مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

1. إدارة وتنظيم المستندات
حفظ المستندات: تنظيم وصيانة كل من الملفات المادية والإلكترونية، والتأكد من حفظ المستندات وفهرستها بشكل مناسب وإمكانية استرجاعها بسهولة.
تسجيل المستندات: تسجيل وتتبع جميع المستندات الواردة والصادرة، والتأكد من تسجيل جميع السجلات وتخزينها بشكل منهجي.
التحكم في الإصدارات: إدارة مراجعات المستندات، والتأكد من استخدام أحدث الإصدارات المعتمدة فقط من المستندات، بينما يتم أرشفة الإصدارات الأقدم أو التخلص منها بشكل مناسب.
2. توزيع المستندات والتحكم في الوصول إليها
توزيع المستندات: التأكد من أن أصحاب المصلحة المعنيين لديهم إمكانية الوصول إلى المستندات المناسبة من خلال توزيعها على الفرق الداخلية والعملاء والمقاولين وأصحاب المصلحة الآخرين.
التحكم في الوصول: مراقبة والتحكم في الوصول إلى المستندات الحساسة أو السرية، وضمان الامتثال لبروتوكولات الأمن الداخلي ولوائح حماية البيانات.
استرجاع المستندات: توفير استرجاع فعال للمستندات عند الطلب والتأكد من إمكانية الوصول إليها في كل من التنسيقات الرقمية والمادية عند الحاجة.
3. الامتثال والتوحيد القياسي
امتثال المستندات: التأكد من أن جميع المستندات تلبي المعايير التنظيمية والقانونية والتنظيمية. يتضمن ذلك التحقق من التنسيق المناسب وتوقيعات الموافقة والامتثال لإجراءات المشروع أو المنظمة.

توحيد المستندات: تنفيذ إجراءات التحكم في المستندات والحفاظ عليها لضمان الاتساق والدقة عبر جميع المستندات، بما في ذلك القوالب وأنظمة الترقيم واتفاقيات التسمية.

4. التعاون والتنسيق

التنسيق بين الإدارات: العمل مع مختلف الإدارات وفرق المشروع لضمان مشاركة المستندات وتنسيقها عبر الإدارات. قد يتضمن هذا التنسيق مع مديري المشاريع والمهندسين والمعماريين والفرق القانونية وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين.

اتصال أصحاب المصلحة: التواصل مع العملاء والمقاولين والبائعين والشركاء الخارجيين الآخرين فيما يتعلق بعمليات تقديم المستندات وتوزيعها والموافقة عليها.

5. أرشفة المستندات واسترجاعها

الأرشفة: الحفاظ على أرشيف منظم للمستندات المكتملة أو غير النشطة، والتأكد من تخزينها بشكل آمن وبما يتوافق مع المتطلبات التنظيمية.

التخزين طويل الأمد: تنفيذ أنظمة للتخزين الآمن طويل الأمد للمستندات، والتأكد من حمايتها من التلف أو الضياع أو الوصول غير المصرح به.
أنظمة استرجاع المستندات: تطوير وصيانة أنظمة لاسترجاع المستندات المؤرشفة بسهولة وفعالية، وضمان إمكانية الوصول إلى السجلات القديمة عند الحاجة إليها.
6. التدقيق وإعداد التقارير
دعم التدقيق: دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير المستندات المطلوبة في الوقت المناسب وضمان تحديث السجلات ودقتها.
تتبع المستندات: تتبع تقدم المستندات والموافقات والمراجعة لضمان المساءلة والشفافية. تقديم تقارير منتظمة عن حالة المستندات والتحديثات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

05 سنوات من الخبرة في تنسيق جميع الأنشطة المتعلقة بإجراءات التحكم في المستندات، بما في ذلك المستندات الفنية والرسومات والمراسلات التجارية
الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام الشديد بالتفاصيل والمهارات التنظيمية لضمان إدارة المستندات بدقة والحد من الأخطاء.
إدارة الوقت: القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد، وتحديد أولويات عبء العمل، والوفاء بالمواعيد النهائية.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتنسيق مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء فيما يتعلق بالمستندات وحالتها.
حل المشكلات: القدرة على تحديد وحل المشكلات المتعلقة بتناقضات المستندات أو التأخيرات في عملية التحكم في المستندات بسرعة.
المهارات التنظيمية: مستوى عالٍ من القدرة التنظيمية لإدارة مجموعات كبيرة من المستندات والسجلات بشكل فعال.
أرشفة المستندات واسترجاعها
الأرشفة: الحفاظ على أرشيف منظم للمستندات المكتملة أو غير النشطة، والتأكد من تخزينها بشكل آمن ووفقًا للمتطلبات التنظيمية.
التخزين طويل الأمد: تنفيذ أنظمة للتخزين الآمن طويل الأمد للمستندات، والتأكد من حمايتها من التلف أو الضياع أو الوصول غير المصرح به.
أنظمة استرجاع المستندات: تطوير وصيانة أنظمة لاسترجاع المستندات المؤرشفة بسهولة وفعالية، وضمان إمكانية الوصول إلى السجلات القديمة عند الحاجة إليها.
التدقيق وإعداد التقارير
دعم التدقيق: دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير المستندات المطلوبة في الوقت المناسب وضمان تحديث السجلات ودقتها.
تتبع المستندات: تتبع تقدم المستندات والموافقات والمراجعة لضمان المساءلة والشفافية. تقديم تقارير منتظمة عن حالات المستندات والتحديثات.