعامل مع مهام ومواعيد نهائية متعددة بكفاءة. اهتمام قوي بالتفاصيل في إدارة السجلات وتنسيق الاجتماعات وإعداد التقارير.

التواصل: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل مع الزملاء والإدارة والبائعين والعملاء بطريقة احترافية وواضحة. القدرة على نقل المعلومات بشكل فعال إلى أصحاب المصلحة المختلفين.

إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بشكل فعال والتعامل مع المواعيد النهائية المتنافسة في بيئة سريعة الخطى.

حل المشكلات: القدرة على التفكير النقدي وحل المشكلات بشكل مستقل عند مواجهة التحديات في العمليات اليومية. المبادرة في إيجاد حلول لتحسين الكفاءة.

القدرة على التكيف: القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة أو احتياجات العمل وإدارة مسؤوليات متعددة في وقت واحد.

التوجه نحو خدمة العملاء: القدرة على التعامل مع طلبات العملاء أو العملاء باحترافية، وضمان الرضا مع الحفاظ على سياسات الشركة ومعاييرها.