ZZP Programmasecretaris open op orde

De opdrachtomschrijving

freelance

Met het programma Open op Orde realiseren we de versnellingsagenda voor het op orde brengen van de informatiehuishouding in opdracht van het demissionair kabinetRutte III. Hiermee werken we aan het vergroten van het vertrouwen in de overheid. Dit doen we door maatregelen te treffen om de informatiehuishouding organisatie breed beter op orde te brengen. Dit uit zich onder andere in meer transparante en duurzaam toegankelijke informatie waarbij voldaan moet worden aan de betreffende wet en regelgeving. Daarbij is het noodzakelijk dat niet alleen de (administratieve) processen en systemen op orde zijn maar ook dat iedere medewerker zich bewust is van het belang van informatie en hoe we informatie verwerken.

Om dit te bereiken is binnen de politie een programmaorganisatie opgezet en wordt gewerkt met een jaarlijks actieplan. Als lid van de programmastaf speelt de programmasecretaris binnen dit alles een centrale en verbindende rol zowel t.a.v. advies als t.a.v. uitvoering binnen de besturing van het programma. Omdat het programma nu de laatste 2 jaar ingaat (realisatie en overdracht aan de lijn) is het extra belangrijk dat de inrichting en het functioneren van het programma in onderlinge samenhang plaatsvinden. Vanuit een QArol adviseert monitort en beoordeelt de programmasecretaris dan ook het functioneren van het programma / de programmaorganisatie t.a.v. integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit van o.a. rapportages overlegvormen urenregistratie budgettering en jaarplan. Continuteit hiervan is erg belangrijk; wegens het vacant worden van deze opdracht per 1 mei 2025 en het ontbreken van deze expertise in het programmateam.

Verantwoordelijkheden

De programmasecretaris Open op Orde is verantwoordelijk voor de tijdige oplevering van diverse interne en externe maatwerkrapportages portfolio en jaarplaninformatie betreffende het programma Open op Orde en de toetsing hiervan op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit
De programmasecretaris Open op Orde is verantwoordelijk voor de organisatie van diverse overlegvormen en bijeenkomsten binnen het programma Open op Orde en de toetsing hiervan op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit.
De programmasecretaris Open op Orde is verantwoordelijk voor de organisatie van diverse overlegvormen en bijeenkomsten binnen het programma Open op Orde en de toetsing hiervan op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit.
De programmasecretaris Open op Orde is verantwoordelijk voor constant advies t.a.v. het gebruik en de inrichting van diverse systemen binnen het programma Open op Orde en de toetsing hiervan op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit.

Wij richten ons met deze aanvraag tot lle potentile aanbieders/inschrijvers; zowel aanbieders die een kandidaat offreren als zzpers die zichzelf offreren. Bij deze aanvraag gaat het om een werkrelatie op basis van een resultaatgerichte opdrachtdefinitie. De uitvoering vindt plaats vanuit van de vakinhoudelijke professionaliteit zelfstandigheid kennis en vaardigheden (expertise) van de kandidaat. Er is geen sprake van inzet op basis een arbeidsverhouding en dient ook niet als zodanig te worden aangemerkt. De opdracht start op het moment dat de kandidaat start en de opdracht stopt op het moment dat het resultaat door de politie goedgekeurd is (decharge).

Voor deze opdracht is een Betrouwbaarheidsonderzoek (BO) van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

Het doel van deze opdracht is om vanuit een programmasecretarile QArol het programma / de programmaorganisatie Open op Orde politie dusdanig te laten functioneren dat de doelstellingen van het jaarplan Open op Orde politie 2025 zoveel mogelijk gerealiseerd kunnen worden. Daartoe zorgt de programmasecretaris er middels advies monitoring en beoordeling voor dat de inrichting van de programmaorganisatie zo optimaal mogelijk scoort op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit. Dit betreft de overleggen rapportages urenregistratie budgettering portfolios registratiesystemen en communicatie met stakeholders (o.a. ministerie van BZK) die plaats zullen moeten vinden van april t/m december 2025.

De evaluatie van de doelstellingen van het Jaarplan Open op Orde politie 2025 wordt vastgelegd in het jaarplan Open op Orde politie 2026. Met de oplevering eind 2025 van het conceptjaarplan Open op Orde politie 2026 eindigt deze opdracht.

