Executive Assistant to Chief Publishing Officer
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Job Description
Assister les directeurs et faciliter leur quotidien
- Gestion dagenda : organiser les rendezvous et runions prioriser les rencontres parer aux imprvus
- Prparation et suivi des runions internes et externes : mise en forme des prsentations et impression des documents pour les meetings
- Support logistique : rservations de salles et du matriel informatique commandes de repas tester les installations avant le dbut des meetings
- Prparation des dplacements (htel vols visa...)
- Suivi des signatures des diffrents contrats via Docusign
- Suivi et validation des NDF des quipes de Chris Early
Communiquer et coordonner un niveau international
- Point de contact des quipes internes du Publishing des Managing Directors des zones et des quipes Sige monde et Production du groupe
- Point de contact des partenaires business externes du Publishing
- Participation la coordination pour les vnements et salons (Gamescom GDC KOM Strategic Meeting...): centralisation des listes de participants organisation logistique des runions support pour les plans de dplacement diffusion dinformations
- Point de contact et de coordination avec les N1 du Chief Publishing Officer
- Collaboration troite avec lassistante du CEO
Organisation vnementielle et projets transverses
- Organisation de journes onsite & offsite pour le top management (rservation de salles de sminaire matriel de travail djeuners)
- Coordination des workshop annuels pour lquipe dirigeante : salles de runion htel transports diner dquipe teambuildings
- Participation aux diffrents projets de ramnagement des locaux et suivi des plannings des travaux au sein du sige (parties communes salles de runion bureaux).
- Point de contact entre les quipes du Publishing et le WorkPlace pour le day to day des quipements du 2me tage (salle de runions toilettes espaces informels)
- Aide occasionnelle aux meetings & Team Building pour les collab hors N1
Qualifications :
Exprience pertinente
- Vous avez une solide exprience dans lassistanat ou dans un rle impliquant la gestion de projets et de plannings.
- Vous avez prcdemment occup un poste ncessitant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialit.
Comptences et connaissances
- Un excellent relationnel de la disponibilit et un sens du service ;
- Un grand sens de lorganisation vous savez prioriser et grer simultanment plusieurs activits complexes ;
- Du dynamisme de la proactivit de lautonomie et une grande capacit spanouir dans un environnement dynamique et international ;
- Une excellente communication verbale et crite en anglais comme en franais ;
- Une capacit traiter des informations sensibles avec la plus grande confidentialit ;
- De solides comptences en MS Office (matrise avance de Outlook Word Excel PowerPoint et Teams) ;
- Connaissance ou bonne capacit dapprentissage sur des outils collaboratifs (ex : Miro Slido) ;
- Comptence en gestion budgtaire y compris la planification et le suivi des dpenses
Informations supplmentaires :
Avantages Ubisoft
Participation plan dpargne entreprise. En plus : 25 CP 12 RTT 50% du pass de transport pris en charge des tickets resto une bonne mutuelle et plein davantages Ubisoft.
Cong maternit de 20 semaines cong paternit/coparental de 7 semaines
Nos locaux sont Saint Mand (ligne 1 arrt Saint Mand) salle de sport dans les locaux possibilit de travailler de manire hybride en accord avec la politique Tltravail du groupe.
Processus de recrutement
30 minutes : change tlphonique avec un Recruteur
60 minutes : entretien avec la manager du poste (Chief of Staff du Global Publishing) et un Recruteur
60 minutes : entretien avec les Directeurs du Transformation Office
30minutes : Un dernier change avec le Chief Publishing Officer
Informations complmentaires
En tant quemployeur Ubisoft offre tous les mmes opportunits daccs lemploi sans distinction de genre ethnicit religion orientation sexuelle statut social handicap et dge. Ubisoft veille dvelopper un environnement de travail inclusif qui reflte la diversit de sa communaut de joueurs & joueuses dans ses quipes.
Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
Employment Type
Full-time
