مساعد المدير العام

الأدوار والمسؤوليات

الدعم الإداري:

إدارة تقويم المدير العام، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.

التعامل مع المراسلات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل، نيابة عن المدير العام.

إعداد وتوزيع أجندات الاجتماعات والمحاضر والتقارير.

التوثيق والتقارير:

المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية المختلفة.

الحفاظ على السجلات الدقيقة وأنظمة الملفات لسهولة استرجاع المعلومات.

تجميع وتحليل البيانات للتقارير والعروض التقديمية.

تنسيق الاجتماعات:

تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك اجتماعات اللجنة التنفيذية واجتماعات الأقسام.

حضور الاجتماعات، وتدوين الملاحظات، وضمان متابعة بنود العمل.

علاقات الضيوف:

التعامل مع طلبات ضيوف كبار الشخصيات وضمان تلبية احتياجاتهم.

تنسيق الترتيبات الخاصة لضيوف كبار الشخصيات وضمان مستوى عالٍ من الخدمة.

إدارة المشاريع:

المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة حسب توجيهات المدير العام.

التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان تلبية معالم المشروع.
التواصل:

العمل كحلقة وصل بين المدير العام وموظفي الفندق الآخرين والضيوف والشركاء الخارجيين.

ضمان التواصل الفعال وتدفق المعلومات داخل الفندق.

حل المشكلات وحل القضايا:

معالجة أي مشكلات أو مخاوف تنشأ وإيجاد حلول فعالة.

التأكد من إبلاغ المدير العام بأي مشكلات مهمة.

تخطيط وتنسيق الفعاليات:

المساعدة في التخطيط وتنفيذ فعاليات ووظائف الفندق.

التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان تنفيذ الحدث بنجاح.

الإدارة التشغيلية:
الإشراف على العمليات اليومية: إدارة الأنشطة اليومية للمنظمة أو الإدارات المحددة، والتأكد من سير العمليات بسلاسة وتحقيق الأهداف.

الإشراف على الموظفين: الإشراف على مديري الأقسام أو الموظفين وتوجيههم، وتوفير القيادة والدعم والتدريب. والتأكد من أن الموظفين يؤدون واجباتهم بكفاءة وبما يتماشى مع توقعات الشركة.

تخصيص الموارد: التأكد من تخصيص الموارد (الموظفين والمعدات والإمدادات) بشكل مناسب لتلبية الاحتياجات التشغيلية للمنظمة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مهارات اتصال قوية:

القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع المدير العام وموظفي الفندق والضيوف.

المهارات التنظيمية:

إدارة مهام متعددة والحفاظ على سجلات مفصلة بكفاءة.

الاهتمام بالتفاصيل:

ضمان الدقة في التوثيق والجدولة.

المهارات الشخصية:

بناء التفاهم والحفاظ على العلاقات مع الضيوف والزملاء.

مهارات حل المشكلات:

معالجة المشكلات وحلها بسرعة وفعالية.

التكتم والسرية:

التعامل مع المعلومات الحساسة بتكتم والحفاظ على السرية.

يتطلب العمل كمساعد تنفيذي للمدير العام في فندق فاخر دولي مزيجًا من مهارات الاتصال والتنظيم وحل المشكلات القوية. هذا الدور ضروري لضمان قدرة المدير العام على التركيز على المبادرات الاستراتيجية بينما تتم معالجة المهام الإدارية اليومية بكفاءة

ما نحتاجه منك

من الناحية المثالية، سيكون لديك بعض أو كل الكفاءات والخبرات التالية التي نبحث عنها:

درجة البكالوريوس أو مؤهل تعليمي عالٍ أو ما يعادله في إدارة الفنادق / إدارة الأعمال
خبرة سابقة لمدة عامين إلى ثلاثة أعوام في دور مماثل
خلفية سلسلة فنادق فاخرة دولية
خبرة في دول مجلس التعاون الخليجي
مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية
يفضل إتقان اللغة العربية