Assistant Front Office Manager

Missions principales :

Superviser les oprations de la rception y compris la rception le CID les relations avec la clientle le centre daffaires les chauffeurs et le service de voiturier et superviser personnellement ce qui prcde en labsence du superviseur impliqu en veillant ce que les normes et procdures de lhtel soient pleinement connues et suivies.

Sassurer dun niveau de stock appropri pour le bon droulement des oprations Front Office et prparer les demandes en consquence.

Assurer une couverture et une supervision adquates des sections Front Office tout moment.

tre prsent la rception ou dans le hall dentre pendant les heures darrive et de dpart ou tout autre vnement et socialiser avec les clients en jouant un rle de relations publiques.

Sassurer que tous les clients reoivent un accueil chaleureux et quils apprcient leur sjour en se voyant offrir le meilleur service personnalis.

Sassurer que la vie prive des clients et la confidentialit des informations sont respectes. Agir en tant que reprsentant de la Direction lors du traitement des rclamations des clients ou si un membre de lquipe Front Office est confront des difficults quil ne peut pas rsoudre seul.

Grer toute plainte dun client de manire professionnelle en la rsolvant et en sassurant que le client est satisfait et en lenregistrant. Appeler le FOM le DOR ou le HM pour obtenir des conseils dans les cas graves ou si une approbation est requise. Dtre pleinement inform et de signaler tous les commentaires ou plaintes des clients. Pour sassurer que les enregistrements de lhistorique des invits sont correctement conservs et que tous les invits rcurrents sont prenregistrs. Pour sassurer que les listes darrive sont mises jour les services de transport et daroport sont programms et toutes les chambres sont bloques en fonction des demandes et des besoins des clients.

Sassurer que toutes les chambres attribues et bloques ncessitant des configurations spciales sont affiches avec prcision dans le systme de gestion de lhtel et disponibles en temps voulu pour lentretien mnager et les autres dpartements.

Sassurer que toutes les exigences du CID et du gouvernement local concernant les clients et les dossiers de lhtel sont correctement remplies.

 Mettre en uvre et suivre le Focus et dautres procdures financires et daudit. tre au courant de tous les VIP visitant ou sjournant dans lhtel. Pour sassurer que les listes de dpart sont jour que les heures de dpart sont respectes et que les besoins de transport sont planifis. Sassurer et effectuer une bonne utilisation de lensemble des quipements et du systme de gestion htelire et avoir une parfaite connaissance des installations.

Assurer le contrle strict des cls de chambre et des cls de section conformment aux SOP de lhtel.

Assigner des tches et des responsabilits ses subordonns et les aider dans leurs fonctions. Pour contrler quotidiennement les listes de contrle. Pour aider scuriser lhbergement des clients externes en cas de surrservation. Assister la FOM dans ltablissement de prvisions et de statistiques

Respecter les chanciers les modalits et les dlais convenus avec la Direction. Sassurer que tous les Heartists sont au courant des horaires des points de vente et promouvoir les activits et vnements internes.

Sassurer que tous les Heartists sont informs des derniers changements et actualits administratifs organisationnels oprationnels ou autres. Pour tre mis jour avec les offres et les tarifs des concurrents.

Assurer une liaison troite avec les ventes les revenus et les rservations sur la gestion des tarifs. Organiser un briefing quotidien avec lquipe du Front Office pour passer en revue les vnements quotidiens.

Assister toute runion interservices en profitant de cette opportunit pour encourager linteractivit avec le Front Office. Partager les faits saillants de lactivit quotidienne avec la FOM y compris les opportunits dinvits internes et externes. Aider le FOM sacquitter de ses responsabilits administratives et surveiller les activits. Pour le remplacer en son absence. Pour divertir les clients rguliers et potentiels.

Assurer la promotion des programmes de fidlit Accor et construire des relations solides et long terme avec les clients. tre un Heartist de la rception et de lhtel sur le lieu de travail et en dehors.

 Assurer des niveaux de propret et dentretien sans compromis travers la responsabilit de chaque Heartist. Sassurer dune bonne utilisation de ltiquette tlphonique selon les normes Sofitel. Escorter les invits plutt que de leur indiquer des directions. Offrir une assistance tout moment dans les oprations et surveiller mettre en vidence et suggrer des amliorations sur tout dysfonctionnement. Maintenir une atmosphre de moral lev et une relation de travail heureuse entre lambassadeur.

Effectuer des valuations et des enqutes auprs des Heartists. Dvelopper la motivation et la performance des Heartists travers des plans dactions.

 Simpliquer dans la rtention et la satisfaction des Heartists.

Veiller ce que les formations et les cours de recyclage rguliers soient dispenss et suivis comme prvu. tre totalement flexible et sadapter la rotation au sein des diffrentes soussections du dpartement Front Office.

Sacquitter de toute autre tche raisonnable qui lui est confie par le responsable de la rception et le directeur des salles.

Contribuer la constitution dune quipe efficace de Heartists en sintressant activement leur bientre leur scurit et leur dveloppement.

Encourager les Heartists entretenir de bonnes relations avec leurs collgues et tous les autres dpartements. Sassurer que tous les ambassadeurs se prsentent au travail en portant lheure luniforme la tenue et le badge appropris tout moment et sassurer quils maintiennent un niveau lev dapparence personnelle et dhygine et quils adhrent aux normes dapparence de lhtel et du dpartement. Pour contrler labsentisme.

Sassurer que tous les Heartists offrent un service amical courtois et professionnel en tout temps. Aider la formation des ambassadeurs en veillant ce quils aient les comptences ncessaires pour exercer leurs fonctions avec la plus grande efficacit et de la manire la plus productive.

Superviser les Heartists au sein du dpartement en veillant ce que les normes et les mthodes de service correctes soient maintenues comme indiqu dans le manuel dexploitation de lhtel et du dpartement.

Veiller ce que le budget de fonctionnement du Ministre soit strictement respect et ce que tous les cots soient contrls et que les dpenses soient approuves. Lire et comprendre le manuel de l Heartist de lhtel et adhrer aux rgles et rglements de lhtel et en particulier aux politiques et procdures relatives lincendie lhygine la sant et la scurit.

Se conformer la lgislation locale et tre au courant et agir conformment toutes les questions relatives votre dpartement. Rpondre tout changement dans le dpartement dict par les besoins de lindustrie de la marque ou de lhtel

Faire preuve de souplesse et sacquitter de toutes autres tches et responsabilits raisonnables dans le cadre de ses fonctions y compris la raffectation dans dautres services ou secteurs si ncessaire afin de rpondre aux demandes de lentreprise et aux besoins en matire de service la clientle. Assister aux formations et aux runions au besoin.

Diriger et/ou contribuer des runions rgulires de communication ministrielle. Fournir des informations actualises la direction et aux autres dpartements. valuer les situations et tre capable de ragir en consquence par lanalyse et la perspective.

tre disponible devant les invits et les collgues et servir dexemple aux autres ambassadeurs.

Sassurer que les listes sont affiches et que les feuilles de temps sont soumises temps.

Sassurer que tous les Heartists sont traits quitablement et de manire cohrente comme indiqu dans leurs conditions gnrales demploi la lgislation locale et les politiques et procdures de lentreprise / de lhtel.

Qualifications :

Exigences :

Domaines dtudes Universitaires en Htellerie
Expriences professionnelles 5 ans
Langue : Anglais obligatoire
Connaissance et familiarisation Logiciel Opera obligatoire

Remote Work :

No

Employment Type :

Fulltime