Management assistent bestuurssecretaresse

De opdrachtomschrijving

detachering

Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven
Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mt en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken n doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.
Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden achtergronden overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen.

Opdracht
Als Management Assistent/Bestuursecretaresse zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en je laat je niet gek maken door de complexe puzzel die wij agendabeheer noemen. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje precies maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. En dan ben je ook nog een prettige collega met wie het goed samenwerken is! Door dit alles ben jij goed in staat om ons college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris cht te ontzorgen.

Je hebt een afwisselende functie en geen dag is hetzelfde voor jou. Dagelijks verricht je allerlei secretarile en organisatorische ondersteunende werkzaamheden voor het college en de gemeentesecretaris en daarnaast ondersteun je regelmatig de medewerkers van Kabinetszaken.

Een greep uit jouw afwisselende takenpakket:

Proactief beheren en bewaken van de agendas van de burgemeester wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;
Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen in nauwe samenwerking met de directiesecretaris en de gemeentesecretaris en
Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collegas.

De Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeente;
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / administratief ondersteuner / management assistent;
• Uiterlijk beschikbaar per 20 januari 2025 voor 28 uur per week;

De Wensen

• Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen;
• Aantoonbare werkervaring in het samenwerken met directie/secretaris;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als Managent Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeente