Travel Coordinator

RESPONSIBILITIES

Coordination and logistics of travel (transport and accommodation):

The travels concerned are :

• Group or level travel organised by teachers/educational departments for pupils (more than 1000 pupils involved)
  

• Training trips for high school employees
  

• Travel by guest speakers/students taking part in educational projects (PROZAP) / conferences / training courses / exam invigilation / events organised in Singapore.
  

• School trips for pupils
  

The stages involved in organising a trip are as follow:

• Meeting with the project leaders and the training officer depending on the type of travel: definition of the budget and schedule flight plans for the training.
  

• Consultation with travel agencies drawing up quotes.
  

• Integration of health and safety aspects in conjunction with the health and safety departments.
  

• Validation of the budget with finance and management of invoicing within budget.
  

• Booking air tickets/hotel nights and sending travel lists.
  

• For school travel preparing monitoring and validating travel files in Eduka
  

• Communication with travellers and/or parents: emails Eduka reminders about files/passports answering questions etc.
  

• Managing changes: cancellations withdrawals timetable changes etc.
  

• Creation of files for accompanying employees
  

• Liaising with the AEFE for training departures
  

• Drawing up and checking visas
  

• Participation in travel preparation meetings and information assemblies for parents.
  

• Management of insurance declarations and claims
  

• Management of the embassy file
  

• Onsite coordination and checking that the various stages run smoothly (particularly for student travel and school trips).
  

The travel coordinator negotiates the best prices with service providers. He/she optimises travel procedures and related partnerships with a view to efficiency and profitability. He/she updates the travel charter.

Assistance with Support and Services for IFS Parents:

Assists the IFS Parent Support and Services Manager in all aspects of his/her role as required.

Coordination of book orders for supervised reading and activity books:

• Coordinating orders with all the departments concerned from placing the order to distribution to pupils.
  

SKILLS AND TRAINING

• 2 years higher education or equivalent
  

• Extremely rigorous organisational and planning skills
  

• Autonomy and ability to manage emergency situations
  

• Good interpersonal skills ability to work as part of a team
  

• Good command of IT tools (Google Drive environment)
  

• Fluent English
  

• Fluency in French is a plus
  

WORKING RELATIONS

• Educational management
  

• Parents
  

• Finance
  

• HR
  

• School life
  

• Teachers
  

• School partners (canteen bus service)
  

• External service providers (travel agencies hotels etc.)
  

WORKING CONDITIONS

• Fulltime 42hour week
  

• 8 weeks holiday to be taken during the school holidays
  

RESPONSABILITES

Coordination et logistique des voyages (transport et h bergement) :

Les voyages concern s sont :

• Les voyages de groupe ou de niveau organis s par les enseignants / les directions p dagogiques pour les l ves (plus de 1000 l ves concern s)
  

• Les d parts en formation d employ s du Lyc e
  

• Les voyages des intervenants/ l ves ext rieurs participant des projets p dagogiques (PROZAP) / des conf rences / des formations / des surveillances d examens / des v nements organis s Singapour.
  

• Les sorties scolaires des l ves
  

Les tapes de r alisation d un voyage sont les suivantes :

• Rencontre avec les porteurs de projet et le charg de formation selon le type de voyage : d finition du budget et du planning des plans de vol pour la formation.
  

• Consultation des agences de voyages tablissement des devis.
  

• Int gration des aspects sant et s curit en lien avec le d partement sant et le d partement s curit
  

• Validation du budget avec la finance et gestion de la facturation dans le respect du budget
  

• R servation des billets d avion / nuits d h tel et transmission des listes de voyageurs
  

• Pour les voyages scolaires r alisation suivi et validation dans Eduka des dossiers voyages
  

• Communication aux voyageurs et/ou parents : mails Eduka relances dossiers/passeports r ponses aux questions
  

• Gestion des changements : annulations d sistements changements d horaires
  

• Cr ation des dossiers pour les employ s accompagnateurs
  

• Pour les d parts en formation lien avec l AEFE
  

• Etablissement et v rification des visas
  

• Participation aux r unions de pr paration des voyages et aux assembl es d informations aux parents.
  

• Gestion des d clarations d assurances et des claims
  

• Gestion du dossier ambassade
  

• Coordination sur le terrain et v rification du bon d roulement des diff rentes tapes (en particulier pour les voyages et sorties scolaires des l ves)
  

Le(a) coordinateur(rice) de voyages n gocie les meilleurs prix avec les prestataires. Il/elle optimise les proc dures voyages et les partenariats y aff rant dans un souci d efficacit et de rentabilit . Il/elle met jour la charte voyages.

Assistance pour le Support et services au Parents de l IFS:

Assiste le/la manager Support et services au Parents de l IFS dans l ensemble de sa mission en fonction des besoins.

Coordination des commandes de livres pour les lectures suivies et des cahiers d activit :

• Coordination avec l ensemble des services concern s des commandes depuis le passage de la commande jusqu la distribution aux l ves.
  

COMPETENCES ET FORMATION

• Bac 2 minimum ou quivalent
  

• Tr s grande rigueur et sens de l organisation et de la planification
  

• Autonomie et capacit g rer des situations d urgence
  

• Aisance relationnelle savoir travailler en quipe
  

• Ma trise des outils informatiques (environnement Google Drive)
  

• Anglais courant
  

• La ma trise du fran ais est un plus
  

RELATIONS DE TRAVAIL

• Direction p dagogique
  

• Parents
  

• Finance
  

• RH
  

• Vie scolaire
  

• Enseignants
  

• Partenaires de l cole (cantine service de bus)
  

• Prestataires externes (agences de voyages h tels )
  

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Temps plein de 42 h hebdomadaires et 8 semaines de vacances prendre durant les vacances scolaires