Senior Warranty Officer

الأدوار والمسؤوليات

بصفتك مسؤول ضمان، ستكون مسؤولاً عن الإشراف على مطالبات الضمان وإدارتها داخل مؤسستنا. ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان معالجة مطالبات الضمان بدقة وكفاءة، مع الحفاظ على مستويات عالية من رضا العملاء. يتطلب هذا المنصب اهتمامًا قويًا بالتفاصيل، ومهارات اتصال ممتازة، والقدرة على العمل بشكل فعال في بيئة سريعة الخطى.

المسؤوليات

مراجعة مطالبات الضمان المقدمة من العملاء والتحقق منها
التنسيق مع الموردين والبائعين لجمع المعلومات اللازمة لمعالجة المطالبات
التحقيق في أي تناقضات أو مشكلات تتعلق بمطالبات الضمان وحلها
الحفاظ على سجلات مطالبات الضمان وتحديثها في قاعدة البيانات الخاصة بنا
التعاون مع مختلف الإدارات لتحديد وتنفيذ التحسينات في عملية مطالبات الضمان
إجراء عمليات تدقيق منتظمة لضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الضمان
تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب حول اتجاهات مطالبات الضمان ومقاييس الأداء
معالجة مطالبات الضمان:

مراجعة مطالبات الضمان المقدمة من العملاء، والتأكد من تضمين جميع الوثائق اللازمة (على سبيل المثال، إثبات الشراء، والأرقام التسلسلية للمنتج).
التحقق من صحة مطالبات الضمان بناءً على سياسات وإجراءات الضمان الخاصة بالشركة.
معالجة مطالبات الضمان المعتمدة، والتأكد من إصلاح المنتجات أو استبدالها وفقًا لشروط الضمان.
دعم العملاء والتواصل:

التواصل مع العملاء للإقرار باستلام مطالبات الضمان وتقديم تحديثات حول حالة مطالباتهم.
معالجة استفسارات العملاء أو مخاوفهم أو مشكلاتهم المتعلقة بتغطية الضمان أو حالة المطالبة أو عيوب المنتج.
تقديم إرشادات للعملاء حول كيفية تقديم مطالبات الضمان أو استكشاف المشكلات الشائعة وإصلاحها.
صيانة المستندات والسجلات:

الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لمطالبات الضمان، بما في ذلك معلومات العملاء وحالة المطالبة والنتائج.
التأكد من تنظيم المستندات والتقارير المتعلقة بالضمان وتخزينها وفقًا لسياسة الشركة للرجوع إليها في المستقبل والتدقيق فيها.
التنسيق مع الإدارات الأخرى:

العمل بشكل وثيق مع القسم الفني أو قسم الخدمة لضمان إصلاح أو استبدال المنتجات المعيبة في الوقت المناسب.
التعاون مع فريق المخزون للتحقق من توفر المنتجات البديلة أو الأجزاء المطلوبة لاستيفاء الضمان.
التنسيق مع قسم المالية لمعالجة المبالغ المستردة أو تعديلات الائتمان المتعلقة بمطالبات الضمان.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
خبرة مثبتة في إدارة الضمان أو دور مماثل
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة
مهارات اتصال وتواصل فعالة
القدرة على العمل بشكل مستقل وفي بيئة فريق
إتقان مجموعة Microsoft Office وتطبيقات البرامج الأخرى ذات الصلة
يفضل معرفة قوانين وأنظمة الضمان
قدرات قوية على حل المشكلات والتحليل
القدرة على تعدد المهام وإعطاء الأولوية للمواعيد النهائية المتنافسة
معرفة مبادئ خدمة العملاء وأفضل الممارسات
الخبرة السابقة في خدمة العملاء أو إدارة المنتجات أو دور التعامل مع الضمان مرغوبة للغاية.

الخبرة في العمل في صناعات مثل الإلكترونيات أو السيارات أو الأجهزة المنزلية مفيدة.

المهارات:

فهم قوي لعمليات الضمان والسياسات، بما في ذلك اللوائح الخاصة بالصناعة.

مهارات اتصال جيدة للتعامل مع استفسارات العملاء، وشرح تغطية الضمان، وتوفير تحديثات الحالة.

القدرة على تقييم المنتجات المعيبة وفهم الجوانب الفنية لفشل المنتج (قد يتم توفير التدريب).

الكفاءة في استخدام برامج إدارة الضمان والأدوات الأخرى ذات الصلة لتتبع المطالبات وإنشاء التقارير.
مهارات تنظيمية قوية للتعامل مع مطالبات الضمان المتعددة والحفاظ على الوثائق الدقيقة.