موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن موظف استقبال ومسؤول موارد بشرية موهوب ومخلص للانضمام إلى فريقنا. بصفتك موظف استقبال ومسؤول موارد بشرية، ستلعب دورًا حيويًا في دعم وتحسين جهود اكتساب المواهب في شركتنا.

ستتضمن مسؤولياتك تقديم المساعدة الإدارية الأساسية لفريق التوظيف لدينا، بما في ذلك صياغة

أوصاف الوظائف والحفاظ على قواعد بيانات المرشحين. نحن نقدر الإلمام باستراتيجيات التوظيف المختلفة، مثل المصادر،

والفحص، وطرق المقابلات. ستساعدنا مساهماتك في ضمان عملية توظيف سلسة وجذب واحتفاظ الموظفين ذوي الأداء العالي الذين يتماشون مع أهداف شركتنا.

صياغة وتحديث أوصاف الوظائف

المساعدة في نشر الوظائف ومصادر المرشحين من خلال قنوات مختلفة

تنظيم بيانات المرشحين (مثل السير الذاتية والمهام وتفاصيل الاتصال) في قواعد البيانات الداخلية

فحص السير الذاتية والطلبات لتحديد المرشحين المؤهلين

إجراء المقابلات الهاتفية الأولية
المساعدة في تنسيق المقابلات عبر الإنترنت وفي الموقع
المساعدة في التحقق من المراجع والخلفية
دعم فريق التوظيف في مشاريع أخرى حسب الحاجة

إدارة مكتب الاستقبال
الترحيب بالزوار: الترحيب بالعملاء والضيوف والزوار ومساعدتهم عند وصولهم.
إدارة الهاتف: الرد على المكالمات الواردة وفحصها وتوجيهها إلى الموظفين المناسبين.
التواصل
موفر المعلومات: تقديم معلومات حول المنظمة والخدمات والسياسات.
المراسلات عبر البريد الإلكتروني: التعامل مع الاستفسارات العامة عبر البريد الإلكتروني وضمان الردود في الوقت المناسب.
الدعم الإداري
جدولة المواعيد: إدارة وتنسيق المواعيد وغرف الاجتماعات.
معالجة البريد: فرز وتوزيع البريد والطرود الواردة والصادرة.
حفظ السجلات
سجلات الزوار: الاحتفاظ بسجل للزوار والتأكد من اتباع بروتوكولات الأمان.
إدارة قاعدة البيانات: المساعدة في تحديث وصيانة قواعد بيانات العملاء وجهات الاتصال.
تنسيق المكتب
إدارة الإمدادات: مراقبة مخزون اللوازم المكتبية وإعادة الطلب حسب الضرورة.
صيانة المكتب: التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للعرض.
مهام متنوعة
موظفو الدعم: تقديم الدعم الإداري للأقسام الأخرى حسب الحاجة.
تنسيق الأحداث: المساعدة في تنظيم أحداث الشركة والاجتماعات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة العمل كمسؤول موارد بشرية أو مساعد موارد بشرية أو دور مماثل

المعرفة بأنظمة تتبع المتقدمين وقواعد بيانات السيرة الذاتية.

المعرفة الأساسية بقوانين العمل

الخبرة في استخدام الشبكات الاجتماعية المهنية (LinkedIn، على وجه الخصوص)

مهارات تنظيمية ممتازة
درجة البكالوريوس في إدارة الموارد البشرية أو علم النفس التنظيمي أو مجال ذي صلة
إدارة الإمدادات: مراقبة مخزون اللوازم المكتبية وإعادة الطلب حسب الضرورة.
صيانة المكتب: التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للعرض.
مهام متنوعة
موظفو الدعم: تقديم الدعم الإداري للأقسام الأخرى حسب الحاجة.
تنسيق الأحداث: المساعدة في تنظيم أحداث الشركة والاجتماعات.
المهارات والمؤهلات الأساسية
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
المهارات الشخصية: سلوك ودود ومهني مع مهارات قوية في خدمة العملاء.
المهارات التنظيمية: القدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت بشكل فعال.
الكفاءة الفنية: المعرفة ببرامج المكتب (مثل Microsoft Office) وأنظمة الهاتف.