أخصائي إدارة المشاريع

الأدوار والمسؤوليات

إدارة الميزانية:

إنشاء وإدارة ميزانية للقسم بناءً على متطلبات المشروع لضمان أن تكون الميزانية واقعية وقابلة للإدارة طوال تنفيذ المشروع، كما راقب الإنفاق و

تتبع الميزانية لضمان تخصيص الأموال بشكل صحيح، وتعديلها لأي تكاليف غير متوقعة أو تغييرات في نطاق المشروع.

تحديد الميزانية لكل مشروع بناءً على التكاليف المقدرة، والتأكد من إنفاق الأموال ضمن الميزانية المخصصة.

إدارة المشروع

إعداد نطاق المشروع، بما في ذلك الجوانب الفنية، إذا لزم الأمر.

القدرة على العمل مع المنصات الرقمية المطلوبة لإدارة المشروع.

إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية. تحديد جداول المشروع، وتحديد الجداول الزمنية، ومتطلبات المشروع، والنطاق، والمهام، والميزانية، وتحديد مجالات التحسين المستقبلية.

عقد اجتماعات منتظمة مع الإدارات ذات الصلة لمناقشة المهام والمتطلبات والتكاليف المقدرة، وتقديم تحديثات المشروع، و

مشاركة المعلومات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

تتبع تقدم المشاريع مع الإدارات ذات الصلة وتقييم مراحل المشروع وتقييم حالة كل مشروع بانتظام على أساس أسبوعي وشهري، وفقًا للمواعيد النهائية المحددة سابقًا.

متابعة عملية طرح العطاءات على منصات المشتريات المعتمدة، ومراجعة العروض وتقييمها بناءً على المعايير ذات الصلة.

تقييم تنفيذ المشروع وفقًا للمعايير المحددة مسبقًا والتقييمات الفنية من الإدارة المعنية. الحصول على الموافقات لإعداد شهادات الإنجاز.

النماذج والوثائق:

إعداد وتتبع النماذج المطلوبة على المنصات عبر Vender Hub، COC وجمع المعلومات ونطاق المشروع من الإدارات المتخصصة والحصول على الموافقات لكل إجراء وفقًا لعملية إدارة المشروع.

التأكد من توفير الفواتير وشهادات الإنجاز للمتابعة مع إدارة المالية لمعالجة الدفع.

الإشراف على المخزون:

الإشراف على الإيصال والكأس وتتبع الكميات وفقًا لشروط العقد والمواعيد النهائية.

تخطيط المشروع وتنسيقه:

تحديد نطاق المشروع: العمل مع أصحاب المصلحة لتحديد أهداف المشروع ونتائجه ونطاقه بوضوح. يتضمن ذلك فهم احتياجات وتوقعات العميل أو الفريق والتأكد من أن المشروع يتماشى مع هذه الأهداف.
إنشاء خطط المشروع: قم بتطوير خطط مفصلة للمشروع تحدد الخطوط الزمنية والمهام والمعالم والموارد والميزانيات والمخاطر المحتملة. تأكد من أن المشروع منظم بشكل جيد ومنظم لتلبية المواعيد النهائية والأهداف.
تخصيص الموارد: قم بتخصيص الموارد، مثل الموظفين والمعدات والمواد، وتأكد من توفرها عند الحاجة إليها. قم بالتنسيق مع الإدارات أو الفرق المختلفة لضمان حصولهم على الدعم اللازم لتنفيذ مهامهم.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في الإدارة أو إدارة الأعمال.

سنوات الخبرة المطلوبة:

● 3 سنوات في إدارة المشاريع

● شهادة PMP وPMI.
تنفيذ المشروع ومراقبته:
إدارة أنشطة المشروع: الإشراف على الأنشطة اليومية للمشروع، والتأكد من إكمال المهام وفقًا لخطة المشروع. ويشمل ذلك تعيين المهام لأعضاء الفريق، وضمان التعاون الفعال، ومراقبة التقدم.
تتبع التقدم: مراقبة وتتبع تقدم المشروع بانتظام، والتأكد من بقائه على المسار الصحيح من حيث الوقت والميزانية والنطاق. ويتضمن ذلك استخدام أدوات وبرامج إدارة المشروع لتتبع المعالم والمنتجات النهائية.
حل المشكلات: تحديد ومعالجة أي مشكلات أو عقبات تنشأ أثناء تنفيذ المشروع. وقد يتضمن ذلك حل النزاعات، أو إدارة المخاطر، أو إيجاد حلول للتحديات غير المتوقعة التي تهدد الجداول الزمنية للمشروع أو جودته.
إدارة الميزانية والتكاليف:
تطوير الميزانية: العمل مع أصحاب المصلحة لإنشاء وإدارة ميزانية المشروع، والتأكد من تخصيص الموارد بكفاءة واحترام قيود التكلفة.
التحكم في التكاليف: مراقبة نفقات المشروع والتأكد من بقاء المشروع ضمن الميزانية. تحديد أي مجالات قد تحدث فيها تجاوزات في التكاليف واتخاذ إجراءات تصحيحية للحفاظ على المشروع على المسار المالي الصحيح.
التقارير المالية: تقديم تقارير مالية منتظمة لأصحاب المصلحة، مع توضيح حالة نفقات المشروع وأي اختلافات عن الميزانية المخطط لها.
إدارة المخاطر:

تحديد المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة للمشروع بشكل استباقي، بما في ذلك تأخيرات الجدولة، أو نقص الموارد، أو العقبات غير المتوقعة.
تقييم المخاطر والتخفيف منها: وضع استراتيجيات للتخفيف من المخاطر المحددة أو تجنبها. ويشمل ذلك إنشاء خطط الطوارئ ومعالجة المخاطر عند ظهورها أثناء المشروع.
إدارة التغيير: التعامل مع أي تغييرات في النطاق أو الموارد أو الأهداف من خلال تعديل خطة المشروع وإدارة توقعات أصحاب المصلحة. تأكد من توثيق أي تغييرات وإبلاغها بشكل فعال.