مساعد إداري كبير

الأدوار والمسؤوليات

الدعم الإداري:

إدارة المكتب: الحفاظ على بيئة مكتب منظمة بشكل جيد، بما في ذلك إدارة اللوازم والمعدات.

الجدولة: تنسيق وإدارة المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر للموظفين أو المديرين التنفيذيين.

التواصل: العمل كنقطة اتصال أولى للزوار والمتصلين، وتوجيه الاستفسارات بشكل مناسب.

إدارة المستندات:

التسجيل والتنظيم: الحفاظ على أنظمة التسجيل المادية والإلكترونية، وضمان سهولة الوصول إلى المستندات.

حفظ السجلات: المساعدة في إعداد وإدارة التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.

إدخال البيانات: إدخال وتحديث المعلومات في قواعد البيانات وجداول البيانات بدقة.

المهام المالية:

تتبع الميزانية: المساعدة في مراقبة الميزانية وإعداد تقارير النفقات.

الفواتير: إعداد ومعالجة الفواتير والمستندات المالية الأخرى حسب الحاجة.

مساعدة المشروع:

دعم المشاريع: المساعدة في التخطيط وتنفيذ المشاريع، وتنسيق المهام والجداول الزمنية.

البحث: إجراء البحوث وجمع المعلومات لدعم المشاريع أو اتخاذ القرار.

التعاون الجماعي:

فرق الدعم: تقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة حسب الحاجة، وتعزيز التعاون.
تنسيق الأحداث: المساعدة في تنظيم أحداث الشركة والاجتماعات وجلسات التدريب.
خدمة العملاء:

التفاعل مع العملاء: التعامل مع الاستفسارات وتقديم المعلومات للعملاء وأصحاب المصلحة بطريقة احترافية.
حل المشكلات: معالجة المشكلات أو المخاوف من العملاء وتصعيدها عند الضرورة.
مهام متنوعة:

إدارة البريد: إدارة البريد والطرود الواردة والصادرة.
صيانة المكتب: التأكد من أن المكتب نظيف وذو صيانة جيدة وملائم للإنتاجية.
المهارات والمؤهلات:

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
المهارات التنظيمية: مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
الكفاءة الفنية: إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) والبرامج الأخرى ذات الصلة.
إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة المسؤوليات المتعددة بكفاءة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خريج جامعي مناسب
خبرة لا تقل عن سنتين في منصب إداري (يفضل في مجال تكنولوجيا المعلومات)
خبرة في التعامل مع حسابات الشركات
مهارات كمبيوتر ممتازة (المكتب والإنترنت والبريد الإلكتروني)
مهارات كتابة أعمال ممتازة
إتقان اللغة الإنجليزية
مهارات اتصال وعلاقات عملاء مثبتة
استباقي للغاية ومبادر وذو دافع ذاتي
مظهر لائق ودقيق
إدارة البريد: إدارة البريد والطرود الواردة والصادرة.
صيانة المكتب: تأكد من أن المكتب نظيف وذو صيانة جيدة وملائم للإنتاجية.
المهارات والمؤهلات:
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
المهارات التنظيمية: مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
الكفاءة الفنية: إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) والبرامج الأخرى ذات الصلة.
إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة المسؤوليات المتعددة بكفاءة.