Directeur de Bureau Exprience en Milieu de Travail New York San Francisco

Le Responsable de bureau est charg de toutes les oprations procdures et processus des bureaux de CPPIB New York et San Francisco. Ce rle soutiendra la croissance future de lorganisation et sera un membre cl de lquipe identifie pour tablir la rgion en dirigeant les oprations quotidiennes des bureaux du point de vue de la gestion des installations/bureaux.

En partenariat avec les ressources de lquipe mondiale Workplace Experience ce rle aidera la mise en uvre des initiatives localement. Ce rle sera le principal point de contact pour toutes les questions relatives aux installations et services de bureau New York et grera les installations et services de bureau San Francisco distance depuis New York avec laide dun soutien sur place San Francisco. Ce faisant ce rle collaborera troitement avec le Responsable des oprations commerciales local et le Responsable rgional du bureau.

En tant que Responsable de bureau ce rle renforcera la position de CPPIB en tant quinvestisseur mondial et refltera fortement nos Principes directeurs dintgrit de partenariat et de haute performance.

Ce rle relve directement du Directeur Workplace Experience.

Responsabilits spcifiques au rle

Responsable des installations/bureaux

• Participe en tant que membre de lquipe mondiale des services Workplace Experience.
• Soutient et gre tous les membres de lquipe Workplace Experience bass New York et San Francisco.
• Collabore avec lquipe Workplace Experience de Toronto pour sassurer que les systmes procdures et processus sont respects et coordonns.
• Gre tous les problmes fonctionnels et oprationnels lis aux installations ; gre toutes les oprations quotidiennes et les urgences selon les besoins.
• Gre le budget Workplace Experience pour les bureaux de New York et San Francisco en compltant des rapports financiers rguliers en coordination avec le Directeur Workplace Experience et les quipes financires de Toronto.
• Rpond aux situations imprvues en dehors des heures de bureau ; escalade et coordonne limplication des autres si ncessaire.
• Collabore avec la gestion de limmeuble les prestataires de services le personnel de mnage la maintenance et la scurit.
• Responsable de la conformit locale en matire de sant et de scurit ; dveloppe met en uvre et administre des programmes de sant et de scurit pour rpondre aux exigences lgislatives locales et aux normes mondiales de CPPIB.
• Responsable de toutes les procdures durgence localement.
• Agit en tant que Coordinateur local de la continuit des activits ; travaille avec la direction locale et lquipe de gestion de la continuit des activits de Toronto pour dvelopper documenter et mettre en uvre les plans ncessaires.
• Participe au Plan de reprise des activits trimestriel la revue annuelle de lanalyse dimpact sur les activits et la formation et aux tests annuels.
• Maintient une comprhension des priorits internes changeantes et des rglementations externes pour identifier les domaines potentiels de vulnrabilit ou de risque et faire des recommandations pour amliorer les contrles.
• Transmet au bureau de Toronto toute correspondance gouvernementale juridique et commerciale ncessitant une rvision et/ou une approbation du sige.
• Travaille avec le Directeur Workplace Experience pour grer la planification de lespace de bureau afin de sassurer que les entreprises disposent de suffisamment de places pour rpondre leurs besoins court et long terme.
• Assigne des places tous les nouveaux employs.
• Agit en tant que point de contact pour le site intranet local ; met jour les plans de siges et linventaire des actifs dans Service Now et FMS.
• Collabore avec lIT localement et Toronto pour coordonner lachat et linstallation de nouveaux composants technologiques.
• Aide aux efforts dintgration des RH localement dlivre lorientation des nouveaux employs aux nouveaux employs selon les besoins.
• Collabore avec la paie et les avantages sociaux des RH pour les questions gnrales des employs au bureau de New York.
• Travaille avec le Conseiller principal en voyages Toronto pour soutenir le programme de voyages daffaires de CPPIB New York.
• Interface avec le dpartement juridique interne de CPPIB selon les besoins.
• Sert de remplaant la rceptionniste du bureau de New York si ncessaire ; prsente une image chaleureuse accueillante et professionnelle dans toutes les interactions.

Rception/Standard

• Accueille reoit et enregistre tous les visiteurs ; notifie lhte pour assurer une prestation de service sans faille.
• Rpond aux appels entrants et les redirige si ncessaire.
• Rsume et produit des rapports KPI mensuels.
• Liaison avec les responsables de la scurit et de la proprit selon les besoins.

Gestion des installations

• Maintient un niveau de propret irrprochable dans le bureau.
• Responsable de la gestion environnementale des salles IT sur site.
• Suit tous les protocoles de gestion des changements stipuls par la technologie et les donnes.
• Gre les systmes de vidosurveillance et de contrle daccs ; dlivre/annule les badges photo des employs ; gre la gestion des cls des installations et des meubles.

Services de bureau/Workplace Experience

• Fournit des services de manire professionnelle comptente et amicale.
• Garde linventaire des fournitures de bureau et des articles de la cuisine ; commande et rapprovisionne selon les besoins.
• Traite et gre tous les courriers et colis entrants et sortants.
• Administre le programme de carte de crdit local avec le soutien de ladministrateur mondial et des finances.
• Planifie et organise des vnements dentreprise et de bureau locaux.

Finance

• Examine prpare code et approuve les factures pour paiement conformment aux autorits de gestion des affaires de CPPIB.
• Cre surveille et gre les budgets oprationnels et dinvestissement pour Workplace Experience dans le bureau local.
• Fournit une analyse financire des cots oprationnels et dinvestissement sur une base trimestrielle.
• Complte les feuilles de valeurs dassurance annuelles et de dpenses supplmentaires au nom du risque dentreprise.
• Responsable de lapprovisionnement et de la gestion des contrats ; assure la conformit avec la norme de gouvernance des fournisseurs et dapprovisionnement de lentreprise.
• Responsable du dpt et du paiement des taxes commerciales/affaires/proprits locales.

