مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
تنظيم المواعيد وتحديد مواعيدها
التخطيط للاجتماعات وتدوين محاضر مفصلة
كتابة وتوزيع رسائل البريد الإلكتروني ومذكرات المراسلات والرسائل والنماذج
الحفاظ على التواصل المهذب والمهني عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والبريد العادي
المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية المجدولة بانتظام
استخدام أجهزة الكمبيوتر لإنشاء التقارير ونسخ محاضر الاجتماعات وإنشاء العروض التقديمية وإجراء البحوث
تطوير وصيانة نظام الملفات
تغطية مكتب الاستقبال عند الحاجة وتوفير الدعم العام للزوار
طلب اللوازم المكتبية والبحث عن الصفقات والموردين الجدد
الحفاظ على قوائم الاتصال
حجز ترتيبات السفر
تقديم تقارير النفقات ومقارنتها
المساعدة في إعداد بيانات الحضور والأوراق
التواصل مع المساعدين التنفيذيين والإداريين الكبار للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين
تطوير وتحديث الأنظمة الإدارية لجعلها أكثر كفاءة

الدعم الإداري العام
إدارة المكتب: الحفاظ على بيئة مكتب منظمة وفعالة.
الجدولة: تنسيق التقويمات، وإعداد الاجتماعات، وإدارة المواعيد.
التواصل: العمل كنقطة اتصال أساسية للزوار والاستفسارات الهاتفية.
معالجة المستندات
التسجيل: تنظيم وصيانة أنظمة التسجيل المادية والرقمية.
إدخال البيانات: إدخال المعلومات بدقة في قواعد البيانات وجداول البيانات.
إعداد التقارير: المساعدة في إنشاء التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
المسؤوليات المالية
الفواتير: معالجة الفواتير والمساعدة في تتبع الميزانية.
إعداد تقارير النفقات: المساعدة في إعداد وإدارة تقارير النفقات.
دعم المشروع والفريق
مساعدة المشروع: دعم المشاريع المختلفة من خلال تنسيق المهام والجداول الزمنية.
تخطيط الأحداث: تنظيم أحداث الشركة والاجتماعات وجلسات التدريب.
خدمة العملاء
التفاعل مع العملاء: الرد على الاستفسارات وتقديم المساعدة للعملاء وأصحاب المصلحة.
حل المشكلات: معالجة المشكلات وتصعيدها عند الضرورة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في المحاسبة أو إدارة الأعمال أو ما شابه ذلك
خبرة إدارية سابقة
4-6 سنوات خبرة الحد الأقصى للعمر 30 عامًا
معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
معرفة عملية بمعدات المكاتب، مثل الطابعات وأجهزة الفاكس
الكفاءة في MS Office (MS Excel و MS PowerPoint، على وجه الخصوص)
مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تحديد أولويات العمل
مهارات العرض والاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي
مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام
القدرة على قبول وفهم التعليمات
إجادة اللغة الإنجليزية
تقديم ترجمة دقيقة إلى اللغة الإنجليزية لأنواع مختلفة من المستندات والنصوص والمحتويات في الوقت المحدد
الموقف الإيجابي والرغبة في التعلم والحماس لتحمل تحديات ومسؤوليات جديدة