موظفة استقبال محلية وطنية

الأدوار والمسؤوليات

استقبال وتسجيل وتسجيل دخول وخروج الضيوف وفقًا لعلامة الفندق التجارية والمتطلبات القانونية وإدخال تفاصيل الضيوف في نظام إدارة الممتلكات
التعرف على جميع غرف الضيوف لضمان زيادة مبيعات الغرف وفقًا لاستراتيجيات البيع
التعرف على الوظائف والمرافق والعروض الترويجية والأحداث التي تجري في الفندق
معالجة جميع معاملات المحاسبين وفقًا لمعايير المحاسبة في مكتب الاستقبال.
المسؤول عن التوفير وضمان الالتزام بجميع إجراءات المحاسبة.
استقبال ومعالجة وتأكيد جميع الحجوزات سواء كانت واردة أو صادرة
الإلمام الكامل بغرف الفندق وتوافرها وأسعارها والقدرة على البيع وفقًا لذلك
اتباع جميع سياسات وإجراءات الائتمان
الحفاظ على جميع الوثائق حسب الحاجة
التنسيق ومتابعة أي إجراءات مطلوبة للضيوف
التحكم في تخصيص الغرف ومراقبتها
التعامل بأدب مع جميع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة للضيوف والموظفين
الإلمام الكامل بجميع إجراءات الطوارئ في الفندق
ضمان الفوترة الصحيحة لجميع رسوم الهاتف للضيوف ومراقبة جميع ملحقات الإدارة
معالجة مكالمات الاستيقاظ
الحفاظ على نظام البريد الصوتي للضيوف ونظام الرسائل اليدوية
الحفاظ على جميع المعدات الإضافية المطلوبة لجميع الاتصالات الصوتية
استقبال استفسارات الضيوف والتعامل معها وتسجيلها بشكل مناسب
التنسيق مع الأقسام ذات الصلة بشأن جميع العناصر بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر معطلة، ويحتاج الضيوف إلى الصيانة والتجديد.
الحفاظ على سجل الطرود واتباع الإجراءات.
الحفاظ على سجل لجميع المفاتيح الواردة / الصادرة.
الحفاظ على خصوصية الضيوف فيما يتعلق بأرقام الغرف والأسماء والجنسيات وما إلى ذلك.

جرد صناديق الأمانات أسبوعيًا.

تحديث بطاقات تسجيل الضيوف وتحديث ملف تعريف الضيوف.

الإبلاغ عن أي شيء يعتبر خطرًا على الصحة أو السلامة والتعرف على سياسة الصحة والسلامة في فنادق كراون بلازا

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. مهارات الاتصال:
التواصل اللفظي: مهارات اتصال لفظي قوية للتعامل مع الزوار والعملاء والموظفين بشكل فعال. تعتبر النبرة الودية والمهنية مهمة لخلق انطباع أولي إيجابي.

التواصل الكتابي: مهارات اتصال كتابي واضحة وموجزة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والمراسلات الأخرى.

الاستماع النشط: القدرة على الاستماع باهتمام والرد على الاستفسارات أو الطلبات بشكل مناسب.

2. خدمة العملاء:

المهارات الشخصية: المهارات الشخصية الممتازة ضرورية لبناء علاقة طيبة مع الزوار والعملاء.

حل النزاعات: القدرة على التعامل مع المواقف الصعبة أو المجهدة، مثل إدارة الزوار المنزعجين أو التعامل مع الاستفسارات العاجلة، مع الحفاظ على الاحتراف.

3. التنظيم وإدارة الوقت:

تعدد المهام: يحتاج موظفو الاستقبال إلى التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، مثل الرد على الهواتف، وترحيب الزوار، وإدارة الأوراق، وكل ذلك مع الحفاظ على الكفاءة.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في الجدولة والرسائل والتعامل مع المستندات أمر ضروري لتجنب الأخطاء وسوء التواصل.
تحديد الأولويات: القدرة على تحديد أولويات المهام بناءً على الإلحاح والأهمية، وضمان إكمال المهام الحرجة على الفور.
4. مهارات الكمبيوتر ومعدات المكتب:

برامج المكتب: الكفاءة في استخدام برامج المكتب الشائعة مثل Microsoft Office (Word وExcel وOutlook) وأدوات إدارة المكتب.

أنظمة الهاتف: الشعور بالراحة في استخدام أنظمة الهاتف متعددة الخطوط، والرد على المكالمات، وتحويلها، وتلقي الرسائل.

إدخال البيانات: المعرفة الأساسية ببرامج وأنظمة إدخال البيانات لإدارة معلومات العملاء والمواعيد والسجلات.
5. الاحتراف والمظهر:
السلوك المهني: موظف الاستقبال هو وجه الشركة، لذا فإن الحفاظ على مظهر وموقف مهذبين واحترافيين أمر ضروري.

الموثوقية والالتزام بالمواعيد: تعد الموثوقية في الحضور في الوقت المحدد والثقة أمرًا بالغ الأهمية في هذا الدور الذي يتطلب التعامل المباشر مع العملاء.