Op te leveren resultaat:
1. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor de tijdige aanlevering van de volgende rapportages getoetst vanuit de QArol op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit:

Extern: de financile tussenrapportage POKIHH politie t.b.v. het Secretariaat Programma Open Overheid van het ministerie van BZK per;
Extern: input vanuit Open op Orde voor de tertaalrapportages t.b.v. het ministerie van JenV & het directoraatgeneraal PenV over de tertalen T1 T2 en T3 van 2025;
Intern: de maandelijkse hoofdpuntenrapportages Open op Orde t.b.v. het Project Management Office van de sector Project Programma en Interim Management over de maanden april t/m december 2025;
Intern: de maandelijkse Voortgangsrapportages Open op Orde t.b.v. de eigen programmaorganisatie over de maanden april t/m december 2025;
Intern: input vanuit Open op Orde voor de tertaalrapportages t.b.v. de directie Facility Management over de tertalen T1 T2 en T3 van 2025.

2. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor tijdige aanlevering van programmainformatie getoetst vanuit de QArol op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit t.b.v.:

De kaderbrief(vr december 2025);
Het boardplan GOMM 2026 (vr december 2025);
Het jaarplan PDC 2026 (vr december 2025);
Het jaarplan FM 2026 (vr december 2025);
De factsheet realisatie (vr december 2025);
Het IVportfolio 2026 (vr december 2025);
Het CTOportfolio 2026 (vr december 2025);
Het HRMportfolio 2026 (vr december 2025).

3. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor het organiseren van de volgende overleggen en bijeenkomsten getoetst vanuit de QArol op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit:

De standup (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
Het programmastafoverleg (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
Het kernteamoverleg (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
Het projectleidersoverleg (maandelijks) in de maanden t/m december 2025;
Het programmateamoverleg (maandelijks) in de maanden t/m december 2025;
Het vooroverleg programmaboardoverleg (6wekelijks) in de maanden t/m november 2025;
Het programmaboardoverleg (6wekelijks) in de maanden t/m december 2025;
De teamdag Open op Orde 2025 (eenmalig) in juli of augustus 2025;
De eindejaarsbijeenkomst Open op Orde 2025 (eenmalig) in december 2025.

4. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor het opstellen/onderhouden van de volgende overzichten getoetst vanuit de QArol op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit:

De urenforecast en realisatie Open op Orde t.b.v. het programmamanagement Open op Orde (maandelijks) over de maanden t/m november 2025;
De urenrealisatie Open op Orde en Emailarchivering t.b.v. de financial controller FUO Open op Orde (maandelijks) over de maanden t/m november 2025;
De jaarkalender Open op Orde 2025 t.b.v. het programmateam Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
Het conceptjaarplan Open op Orde politie 2026 t.b.v. het Secretariaat Programma Open Overheid van het ministerie van BZK het programmateam & de Programmaboard Open op Orde en stakeholders daarbuiten (op te leveren in december 2025).

5. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor de inrichting en het uptodate zijn van programmainformatie getoetst vanuit de QArol op integraliteit doelgerichtheid en kwaliteit t.a.v. de volgende systemen:

PDBVCMPersoneel & Resource planning: urenregistratiesysteem voor het registreren van personeelsuren besteed aan Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
Fortes Change Cloud: projectmanagementsysteem voor Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
Mappen & schijven: programmamap Open op Orde incl. submappen op een netwerkschijf (continu gedurende t/m december 2025);
Standaard mappen autorisatie registratie Tool: autorisatiesysteem voor toegang tot de programmamap op de netwerkschijf (continu gedurende t/m december 2025).

Daarnaast allerhande vormen van ad hoc advies (o.a. t.a.v. procesverbeteringen) en communicatie nodig om t/m december 2025 de doelstellingen van het Jaarplan Open op Orde politie 2025 te realiseren.

De programmateamleden
De programmaboardleden
De financile administratie
De directieassistentes
Het Secretariaat en Controlling Programma Open Overheid (MinBZK)

Eis:
De kandidaat heeft een erkend volledig volwaardig en afgerond diploma op WO niveau in de richting van organisatiekunde bedrijfskunde bestuurskunde of soortgelijk. Tevens voldoet ook een erkend volledig volwaardig en afgerond MBAdiploma.

Eis:
De kandidaat heeft een aantoonbare certificaat Prince 2.

Wens:
De kandidaat heeft een aantoonbaar afgerond certificaat P3O Foundation of Management of Portfolios of Lean Six sigma of soortgelijk.

Eisen:
De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met het cordineren van programmas binnen overheidsorganisaties in de rol van programmasecretaris.
De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met portfoliomanagement binnen overheidsorganisaties in de rol van programmasecretaris.

Wensen:
De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met ZBOs provinciale overheden en/of uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid.
De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met overheidsprogrammas t.a.v. informatiehuishouding.
De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met programmas met een totaal budget van tenminste 20.000.000.
De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen de politieorganisatie.

