Bestuurssecretaresse

De opdrachtomschrijving

detachering

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen open flexibel en lerend creren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein voor de stad en de mensen voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden benutten kansen en maken ruimte voor ideen en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag n morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning bestaande uit 25 collegas. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met vijf andere collegas vorm je het Bestuurssecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen: bestuursadvies bestuursondersteuning kabinetszaken public affairs en directiesecretariaat met aan het hoofd een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht
Als bestuurssecretaresse lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W. Je werkt nauw samen met het college de andere secretaresses in het team de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.

Je zorgt voor:
* agendabeheer correspondentie en het plannen van afspraken
* het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder
* telefoonbehandeling verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken
* organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling
* signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur directe collegas en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
* het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied

Competenties
Organiserend vermogen;
Goede communicatieve vaardigheden;
Gevoel voor verhoudingen;
Zorgvuldig;
Digitaal vaardig.

De Eisen

• Aantoonbare werkervaring als bestuurs of directiesecretaresse secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie:

De Wensen

• Minimaal 6 maanden aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurs of directiesecretaresse bij een gemeente
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een 50.000 gemeente
• Beschikbaar per 17 februari 2025 voor 32 uur per week