Event Assistant 6-month internship full-time

On behalf of one of its clients in the Education field the French Chamber of Commerce is looking for a Event Assistant.

Mission Principale : Accompagner le responsable des v nements dans la planification la conception et l ex cution de divers v nements (au moins 20 v nements p dagogiques et non p dagogiques) tels que des concerts des conf rences des v nements internes et des activit s communautaires.

1. Conception de l v nement :
   

   • Proposer des id es originales pour les v nements.
     
   • R server des salles (interne et externe).
     
   • S lectionner le traiteur et d finir les menus.
     
   • Louer du mat riel et du mobilier sp cifique.
     
   • Trouver des prestataires pour le son l clairage la d coration et les intervenants.
     
   • Rechercher des sponsors ou partenaires financiers pour les v nements.
     
   • tablir des contacts avec des intervenants potentiels pour des v nements futurs.
     

2. Pr paration des v nements :
   

   • Organiser des briefings pour les quipes de maintenance de traiteur de s curit et daudiovisuel.
     
   • Installer la signal tique.
     
   • Sassurer de la coh rence et du bon fonctionnement des contenus m dia sur les supports de diffusion.
     
   • Mettre en place les d cors et autres mat riels le jour J.
     
   • G rer les flux des prestataires en respectant les normes de s curit (pass dentr e).
     

3. Communication sur l v nement :
   

   • Aider la conception des affiches.
     
   • Cr er des invitations (via Google Form Eventbrite).
     
   • Suivre les inscriptions et effectuer des relances.
     
   • Accompagner les b n voles et les participants impliqu s dans l organisation des v nements.
     
   • Aider la production de contenu pour les r seaux sociaux et le site web relatifs aux v nements (articles photos vid os).
     

4. Gestion des quipements :
   

   • G rer l inventaire du mat riel v nementiel et planifier son entretien.
     
   • Sassurer de la disponibilit du mat riel n cessaire pour chaque v nement.
     

5. valuation et Reporting :
   

   • valuer les v nements apr s leur r alisation et recueillir des feedbacks.
     
   • R diger des rapports post v nement pour analyser les points forts et les axes dam lioration.
     

Qualifications :

• Solides comp tences en communication crite et orale.
  
• Ma trise des plateformes de r seaux sociaux et des outils de marketing num rique.
  
• Cr ativit souci du d tail capacit travailler de mani re ind pendante et en quipe.
  

Autres comp tences :

• Bonnes comp tences relationnelles.
  
• Capacit effectuer plusieurs t ches la fois et g rer des d lais serr s.
  
• Exp rience en gestion de projets.
  
• Autonomie et sens des responsabilit s.
  
• Langue maternelle fran aise et ma trise de langlais.
  

Conditions du stage :

• Dur e : 6 mois partir de janvier 2025.
  
• Temps de travail : temps plein 42h/semaine.
  
• Cong s : 15 jour par mois.
  

Main Mission: Assist the Events Manager in planning designing and executing various events (at least 20 educational and noneducational events) such as concerts conferences internal events and community activities.

1. Event Design:
   

   • Propose original ideas for events.
     
   • Book rooms (internal and external).
     
   • Select caterers and define menus.
     
   • Rent specific equipment and furniture.
     
   • Find service providers for sound lighting decoration and speakers.
     
   • Seek sponsors or financial partners for events.
     
   • Establish contacts with potential speakers for future events.
     

2. Event Preparation:
   

   • Organize briefings for maintenance catering security and audiovisual teams.
     
   • Install signage.
     
   • Ensure consistency and smooth operation of media content on broadcast platforms.
     
   • Set up sets and other equipment on event day.
     
   • Manage the flow of service providers in compliance with safety standards (entry pass).
     

3. Event Communication:
   

   • Help design posters.
     
   • Create invitations (via Google Form Eventbrite).
     
   • Monitor registrations and send reminders.
     
   • Support volunteers and participants involved in event organization.
     
   • Assist in producing eventrelated content for social media and the website (articles photos videos).
     

4. Equipment Management:
   

   • Manage the inventory of event equipment and plan its maintenance.
     
   • Ensure the availability of equipment for each event.
     

5. Evaluation and Reporting:
   

   • Evaluate events after completion and gather feedback.
     
   • Write postevent reports to analyze strengths and areas for improvement.
     

Qualifications:

• Strong written and verbal communication skills.
  
• Proficiency in using social media platforms and digital marketing tools.
  
• Creativity attention to detail and the ability to work independently and as part of a team.
  

Other Skills:

• Good people skills.
  
• Ability to multitask and manage tight deadlines.
  
• Exposure to project management.
  
• Independent and responsible.
  
• French mother tongue and fluent in English.
  

Internship Conditions:

• Duration: 6month internship starting from January 2025.
  
• Fulltime: 42 hours/week.
  
• Annual Leave: 1.5 days/month.