سكرتير أول
صاحب العمل نشط
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
شارك هذه الوظيفة
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
تبحث شركة بارسونز عن سكرتير أول ودعم أعمال موهوب بشكل مذهل للانضمام إلى فريقنا!
ما ستقوم به
إدارة المهام والعمليات الإدارية اليومية وتنسيق جميع أنشطة الإدارة العامة للمكتب.
حضور الاجتماعات، وتدوين المحاضر التفصيلية، وتسجيل عناصر العمل.
الحفاظ على مستودع منظم لوثائق الحوكمة.
جمع الإحصائيات والبيانات العامة؛ ومراجعة وتحليل ودمج المعلومات في تقارير ثابتة للاستخدام داخل المجموعة وخارجها. قد تكون هذه التقارير في شكل جدول بيانات أو رسوم بيانية، أو معالجة نصوص بأسلوب سردي. قد يكون مسؤولاً عن التحقق من البيانات المجمعة مثل مطابقة فواتير الموردين مع نسخ الملفات.
قد يكون مسؤولاً عن الحصول على البيانات اللازمة لإكمال ميزانية النفقات العامة للمجموعة والتقارير المتكررة المرتبطة بها.
إنشاء وصيانة دليل الأشخاص المعينين للمجموعة؛ وتحديث أرقام الهاتف والموقع؛ وتتبع ساعات الإجازات المدفوعة الأجر التي تم أخذها والمتوقع أخذها، والحفاظ على السير الذاتية محدثة، إذا كانت مناسبة للمجموعة.
إجراء ترتيبات السفر وإعداد المستندات ومواد العرض والمرافق للاجتماعات.
تسهيل عملية استقبال الموظفين الجدد بكفاءة، بما في ذلك ترتيب الإقامة والنقل حسب الحاجة.
الحفاظ على الملفات والسجلات السرية وتنظيمها، وضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائحها.
الإشراف على عمليات التوجيه ومراقبة التقدم.
أداء أي مهام أخرى ذات صلة حسب الحاجة.
تسهيل عملية استقبال الموظفين الجدد بكفاءة، بما في ذلك ترتيب الإقامة والنقل حسب الحاجة.
الحفاظ على الملفات والسجلات السرية وتنظيمها، وضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائحها.
الإشراف على عمليات التوجيه ومراقبة التقدم.
أداء أي مهام أخرى ذات صلة حسب الحاجة.
الملف الشخصي المرغوب للمرشح
يُفضل إتمام دبلوم المدرسة الثانوية أو درجة البكالوريوس ذات الصلة بنجاح ولكن ليس ضروريًا.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور إداري، وإدارة مهام إدارية مختلفة.
مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين الإنجليزية والعربية.
خبرة مثبتة في حجز وتنسيق أماكن الإقامة والنقل.
مهارات كمبيوتر قوية، وخاصة في مجموعة MS Office (Word وExcel وPowerPoint).
إجراء ترتيبات السفر وإعداد المستندات ومواد العرض والمرافق للاجتماعات.
تسهيل عملية التوجيه الفعّالة للموظفين الجدد، بما في ذلك ترتيب أماكن الإقامة والنقل حسب الحاجة.
الحفاظ على الملفات والسجلات السرية وتنظيمها، وضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائحها.
الإشراف على عمليات التوجيه ومراقبة التقدم.
أداء أي مهام أخرى ذات صلة حسب الحاجة.
نوع التوظيف
دوام كامل
