مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

يتولى مراقب المستندات مسؤولية تقديم الدعم الموثوق به في التعامل مع عمليات التحكم في المستندات المادية وكذلك المستندة إلى النظام المتعلقة بمشاريع موقع شركة التصنيع؛ وإنشاء عمليات وإجراءات التحكم في المستندات وصيانتها وإنفاذها لضمان الإدارة الفعالة وتنظيم مستندات المشروع داخل الشركة؛ وضمان تصنيف المستندات وتخزينها وتوزيعها وأمنها والامتثال للمعايير التنظيمية والصناعية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1) إدارة المشروع

تقديم الدعم الموثوق به لكبار مراقبي المستندات وفرق المشروع في التعامل مع المشاريع الهندسية المعقدة، كممارس أول لإدارة المشاريع، من المراحل الأولية وحتى التنفيذ والإغلاق النهائي المتعلق بالتحكم في المستندات، وهو عنصر لا يتجزأ ومهم للغاية لإدارة المشاريع.

ضمان توافق عملية التحكم في المستندات مع مبادئ إدارة المشاريع والعمليات والمنهجيات المتوافقة بشكل صحيح مع إطار إدارة المشاريع في شركة التصنيع.

ضمان أفضل ممارسات إدارة المشاريع في عملية التحكم في المستندات بالإضافة إلى الأهداف الاستراتيجية لشركة التصنيع.

مساعدة كبار مراقبي المستندات وفرق إدارة المشاريع من خلال عملية التحكم في المستندات الفعالة والمستندة إلى النظام مع ضمان السرية.
حضور اجتماعات المشروع وتقديم التقارير إلى إدارة المشروع العليا بشكل منتظم.
2) إدارة مراقبة المستندات والأرشفة

تقديم المساعدة الفعالة والاستباقية في إدارة دورة الحياة الكاملة لجميع المستندات المتعلقة بالمشروع، والتأكد من تنظيمها بشكل منهجي وتصنيفها بدقة وصيانتها بكفاءة في كل مرحلة من مراحل المشروع - من مراحل التخطيط والتصميم الأولية وحتى التنفيذ والمراقبة والاستكمال النهائي.

المساعدة في الحفاظ على إجراءات وبروتوكولات مراقبة المستندات الشاملة.

المساعدة في تطوير وتصنيف نظام ملفات شامل يدعم كل من التوثيق الإلكتروني والمادي ويسمح باسترجاع المستندات وتتبعها والإشارة إليها بسهولة في أي وقت طوال مدة المشروع.

تقديم الدعم في مراجعة وتحديث نظام إدارة المستندات لضمان أنه يعكس التقدم المستمر للمشروع، وتوفير أرشيف موثوق به وحديث للرجوع إليه أو التدقيق في المستقبل.

المساعدة في التعامل مع الاتصالات المتعلقة بمراقبة المستندات بالتعاون مع جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
إظهار مهارات التخطيط القوية التي تساهم بشكل مباشر في الإنتاجية الإجمالية والدقة والتحسين والفعالية المتعلقة بإدارة مراقبة المستندات.
المساعدة في تصميم وتنفيذ اتفاقيات التسمية المناسبة، وفهرسة، وأرشفة المستندات، وضمان الوصول السلس لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
المساعدة في تنفيذ إجراءات التحكم في المراجعات لتتبع تحديثات المستندات وإصداراتها بدقة.
المساعدة في تنفيذ إجراءات التحكم في الوصول إلى المستندات الحساسة أو السرية، وضمان أن يتمكن فقط الأفراد المصرح لهم من عرضها أو تحريرها.
3) إدارة تدقيق المستندات

تقديم الدعم في إجراء عمليات تدقيق منتظمة لإجراءات وأنظمة التحكم في المستندات لضمان الالتزام بمتطلبات المشروع ومعايير الصناعة.
التأكد من أن جميع المستندات متوافقة مع السياسات الداخلية ومواصفات المشروع.
المساعدة في إجراء فحوصات دورية للتأكد من أرشفة المستندات والتخلص منها وفقًا لسياسات الشركة.
4) إدارة أمان المستندات والسرية

الالتزام الصارم بمبادئ وبروتوكولات مجموعة التحكم في المستندات وضمان سرية وسلامة المستندات الحساسة من خلال تنفيذ تدابير أمنية مناسبة، مثل قيود الوصول والتشفير.
تقديم الدعم في التعامل مع نظام حفظ الملفات الآمن لمنع الوصول غير المصرح به أو التغيير أو فقدان مستندات المشروع المهمة.
مساعدة مديري المشاريع وفرق تكنولوجيا المعلومات لضمان تحديث بروتوكولات الأمان الخاصة بالمستندات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة البكالوريوس أو الدبلوم في أي هندسة

مراقب مستندات معتمد (CDC) (مفضل)

خبرة لا تقل عن:

خبرة من 5 إلى 8 سنوات كمراقب مستندات أو دور مماثل في منظمة واسعة النطاق
سجل حافل في مراقبة المستندات ويفضل في النفط والغاز والبتروكيماويات والهيدروكربون والتكرير والموانئ وإدارة المشاريع

المهارات الخاصة بالوظيفة:

إتقان اللغة الإنجليزية والعربية، تحدثًا وكتابة
إظهار فهم قوي لإدارة المشاريع
فطنة تجارية قوية ومعرفة متعمقة تتعلق بمبادئ ومنهجيات وممارسات إدارة المشاريع
القدرة على العمل بشكل تعاوني مع فرق إدارة المشاريع
القدرة على صياغة وصيانة قوالب المستندات
عقلية تعتمد على البيانات
مهارات حل المشكلات والتخطيط والتنظيم
مهارات قوية في التنسيق والتعاون في الاتصالات والتحليل والتواصل الشخصي