كاتب الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

الالتزام الصارم بإجراءات الشراء في نظام الشراء المركزي والمخزون.

التحقق من رفع أمر الشراء إلى نظام المخزون من قبل الأقسام قبل استلام أي سلع.

التأكد من استلام مذكرة ائتمان قبل إعادة أي إمداد إلى المورد ومن توثيق مذكرة الائتمان هذه.

التأكد من إبلاغ القسم المعني عند استلام السلع وضرورة تحصيلها.

التأكد من إرسال الفواتير مع سجل التحقق من الفواتير إلى قسم الحسابات على أساس يومي.

التأكد من مطابقة أسعار الفواتير مع أوامر الشراء.

التأكد من تنظيم مركبات التوصيل بشكل صحيح للسماح بالتدفق الحر لحركة المرور في منطقة التحميل.

الإبلاغ عن أي اختلافات في السلع مقابل أمر الشراء.

رفع المستندات لإشعار تحصيل الأخطاء.

رفع المستندات الخاصة بالسلع المستلمة بدون فاتورة.

المساعدة في ضمان استلام جميع العناصر بكفاءة في منطقة التحميل والتحقق منها مقابل أمر الشراء/الطلبات.

القيام بمهام التعبئة على أساس يومي.
التواصل مع كبير المضيفين للحفاظ على منطقة تحميل نظيفة ومرتبة.
المساعدة في تغطية أيام السبت حسب الحاجة.
إجراء فحوصات على درجات حرارة الطعام والشاحنة.
التأكد من تسليم الطعام والمواد القابلة للتلف على الفور إلى القسم المناسب.
تقديم المساعدة للمديرين فيما يتعلق بطلب العناصر واستفسارات نظام المخزون حسب الحاجة.
التأكد من الحفاظ على أمن مناطق غرف التخزين.
كن مرنًا في مساعدة الزملاء في المهام.
المشتريات العامة
استلام وتفريغ ومعالجة عمليات التسليم ومحاسبة الشحنات الواردة بناءً على الفواتير وتقارير الاستلام.
استلام البضائع وترتيبها حسب القسم ووضع علامة مناسبة لوضعها في المنشأة وتسليم البضائع إلى القسم المناسب.
التحقق من المخزون المستلم وتتبعه واستكمال تقارير وسجلات المخزون.
مطابقة فواتير الشحن وتقارير الاستلام لضمان دقة العد.
قفل وفتح مناطق تخزين البضائع الآمنة.
المكتب - التخزين/الاستلام
استلام وتخزين وشحن وتسليم الطرود والبريد الوارد والصادر من القسم.
الشحن والاستلام
تأمين غرفة الاستلام ومحتوياتها، وضمان الحفاظ على سلامة الطرود.
اتباع جميع الإرشادات واللوائح الوطنية والولائية والمحلية الخاصة بشحن المواد الخطرة.
التحقق من كمية وحالة الطرود عند الاستلام قبل تسليمها للضيف.
الحفاظ على نظام تتبع دقيق لجميع معاملات الشحن والاستلام، بما في ذلك استلام توقيعات الضيوف على الطرود المستلمة.
شحن جميع البريد والطرود الصادرة.
تحديد المنتج المستلم والمستلم وتحديد قناة التوزيع وتفضيله.
التواصل مع الإدارة المناسبة بشأن أي خسارة أو ضرر في الطرود.
التواصل مع الضيف بشأن الطرود المستلمة، بما في ذلك متابعة المستلم.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مستوى اللغة الإنجليزية:

التحدث والفهم والقراءة والكتابة

التعليم

يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في التمويل أو المحاسبة أو أي مجال آخر ذي صلة.

الخبرة

خبرة لا تقل عن عام واحد في قسم الاستقبال في فندق 5 نجوم

آخرون

مستوى عالٍ من فهم تكنولوجيا المعلومات.
القدرة على استخدام حزمة Microsoft بكفاءة
يلعب جميع الموظفين دورًا حيويًا في برنامج إدارة المخاطر لتحديد المخاطر المرتبطة بمنطقة عملهم والتي تتوافق أيضًا مع وصف وظيفتهم والقضاء عليها حيثما أمكن، إن لم يكن من خلال تطبيق تدابير التحكم، قم بتقليل / تقليل مستوى المخاطر إلى أدنى مستوى ممكن عمليًا.
التعرف على سياسات وإجراءات الصحة والسلامة المهنية وفهمها والتعاون معها والامتثال لها فيما يتعلق بأي تعليمات و/أو إجراءات تتخذها الإدارة لحماية صحتهم وسلامتهم و/أو الامتثال لمتطلبات الصحة والسلامة المهنية ذات الصلة بمكان عملهم.
إبلاغ المشرف المباشر عن أي موقف لديهم سبب للاعتقاد بأنه قد يشكل خطرًا ولا يمكنهم تصحيحه بأنفسهم.
الاستخدام السليم لجميع أجهزة السلامة ومعدات الحماية الشخصية المقدمة والتأكد من صيانتها في حالة صالحة للعمل.

حضور التدريب على الصحة والسلامة المهنية المعمول به والمطلوب في تحليل احتياجات التدريب.

المشاركة بنشاط في التشاور والتواصل بشأن مسائل الصحة والسلامة المهنية

الإبلاغ عن جميع حوادث الصحة والسلامة المهنية والإصابات المرتبطة بالعمل.

عدم التدخل عمدًا أو بتهور في أي شيء أو إساءة استخدامه مثل لافتات السلامة والحواجز الواقية وما إلى ذلك المقدمة في مكان العمل لصالح الصحة والسلامة والرفاهية.