Secretaris Continuiteitsteam Financin Inkoop Aanbestedingszaken

De opdrachtomschrijving

detachering

Waar ben jij van

Jij bent van het in goede banen leiden en tegelijkertijd op inhoud toegevoegde waarde leveren. Het is voor jou een uitdaging om organisatorisch alles tip top geregeld te hebben. Mede dankzij jouw inzet richten we de hele financile en inkoopketen nog efficinter in!

Jouw functie

Momenteel zijn we bezig met het in kaart brengen van waar taken op meerdere plekken worden uitgevoerd en/of overlap hebben. Dit willen we terugbrengen naar n plek.Als Rotterdam zijn we hard aan het werk om de hele financile en inkoopketen (nog) efficienter in te richten. Dit doen we bijvoorbeeld door te kijken waar taken op meerdere plekken worden uitgevoerd en/of overlap hebben terug te brengen naar n plek. Daarnaast onderzoeken we of bepaalde rapportages geautomatiseerd kunnen worden en kijken we of we kunnen stoppen met bepaalde taken.

Het concernteam Financin en Inkoop & Aanbestedingszaken is het overleg waar de mogelijke denkrichtingen worden geagendeerd hoe we de keten kunnen optimaliseren.

Verschillende voorbereidingsgroepjes werken deze denkrichtingen uit.

Elke voorbereidingsgroep werkt n of meerdere denkrichtingen uit om de keten te optimaliseren. De voorbereidingsgroepjes doen het veldwerk om daarna te komen tot een notitie waarmee het concernteam het gesprek kan voeren en soms eventueel een besluit kan nemen. De voorbereidingsgroepjes worden bemenst door collegas waarvan hun reguliere werkzaamheden bestaan uit financile of inkoop taken of collegas die affiniteit hebben met financien en inkoop. Echter deze collegas zijn deelnemer van de voorbereidingsgroep naast hun reguliere werkzaamheden. Daarom zijn we op zoek naar jou; een secretaris die deze voorbereidingsgroepen faciliteert en tegelijkertijd toegevoegde waarde levert op inhoud!

Jij houd je voltijd bezig met de ondersteuning van het Concernteam FIA en van de voorbereidingsgroepjes. Elke voorbereidingsgroep is anders en daarmee zijn de collegas waarmee je samenwerkt afwisselend maar verschillen je werkzaamheden ook per dag je taken bestaan o.a. uit:

Het opstellen van agendas;

Het inplannen en organiseren van bijeenkomsten;

Besluiten en acties vastleggen;

Het bewaken van de afhandeling en voortgang van gemaakte afspraken;

Allert zijn op verbanden tussen de verschillende voorbereidingsgroepjes;

Het (mede) opstellen van notities voor het concernteam.

Jouw profiel

Jij bent een resultaatgerichte collega welke een groot verantwoordelijkheidsgevoel heeft wanneer het aankomt op het nakomen van gemaakte afspraken. Je bent communicatief vaardig in zowel woord als geschrift en kan op een leuke en vlotte manier samenwerken. Dit doe je door hard te werken maar ook door veel te lachen. Het ontzorgen van (de werkgroepen van) het concernteam financin en Inkoop & Aanbestedingszaken geeft jou veel energie en plezier. Je neemt initiatief denkt meer in mogelijkheden en oplossingen dan in problemen. Je kunt snel schakelen en handelen als dat onder tijdsdruk nodig is. Je kunt zelfstandig en gestructureerd werken en krijgt energie van samenwerking waarbij je oog hebt voor relaties en je omgeving.

De Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hboopleidng;
• Je hebt minimaal een jaar ervaring als projectsecretaris bij een gemeente.
• Je hebt werkervaring met minimaal 3 taken zoals benoemd onder het kopje jouw functie.

De Wensen

• Je hebt ervaring bij een gemeente met minimaal 300.000 inwoners;
• Je hebt een afgeronde hboopleiding in de ricchting van communicatie;
• Je hebt ervaring in de rol van Managementassistent.