Flexibiliteit:
Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

Netwerkvaardigheid:
Ontwikkelt en onderhoudt relaties binnen en buiten de eigen organisatie en benut deze voor het verkrijgen van informatie steun en medewerking.

Proactiviteit:
Signaleert adviseert en implementeert proactief verbetermogelijkheden. Wijst proactief en tijdig op te behalen deadlines.

Presentatie:
Presenteert feiten meningen en ideen op een heldere wijze. Maakt hierbij gebruik van relevante communicatiemiddelen.

Probleemanalyse:
Signaleert problemen zoekt en herkent belangrijke informatie rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.

Samenbinding:
Draagt bij aan de onderlinge verbondenheid van een groep. Is in staat om anderen tot gewenste acties aan te zetten en bij te sturen.

Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid:
Maakt feiten meningen en ideen aan anderen in begrijpelijke en correcte Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Communiceert op begrijpelijke wijze over allerhande zaken en houdt anderen daarmee op de hoogte.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Eis 2. De kandidaat heeft een erkend volledig volwaardig en afgerond diploma op WO niveau in de richting van organisatiekunde bedrijfskunde bestuurskunde of soortgelijk. Tevens voldoet ook een erkend volledig volwaardig en afgerond MBAdiploma. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
• De Externe is inzetbaar vanaf (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en metvoor 36 uur per week. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
• Eis 3. De kandidaat heeft een aantoonbare certificaat Prince 2. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
• Eis 4. De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met het cordineren van programmas binnen overheidsorganisaties in de rol van programmasecretaris. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mmjjjj t/m mmjjjj).
• Eis 5. De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met portfoliomanagement binnen overheidsorganisaties in de rol van programmasecretaris. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mmjjjj t/m mmjjjj).
• Eis 6. Vereiste competenties/vaardigheden: Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden. Netwerkvaardigheid: Ontwikkelt en onderhoudt relaties binnen en buiten de eigen organisatie en benut deze voor het verkrijgen van informatie steun en medewerking. Proactiviteit: Signaleert adviseert en implementeert proactief verbetermogelijkheden. Wijst proactief en tijdig op te behalen deadlines. Presentatie: Presenteert feiten meningen en ideen op een heldere wijze. Maakt hierbij gebruik van relevante communicatiemiddelen. Probleemanalyse: Signaleert problemen zoekt en herkent belangrijke informatie rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens. Samenbinding: Draagt bij aan de onderlinge verbondenheid van een groep. Is in staat om anderen tot gewenste acties aan te zetten en bij te sturen. Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten meningen en ideen aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Bovenstaande competenties gevraagde werk en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

De Wensen

• Wens 3. De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met programmas met een totaal budget van tenminste 20.000.000. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie werkzaamheden naam van de opdrachtgever(s) en de periode ddmmjjjj waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5 Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5 Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5 Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5 Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5 Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5 Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
• Wens 2. De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met overheidsprogrammas t.a.v. informatiehuishouding. Motiveer de rol van de kandidaat geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5 Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5 Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5 Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5 Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5 Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5 Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
• Wens 1. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met ZBOs provinciale overheden en/of uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid. Motiveer de rol van de kandidaat geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5 De kandidaat heeft geen 5 jaar aantoonbare werkervaring met ZBOs provinciale overheden en/of uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid. 3/5 De kandidaat heeft tot 5 jaar aantoonbare werkervaring met ZBOs provinciale overheden en/of uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid. 5/5 De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met ZBOs provinciale overheden en/of uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid.
• Wens 4. De kandidaat heeft een aantoonbaar afgerond certificaat P3O Foundation of Management of Portfolios of Lean Six sigma of soortgelijk Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt worden geen punten toegekend. Puntenverdeling: 0/5 De kandidaat heeft geen aantoonbare certificaat P3O Foundation of Management of Portfolios of Lean Six sigma of soortgelijk. 3/5 De kandidaat heeft n of twee aantoonbare certificaat(en) P3O Foundation of Management of Portfolios of Lean Six sigma of soortgelijk. 5/5 De kandidaat heeft een aantoonbare certificaat P3O en Foundation of Management of Portfolios en Lean Six sigma of soortgelijk.
• Wens 5. De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen de politieorganisatie. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie werkzaamheden naam van de opdrachtgever(s) en de periode ddmmjjjj waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5 De kandidaat heeft geen 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen de politieorganisatie. 3/5 De kandidaat heeft tot 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen de politieorganisatie. 5/5 De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen de politieorganisatie.