Autres responsabilits

• Sassure que les politiques autorits directives et normes de CPPIB sont respectes.
• Aide aux procdures durgence.
• Travaille en troite collaboration avec lquipe de mobilit mondiale sur les procdures I9 pour tous les nouveaux employs.

Bureau de San Francisco

• Fournit des directives et est responsable du soutien Workplace Experience dans le bureau de San Francisco.
• Rencontre rgulirement lquipe locale et le Responsable du bureau pour sassurer que les besoins locaux sont satisfaits.
• Se rend au bureau de San Francisco au moins une fois par trimestre.
• Examine et approuve les factures lies Workplace Experience avant de les envoyer aux comptes fournisseurs.

Connaissances spcialises

• Matrise de Microsoft Office (cestdire Word Excel PowerPoint Teams) et Adobe ; capacit apprendre dautres applications logicielles y compris mais sans sy limiter CCure 9000 Workday ServiceNow FMS Peoplefluent Concur EVerify systmes de dpt de taxes de New York et San Francisco.
• Capacit travailler dans une culture de haute performance avec de solides comptences en rflexion excution et leadership des personnes.
• Analyse de manire proactive et recommande des solutions aux problmes de flux de travail plus complexes impactant plusieurs parties prenantes.
• Gre de petits projets ou initiatives de bout en bout identifiant et escaladant les problmes et rpondant aux exigences des parties prenantes.

Qualifications :

• Diplme universitaire ou collgial prfr.
• 5 7 ans dexprience en gestion des installations / services de bureau / Workplace Experience (oprations maintenance scurit mnage oprations de btiment etc.) localement de prfrence dans un environnement financier bancaire ou juridique.
• Exprience de coordination et dtablissement dun nouveau bureau ; familiarit avec les bureaux satellites des entreprises ayant leur sige en Amrique du Nord prfre.
• Exprience de travail pralable dans un environnement croissance rapide complexe et trs visible dans les environnements de banque dinvestissement ou de services financiers.
• Excellentes comptences en communication (crite et orale) ; matrise de langlais langues supplmentaires (franais) un atout.
• Excellentes comptences interpersonnelles et dmonstration de la capacit dvelopper des relations durables et ajoutant de la valeur.
• Flexible bien organis et laise pour travailler sous pression et avec des dlais serrs pour produire un travail de haute qualit en temps opportun.
• Individu confiant et dtermin avec une exprience de travail dans un environnement haute pression rapide et ax sur les dlais.
• Capacit prouve travailler de manire indpendante ainsi qu performer efficacement en quipe.
• Comptences dmontres en priorisation du travail ; solides comptences organisationnelles.
• Attention exceptionnelle aux dtails avec un jugement un professionnalisme et une intgrit excellents dmontrs.
• Hautement proactif ractif fiable adaptable automotiv et flexible en termes de temps.
• Capable de travailler des heures irrgulires en fonction dune charge de travail qui fluctue en fonction des priorits et des dlais.
• Disponible les soirs et les weekends si ncessaire pour grer les problmes oprationnels critiques

Informations complmentaires :

Consultez notre page Carrires LinkedIn ou suiveznous sur LinkedIn.

La fourchette de salaire pour ce poste est de 97 000 $ 145 000 $ USD.

La lgislation des tats et des villes des tatsUnis exige que les investissements de CPP incluent une estimation raisonnable de la fourchette de rmunration pour ce rle. La fourchette de salaire de base indique ici est une attente raisonnable pour le poste annonc et fait partie dun ensemble de rcompenses totales comptitives qui comprend des avantages complets un plan dincitation bas sur la performance un plan 401 (k) et des congs pays. Les salaires rels peuvent varier et peuvent tre suprieurs ou infrieurs la fourchette en fonction de divers facteurs y compris mais sans sy limiter lexprience et lexpertise.

RPC Investissements nous tenons promouvoir la diversit et un accs quitable aux occasions demploi fond sur les capacits.

Aux termes de la San Francisco Fair Chance Ordinance nous valuerons la candidature de toute personne qualifie ayant un dossier darrestation ou de con.

Nous remercions tous les candidats de leur intrt mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus dembauche.

Notre engagement en matire dinclusion et de diversit :

En plus de nous employer btir une quipe comptant des talents varis nous nous assurons doffrir un milieu inclusif et accessible tous. Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple du matriel dans un autre format et des salles de runion accessibles) nhsitez pas nous en faire part. Nous collaborerons avec vous pour y rpondre.

Avertissement :

RPC Investissements naccepte pas les curriculum vit achemins par les agences de placement les chasseurs de ttes ou les fournisseurs de services de recrutement avec lesquels il na pas conclu dentente contractuelle formelle. Nos ententes de services de recrutement visent rpondre des besoins prcis et ne sappliquent pas au prsent avis ni aux offres demploi affiches sur le site Web. Tout CV ou renseignement reu dun fournisseur qui nest pas autoris par RPC Investissements envoyer des CV pour le prsent avis ou le site Web sera considr comme non sollicit et ne sera pas examin.  RPC Investissements ne rmunre pas les recommandations ni les placements et ne verse pas dhonoraires lorsquil reoit des CV ou des renseignements non sollicits.

Remote Work :

No

Employment Type :

Fulltime