Assistant Assistante administration finances du Directeur r gional du Cirad

Gestion administrative

Administrer et superviser les besoins du bureau r gional en mati re de voyages de finances dachats (fournitures) dop rations de classement et darchivage

Envoyer et recevoir des courriers et des courriels examiner les correspondances joindre des informations g n rales et les archiver ;

Aider la planification lorganisation et la coordination des r unions internes et externes

Assister le personnel du CIRAD dans leur installation Nairobi (paiement du loyer assurance

Assister les agents du CIRAD en mission et le personnel de lINRAe et dAgreenium si demand dans leur mission au Kenya et en Afrique de lEst (logement banque et autres besoins).

Organiser et prendre en charge les voyages du personnel les transferts depuis et vers les a roports les billets et les r servations dh tel.

Assurer et mettre jour la base de donn es dinformations sur la s curit qui est partag e par le directeur r gional avec tous les chercheurs du Cirad vivant dans ou visitant la r gion orientale (Djibouti Tanzanie Kenya Rwanda rythr e Ouganda Soudan et Soudan du Sud thiopie Burundi Somalie) ;

Mettre jour les missions du Cirad et les autres mouvements dagents dans la r gion ;

En partenariat avec le directeur r gional suivre les activit s des projets notamment travers linformation et la communication sur le site CiradAfora

G rer et organiser lagenda du directeur r gional en ce qui concerne les r unions de conf rences internationales r diger les comptes rendus en fran ais et en anglais et compiler les rapports

Gestion de Projets (dans l hypoth se de projets directement g r s par la direction r gionale)

Contr ler lavancement des projets et assurer le suivi des plans de travail des quipes de projet en veillant ce quils soient mis jour et li s aux feuilles de temps y compris lutilisation du carnet de vote.

laborer et traiter les contrats de consultance et de partenariat conform ment aux termes de r f rence et aux calendriers.

Examiner les r sultats r els par rapport au budget afin dassurer une utilisation maximale des montants budg tis s et de formuler des recommandations de r alignement le cas ch ant.

Suivre collecter et examiner les rapports financiers et les demandes de fonds des donateurs tenir jour les dossiers et rendre compte de lensemble de la situation financi re. Examiner les rapports financiers pour sassurer quils sont corrects complets opportuns et conformes

Gestion budg taire et financi re Aptitude g rer les fonctions de comptabilit g n rale telles que les rapprochements bancaires la gestion de la caisse en esp ces la pr paration du budget la gestion des comptes cr diteurs et d biteurs et les rapprochements bancaires.

Administrer et superviser les journaux financiers et envoyer des rapports financiers mensuels (journal de banque et journal de caisse) au si ge du CIRAD en France.

Approuver toutes les transactions par ch que en recevant les appels de la banque pour tous les ch ques d biter et sassurer que les informations sont correctes (cest dire les dates et les montants).

Cr er et fournir une liste des fonds n cessaires mensuellement et g rer l"appel de fonds" au Cirad en France en sassurant que les fonds sont conformes au budget et les pr senter pour approbation y compris la v rification crois e avec les lignes budg taires et informer si une ligne budg taire a t d pass e.

G rer le compte bancaire r gional en ligne de lAfrique de lEst les comptes de r conciliation de la petite caisse et assurer la bonne garde de tous les documents comptables ch quiers et autres actifs de lorganisation.

G rer les taux de change pour tous les fonds entrant dans le compte bancaire r gional du CIRAD en n gociant des taux de change pratiqu s et comp titifs au profit du CIRAD pour tous les fonds re us.

Contr ler les paiements v rifier les factures et les demandes et suivre l tat des paiements et des remboursements.

Tenir des registres et suivre les rapports davancement des projets laide dun carnet de notes / d un fichier informatique et communiquer la personne concern e le pourcentage des fonds destin s au remboursement.

En collaboration avec le directeur r gional soutenir et contr ler les allocations budg taires proposer des mesures correctives et les ajustements n cessaires chaque cl ture de la p riode comptable.

Cr er des dossiers et tablir des factures pour les d penses r gionales conform ment la demande mensuelle y compris des factures bas es sur des projets pour les chercheurs.

Assurer la coordination du paiement trimestriel des loyers pour tous les chercheurs et fournir un soutien lorsque laccord est r sili en veillant ce que tous les processus papier soient correctement trait s ainsi que les paiements en suspens.

Veiller lexamen appropri de tous les paiements propos s afin de sassurer quils sont tous tay s par des pi ces justificatives d ment autoris es et quils sont conformes au budget du Cirad.

Identifier et att nuer les risques li s aux d penses de tous les projets et la petite caisse.

Requirements

• Comp tence bilingue (fran ais et anglais)
  
• Gestion administrative
  
• Gestion de projets
  
• Soutien la direction
  
• Gestion budg taire et financi re