ZZP Projectsecretaris

De opdrachtomschrijving

freelance

Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar
afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale
uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door
actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners door
samenwerking te stimuleren via samen organiseren en waar mogelijk standaarden te
ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
werken als n overheid met leden en partners aan het oplossen van
maatschappelijke vraagstukken op sociaal fysiek en veiligheidsdomein;
verbeteren van de dienstverlening;
een efficinte en wendbare organisatie;
anticiperen op de toekomst.




Over Common Ground
Gemeenten hebben een nieuwe moderne gezamenlijke informatievoorziening nodig
voor het uitwisselen van gegevens. Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt
het lastig om snel en flexibel te vernieuwen te voldoen aan privacywetgeving en efficint
om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in
de weg. Vanuit die behoefte is Common Ground ontstaan. In de kern gaat het bij
Common Ground hierom: een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening
door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo koppelen we data los van
werkprocessen en applicaties. En we bevragen data bij de bron in plaats van ze
veelvuldig te kopiren en op te slaan.
Een aantal jaar bestond Common Ground uit het organisch groeien en uitproberen van
een diversiteit aan initiatieven op verschillende onderdelen van het vijflagenmodel van
Common Ground. Vanaf maart 2023 is een transitieprogramma gestart. De brede blik
van eerst verandert naar een gefocuste blik op een strak en gedragen programma met
transparante doelen voortgang en resultaten.



Omschrijving van de opdracht
Als projectsecretaresse binnen Common Ground speel je een sleutelrol in de
ondersteuning van het veranderproces door te zorgen voor heldere communicatie
goede documentatie en een gestroomlijnd organisatorisch proces rondom de oplevering
van producten uit het programma. Je bent de schakel tussen het programmateam
diverse stakeholders waaronder gemeenten softwareleveranciers en de VNG.

Werkzaamheden:
1.
Administratieve ondersteuning van het programma: Het ondersteunen van het
programma door administratieve taken uit te voeren communicatie te cordineren en
gegevens te verzamelen voor voortgangsrapportages.
2.
Cordinatie en planning: Het organiseren van vergaderingen bijeenkomsten
workshops en andere bijeenkomsten die onderdeel zijn van het programma. Dit omvat
het plannen van afspraken het cordineren van locatie en materiaal en het
uitnodigen van de juiste deelnemers.
3.
Notuleren en verslaglegging: Het notuleren van vergaderingen en het opstellen
van actie en besluitenlijsten. Het zorg dragen voor een adequate verspreiding van
deze notulen naar de betrokken stakeholders.
4.
Logistieke en praktische ondersteuning: Het regelen van logistieke zaken zoals
het boeken van vergaderlocaties en het verzorgen van benodigde materialen en
documenten voor vergaderingen of workshops.

Verantwoordelijkheden:
1.
Vertrouwelijkheid en integriteit van informatie: Aangezien het programma vaak
te maken heeft met gevoelige organisatieinformatie is het van groot belang dat de
projectsecretaresse vertrouwelijkheid waarborgt en zorg draagt voor de integriteit van
de gedeelde gegevens.
2.
Efficinte administratieve processen: Het zorgen voor een vlotte en goed
georganiseerde administratie zodat het programma zonder vertragingen of
misverstanden verloopt.
3.
Kwaliteitsbewaking van projectdocumentatie: Het waarborgen van de kwaliteit
consistentie en actualiteit van programmadocumenten zodat deze altijd voldoen aan
de gestelde normen en de verwachtingen van het management.
4.
Rapportage en monitoring: Het assisteren bij het opstellen van
voortgangsrapportages en het monitoren van de algehele voortgang van het
programma. Dit kan ook het beheren van projecttools en software omvatten.

Resultaat van de opdracht
De projectsecretaresse speelt een cruciale rol in het succes van een programma door
efficint projectbeheer te waarborgen. Dit gebeurt door belangrijke documenten goed te
organiseren de tijdsplanning van het team te optimaliseren en te ondersteunen bij het
halen van deadlines. Ze zorgt voor heldere communicatie en biedt administratieve
ondersteuning waarbij ze proactief naar oplossingen zoekt.

De projectsecretaresse bevordert een goede samenwerking binnen het team en lost
administratieve obstakels snel op. Door gestructureerde ondersteuning kunnen
teamleden zich volledig richten op hun kerntaken. Dankzij het soepel laten verlopen van
administratieve processen en het oplossen van problemen wordt de efficintie en
productiviteit van het team verhoogd wat bijdraagt aan de succesvolle uitvoering van
het programma.

Kortom de projectsecretaresse draagt bij aan een goed georganiseerd programma
duidelijke communicatie tijdige rapportages en een efficint verloop van administratieve
processen wat essentieel is voor het succes van het programma.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
• De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
• Door de inschrijver is n CV en n motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map Extra documenten.
• HBO werk en denkniveau
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een rol met affiniteit voor de overheid
• Aantoonbare werkervaring als secretaresse of een vergelijkbare rol zoals omschreven in deze offerteaanvraag
• Afgeronde HBO opleiding of vergelijkbaar

De Wensen

• Werkervaring als secretaresse of een vergelijkbare rol binnen de publieke sector
• Ervaring met processen binnen complexe programmas en veranderopgaven
• Ervaring met Agile manier van werken
• Ervaring binnen het werken met ITtransities