ضابط خدمات العملاء

الأدوار والمسؤوليات

تصميم وإدارة والإشراف على أنشطة الخدمات العامة ذات الصلة بالمرافق بما يتماشى مع إرشادات الشركة/المؤسسة وإجراءاتها ومعاييرها وتعليمات العمل، مما يضمن أن يتمكن المستخدمون من الوصول إلى المرافق عالية الجودة واستخدامها بسهولة وبتكلفة فعالة وأمان وبشكل مستدام للبيئة

مهام الوظيفة

الإشراف على عقود تأجير المباني وإدارتها
تنسيق صيانة المباني وإدارة العقود ذات الصلة
إدارة العلاقات مع مالك المبنى
الإشراف على عقود أعمال تنظيف البيئة وإدارتها
الإشراف على أنشطة تخطيط المكاتب والمعدات وإدارتها
تنسيق مرافق غرف الضيوف
دعم إدارة الشحنات والإمدادات عند الوصول
دعم الأقسام في إدارة المستندات المؤرشفة عن بُعد
الإشراف على تسليم البريد وتوزيعه وإدارته
الإشراف على شراء القرطاسية وإدارته
تنسيق وصيانة أسطول سيارات الشركة
إدارة تأجير السيارات على المدى القصير/الطويل (مع أو بدون سائق)
الإشراف على/المشاركة في إدارة المبادرات الجديدة (التجديدات/التعديلات الشاقة، أنشطة الرعاية، إلخ)
تنسيق إعداد التقارير عن أنشطة الخدمات العامة
إدارة التكاليف السنوية للخدمات العامة والميزانية ذات الصلة
وفقًا لـ HSE، منح النظافة والسلامة في موقع العمل مع مراعاة وتقليل التأثير البيئي
التعاون مع الصحة والسلامة والبيئة والأمن في إعداد خطة الطوارئ وإدارتها

التفاعل مع العملاء: العمل كنقطة اتصال أساسية للعملاء، والرد على الاستفسارات وتقديم المعلومات حول الخدمات.
تنسيق الخدمة: المساعدة في تنسيق الخدمات وتقديمها للعملاء، وضمان الامتثال لمعايير الخدمة.
إدارة الملاحظات: جمع وتحليل ملاحظات العملاء لتحديد مجالات التحسين وتعزيز تقديم الخدمة.
إعداد التقارير: إعداد تقارير منتظمة عن أداء الخدمة ورضا العملاء وأي مشكلات واجهتها.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

التوجه نحو خدمة العملاء: الالتزام القوي بتقديم خدمة ممتازة وضمان رضا العملاء.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع العملاء وأعضاء الفريق.

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال لتلبية المواعيد النهائية.

الكفاءة الفنية: إجادة مجموعة برامج Microsoft Office وتطبيقات البرامج ذات الصلة لتتبع الخدمات وإعداد التقارير عنها.

الصفات الشخصية

مهارات حل المشكلات: القدرة على معالجة استفسارات العملاء وحل المشكلات بكفاءة وفعالية.

العمل ضمن فريق: الموقف التعاوني مع القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة الفريق.

القدرة على التكيف: الشعور بالراحة في بيئة العمل الديناميكية مع القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة.

المسؤوليات
التفاعل مع العملاء: العمل كنقطة اتصال أساسية للعملاء، ومعالجة الاستفسارات وتقديم المعلومات حول الخدمات.

تنسيق الخدمة: المساعدة في تنسيق الخدمات وتقديمها للعملاء، وضمان الامتثال لمعايير الخدمة.

إدارة الملاحظات: جمع وتحليل ملاحظات العملاء لتحديد مجالات التحسين وتعزيز تقديم الخدمة.

إعداد التقارير: إعداد تقارير منتظمة عن أداء الخدمة ورضا العملاء وأي مشكلات تواجههم.