تنفيذي الفعاليات

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مسؤول تنفيذي للأحداث متخصص في بيع وتخطيط وتنظيم الأحداث المؤسسية والمؤتمرات والمناسبات الخاصة، مع ضمان التخطيط الدقيق لكل التفاصيل لتجاوز توقعات العملاء.

المسؤوليات:

القدرة على التعامل بشكل مستقل مع الأحداث من مختلف القطاعات (الاجتماعية والشركاتية وخدمات التموين الخارجية)
إعداد المقترحات والعقود وخطط العمل التجارية والحفاظ على السجلات وإنشاء التقارير المتعلقة بالأحداث.
التعامل مع أي مشكلات أو تحديات تنشأ قبل أو أثناء الأحداث، مثل التغييرات في اللحظة الأخيرة أو الصعوبات الفنية أو شكاوى الضيوف.

توليد المبيعات والإيرادات من خلال الترويج لخدمات الأحداث والتفاوض على العقود وتعظيم الإيرادات مع تلبية احتياجات العملاء ضمن قيود الميزانية.

ضمان حصول الضيوف الذين يحضرون الأحداث في الفندق على تجربة إيجابية من خلال تقديم خدمة عملاء ممتازة ومعالجة أي مخاوف على الفور.

1. تخطيط وتنسيق الأحداث
تطوير المفاهيم: العمل مع العملاء أو أصحاب المصلحة الداخليين لفهم أهداف الحدث وموضوعاته وأهدافه. تطوير مفاهيم وخطط إبداعية للأحداث تتوافق مع هذه الأهداف.
جدولة الأحداث: تخطيط الجداول الزمنية للأحداث، بما في ذلك المعالم الرئيسية والمواعيد النهائية وجداول أيام الحدث. تأكد من إكمال جميع المهام في الوقت المحدد.
إدارة الميزانية: إنشاء وإدارة ميزانيات الأحداث، وتتبع التكاليف وضمان بقاء الحدث ضمن الحدود المالية. التفاوض مع الموردين والبائعين لتأمين أفضل الأسعار للخدمات.
اختيار المكان: البحث والتوصية بالأماكن المناسبة بناءً على متطلبات الحدث، مثل الموقع والسعة ووسائل الراحة. التنسيق مع إدارة المكان للحجز والخدمات اللوجستية.
إدارة قائمة الضيوف: تطوير قوائم الضيوف والحفاظ عليها، بما في ذلك إرسال الدعوات وتتبع الردود والتنسيق مع الضيوف قبل الحدث وبعده.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة البكالوريوس
خبرة مثبتة (سنتان أو أكثر) في مبيعات وتخطيط الفعاليات، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية.

متحدث باللغة العربية، ويفضل أن تكون أنثى

مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام لا تشوبه شائبة بالتفاصيل.

مهارات تواصل وتواصل ممتازة.

القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط وإدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.

إتقان برامج إدارة الفعاليات

المرونة في العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات حسب الحاجة.

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة جوانب متعددة من الحدث في وقت واحد، بما في ذلك التخطيط والتنسيق والتنفيذ.

الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من التعامل مع جميع جوانب الحدث، من الخدمات اللوجستية إلى تجربة الضيف، بدقة وعناية.

حل المشكلات: التفكير السريع والقدرة على حل التحديات أو المشكلات غير المتوقعة التي قد تنشأ قبل أو أثناء الحدث.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية، وخاصة في التعامل مع العملاء والبائعين والضيوف وأعضاء الفريق.

الإبداع: القدرة على التفكير بشكل إبداعي لتطوير مفاهيم فريدة وجذابة للحدث تتوافق مع أهداف العميل أو العلامة التجارية.
مهارات التفاوض: مهارة التفاوض على العقود مع البائعين والموردين والأماكن لتأمين أفضل الشروط والأسعار الممكنة.

إدارة الميزانية والمالية: الكفاءة في إدارة ميزانيات الفعاليات وتتبع النفقات وضمان تنفيذ الفعاليات ضمن القيود المالية.

إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الجداول الزمنية الضيقة، وضمان تنفيذ الفعاليات في الوقت المحدد.

الكفاءة التكنولوجية: الإلمام ببرامج إدارة الفعاليات وأنظمة الحجز وأدوات الاتصال، بالإضافة إلى الكفاءة الأساسية في وسائل التواصل الاجتماعي ومنصات التسويق.