مساعد شخصي للمدير العام

المساعد الشخصي للمدير العام مسؤول عن تزويد المدير العام بالدعم الإداري بما في ذلك الكتابة وحفظ الملفات والرد على الهواتف وتلقي الرسائل والحفاظ على تقويم المواعيد وإجراء ترتيبات السفر والواجبات المكتبية العامة الأخرى. يتولى المسؤولية الكاملة عن جميع الواجبات الإدارية في المكتب التنفيذي لضمان التنفيذ المهني وفي الوقت المناسب لجميع المهام.

ماذا سأفعل؟

كمساعد شخصي للمدير العام، فأنت مسؤول عن أداء المهام التالية وفقًا لأعلى المعايير:

يفتح البريد الوارد، ويختم التواريخ، ويوزع وفقًا لذلك
يرسل البريد الصادر بين المكاتب وخارج الفندق
توجيه البريد والفاكسات وغيرها من المواد المطبوعة
يقوم بإعداد وأنواع المراسلات والتقارير الرقمية / المالية المعقدة إلى حد ما وفقًا للتعليمات
يقوم بإعداد المراسلات نيابة عن الإدارة
نسخ ونسخ وتوزيع وإرسال المواد للمكتب
يأمر ويحافظ على اللوازم والمعدات المكتبية
يحافظ على الملفات والمعدات بطريقة منظمة ومهنية
يستخدم نظام البريد الإلكتروني الخاص بالفندق ويحافظ على صندوق البريد الإلكتروني الخاص به، وفقًا للسياسة
الاستخدام التجاري المناسب لنظام الهاتف والبريد الصوتي
يرحب بالعملاء الداخليين والخارجيين بطريقة ودية ومهنية. يعلن عن الزوار و/أو يتعامل مع الطلبات، حسب الاقتضاء
يدقق ويتعامل مع درجات رضا الضيوف / مساعدة الضيوف على أساس منتظم
يقوم بفحص ضيوف VIP يوميًا
جدولة الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات

ما الذي تبحث عنه؟

يعمل دائمًا المساعد الشخصي للمدير العام الذي يخدم فنادق هيلتون التجارية نيابةً عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لشغل هذا الدور بنجاح، يجب عليك الحفاظ على المواقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

تجربة مماثلة لمدة عامين
مهارات تنظيمية قوية ومتعددة المهام وإدارة جيدة للوقت
رخصة القيادة والسيارة
القدرة على القراءة والاستماع والتواصل بشكل فعال باللغة الإنجليزية والكتابة، باستخدام القواعد الصحيحة والتهجئة وبنية الجملة
إعداد المراسلات الرسمية نيابة عن الإدارة للاتصالات الداخلية والخارجية شفهياً وكتابياً
القدرة على الجلوس لفترات طويلة من الوقت وأداء وظائف العمل الأساسية بشكل مستمر
القدرة على التعامل بفعالية مع العملاء الداخليين والخارجيين، والذين سيتطلب بعضهم مستويات عالية من الصبر واللباقة والدبلوماسية
القدرة على الكتابة 60 wpm
القدرة على نسخ المعلومات بشكل فعال من المذكرات والتسجيلات المكتوبة بخط اليد

كيف سيكون شكل العمل في هيلتون؟

هيلتون هي شركة الضيافة العالمية الرائدة، التي تغطي قطاع السكن من الفنادق والمنتجعات الفاخرة كاملة الخدمات إلى أجنحة الإقامة الممتدة والفنادق متوسطة الأسعار. منذ ما يقرب من قرن من الزمان، قدمت هيلتون للمسافرين بغرض الأعمال والترفيه أرقى أماكن الإقامة والخدمات ووسائل الراحة والقيمة. تلتزم هيلتون بمواصلة تقليدها المتمثل في تقديم تجارب استثنائية للضيوف عبر علاماتها التجارية العالمية. رؤيتنا "ملء الأرض بنور ودفء الضيافة" توحدنا كفريق لخلق تجارب ضيافة رائعة حول العالم كل يوم. وأعضاء فريقنا الرائعون هم في قلب كل ذلك!