مساعد المكتب الخلفي

الأدوار والمسؤوليات

مطلوب موظف Back-Office في شركة Teleperformance للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والدردشات وإنشاء التذاكر والمكالمات الهاتفية مع ما يلي:

- متحدثون أصليون أو متقدمون للغة الإنجليزية

- نوبات عمل مرنة وأيام إجازة

- يتم توفير وسائل النقل في جميع أنحاء القاهرة والجيزة

- أهلية الترقية خلال 6 أشهر فقط من التوظيف

- تأمين طبي بقيمة 400 ألف جنيه مصري سنويًا

- خصومات في العلامات التجارية المعروفة والمتاجر المتسلسلة في جميع أنحاء مصر

الدعم الإداري
إدخال البيانات: إدخال وتحديث والحفاظ على دقة البيانات في قواعد البيانات والأنظمة، وضمان سلامة البيانات وسريتها.
إدارة المستندات: تنظيم وإدارة المستندات المادية والرقمية، وضمان سهولة الوصول إليها والامتثال لسياسات الشركة.
المهام التشغيلية
معالجة الطلبات: التعامل مع مهام معالجة الطلبات، بما في ذلك التحقق من الطلبات وتتبعها والتنسيق مع الإدارات الأخرى.
إدارة المخزون: المساعدة في تتبع المخزون، وضمان الحفاظ على مستويات المخزون وتسجيلها بدقة.
الاتصالات
التنسيق الداخلي: التعاون مع الإدارات الأخرى (مثل المبيعات والمالية وخدمة العملاء) لتسهيل العمليات السلسة وتدفق المعلومات.
دعم العملاء: تقديم الدعم لموظفي الخطوط الأمامية من خلال معالجة الاستفسارات المتعلقة بعمليات وأنظمة المكتب الخلفي.
إعداد التقارير والتحليل
إنشاء التقارير: إعداد وتوليد تقارير منتظمة حول المقاييس التشغيلية والأداء وتحليل البيانات لمراجعة الإدارة.
تحليل البيانات: تحليل البيانات لتحديد الاتجاهات والتناقضات ومجالات التحسين، وتقديم التوصيات حسب الحاجة.
الامتثال ومراقبة الجودة
الالتزام بالسياسة: ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها ومتطلباتها التنظيمية في جميع وظائف المكتب الخلفي.
ضمان الجودة: إجراء فحوصات الجودة على مهام إدخال البيانات ومعالجتها للحفاظ على معايير عالية من الدقة.
الدعم الفني
صيانة النظام: المساعدة في صيانة أنظمة وأدوات المكتب الخلفي، واستكشاف المشكلات البسيطة وإصلاحها عند ظهورها.
التدريب: المشاركة في جلسات التدريب للبقاء على اطلاع دائم على البرامج والإجراءات وأفضل الممارسات.
التحسين المستمر
تحسين العمليات: تحديد الفرص المتاحة لتبسيط عمليات المكتب الخلفي وتعزيز الكفاءة.
المشاركة في الملاحظات: جمع الملاحظات من أعضاء الفريق والمساهمة في اجتماعات الفريق التي تهدف إلى تحسين عمليات المكتب الخلفي.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المعرفة الصناعية: قد يكون الإلمام بالصناعة المحددة المتعلقة بالمنظمة (على سبيل المثال، التمويل، والتجزئة، والرعاية الصحية) مفيدًا.
المهارات الفنية
إتقان البرمجيات: معرفة قوية ببرامج المكتب (على سبيل المثال، Microsoft Office Suite، وGoogle Workspace) والخبرة في قواعد البيانات وأنظمة إدارة علاقات العملاء.
إدارة البيانات: الكفاءة في إدخال البيانات وإدارتها وإعداد التقارير، مع التركيز على الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
المهارات الشخصية
التواصل: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتعاون الفعال مع أعضاء الفريق والأقسام الأخرى.
المهارات التنظيمية: قدرات تنظيمية قوية لإدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
حل المشكلات: التفكير التحليلي ومهارات حل المشكلات لمعالجة التحديات التشغيلية بكفاءة.
المسؤوليات
المهام الإدارية: تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك إدخال البيانات وإدارة المستندات والمراسلات.
معالجة الطلبات: المساعدة في معالجة الطلبات وتتبعها، وضمان التنفيذ في الوقت المناسب وبدقة.
إعداد التقارير: إعداد وصيانة التقارير حول الأداء التشغيلي والمقاييس لمراجعة الإدارة.
التنسيق والتعاون
التواصل الداخلي: العمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات لتسهيل العمليات السلسة ومعالجة الاستفسارات المتعلقة بعمليات المكتب الخلفي.
دعم الفريق: تقديم المساعدة لموظفي الخطوط الأمامية حسب الحاجة، والمساعدة في الاستفسارات المتعلقة بالمكتب الخلفي.
التحسين المستمر
تحسين العمليات: تحديد الفرص لتحسين عمليات المكتب الخلفي وتعزيز الكفاءة العامة.
المشاركة في التدريب: المشاركة في التدريب المستمر والتطوير المهني للبقاء على اطلاع على أفضل الممارسات وأدوات البرمجيات.
السمات الشخصية
الاهتمام بالتفاصيل: التركيز القوي على الدقة في مهام إدخال البيانات ومعالجتها.
القدرة على التكيف: القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة والعمل في بيئة سريعة الخطى.
لاعب الفريق: موقف تعاوني مع الرغبة في مساعدة الزملاء والمساهمة في نجاح الفريق.