منسق الدعم الإداري

الأدوار والمسؤوليات

انضم إلى شركة القدية للاستثمار بصفتك منسقًا/منسقًا أول للدعم الإداري وكن جزءًا من مشروع مبتكر يهدف إلى إعادة تعريف الترفيه في المملكة العربية السعودية. في هذا الدور المحوري، ستقدم مساعدة إدارية شاملة لمختلف الفرق، مما يضمن الكفاءة التشغيلية ويدعم بيئة عمل تعاونية.

ستلعب خبرتك في التنظيم والاتصال دورًا حيويًا في تبسيط العمليات وتعزيز الإنتاجية عبر الإدارات.

المسؤوليات

الدعم الإداري: تقديم المساعدة والدعم للمستشارين القانونيين في القسم، بما في ذلك إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، وإعداد المستندات، ومعالجة المراسلات
حفظ السجلات وإدارة المستندات: الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة للمستندات القانونية والعقود والملفات وغيرها من المواد المهمة، بما في ذلك إنشاء وصيانة أنظمة الملفات وقواعد البيانات الرقمية ومنصات إدارة المستندات
الميزانية والإدارة المالية: المساعدة في الأمور المالية المتعلقة بالقسم، مثل مراقبة الميزانيات ومعالجة الفواتير وتتبع النفقات والتنسيق مع فريق التمويل أو المحاسبة
إدارة الموارد: إدارة موارد القسم، بما في ذلك اللوازم المكتبية والمعدات والبرامج والاشتراكات. قد يتضمن ذلك المشتريات وإدارة المخزون والتنسيق مع البائعين ذوي الصلة
التواصل والتنسيق: تسهيل التواصل الفعال داخل القسم ومع أصحاب المصلحة الخارجيين. يمكن أن يشمل ذلك إدارة الاتصالات الداخلية وتنسيق الاجتماعات والفعاليات والعمل كنقطة اتصال للاستفسارات أو الطلبات
تنسيق المشروع: دعم تنسيق وإدارة المشاريع القانونية، بما في ذلك تتبع الجداول الزمنية للمشروع والمعالم والمنتجات النهائية
المهام الإدارية العامة: التعامل مع الواجبات الإدارية اليومية، مثل إدارة المراسلات الواردة والصادرة، وتنسيق ترتيبات السفر، ومعالجة تقارير النفقات، والحفاظ على التقويمات الإدارية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة
خبرة لا تقل عن سنة واحدة في أدوار الدعم الإداري أو التنسيق
مهارات تنظيمية قوية ومتعددة المهام مع الاهتمام الشديد بالتفاصيل
مهارات ممتازة في الاتصال الشفهي والكتابي
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook)
القدرة على العمل بشكل تعاوني في بيئة فريق مع القدرة على العمل بشكل مستقل
مهارات حل المشكلات والقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة
إحساس قوي بالتقدير والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة
الخبرة في أدوات/برامج إدارة المشاريع ميزة إضافية
خبرة في الفواتير.

موقف إيجابي والتزام قوي بتقديم دعم استثنائي
تنسيق المشروع: دعم تنسيق وإدارة المشاريع القانونية، بما في ذلك تتبع الجداول الزمنية للمشروع والمعالم والمنتجات النهائية
المهام الإدارية العامة: التعامل مع المهام الإدارية اليومية، مثل إدارة المراسلات الواردة والصادرة، وتنسيق ترتيبات السفر، ومعالجة تقارير النفقات، والحفاظ على التقويمات الإدارية