تنفيذي مكتب الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن موظف استقبال منظم للغاية ويركز على العملاء للانضمام إلى فريقنا. بصفتك موظف الاستقبال، ستكون مسؤولاً عن خلق جو دافئ وترحيبي لجميع الزوار والضيوف. ستضمن مهارات الاتصال الاستثنائية والسلوك المهني التعامل مع جميع التفاعلات بكفاءة وبأقصى قدر من العناية. هذه فرصة مثيرة لتكون وجه شركتنا وتلعب دورًا حيويًا في توفير تجربة متميزة لعملائنا.

المسؤوليات

الترحيب بجميع الضيوف والزوار بسلوك ودود ومهني.
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها بشكل مناسب.
الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة، والتأكد من تزويدها بالإمدادات الضرورية.
جدولة المواعيد وإدارة التقويمات للمديرين التنفيذيين وأعضاء الموظفين.
الرد على رسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات في الوقت المناسب.
التعامل مع شكاوى العملاء أو المشكلات وحلها بطريقة هادئة ومتفهمة.
المساعدة في المهام الإدارية مثل التسجيل والمسح الضوئي وإدخال البيانات.
استقبال العملاء والترحيب بهم:

الترحيب بالزوار والضيوف عند الوصول بطريقة احترافية وودية.
التأكد من أن الضيوف يشعرون بالترحيب وتزويدهم بالمعلومات الأولية عن الشركة أو المرافق.
التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني:

الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها، والتأكد من توجيه جميع المكالمات إلى القسم أو الشخص المناسب.
الرد على الاستفسارات عبر البريد الإلكتروني وتقديم المعلومات أو المساعدة حسب الحاجة.
الجدولة والمواعيد:

إدارة وجدولة المواعيد أو الاجتماعات أو حجوزات غرف الاجتماعات للموظفين أو العملاء.
الحفاظ على تقويم محدث وإبلاغ جميع الأطراف المعنية بأي تغييرات في الجدول.
إدارة الزوار:

تسجيل الزوار والتأكد من تسجيل دخولهم وتزويدهم بشارات الزوار إذا لزم الأمر.
إخطار الموظفين المعنيين بوصول الضيوف وتوجيه الزوار إلى الأقسام المناسبة.
الدعم الإداري:

أداء المهام الإدارية العامة مثل التسجيل والكتابة وإدخال البيانات والحفاظ على سجلات المكتب.
المساعدة في المراسلات المكتبية، بما في ذلك التعامل مع عمليات التسليم والبريد الصادر.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة مثبتة في دور خدمة العملاء، ويفضل أن تكون في مكتب الاستقبال أو الاستقبال.
مهارات تواصل وتواصل شخصية ممتازة، مع القدرة على نقل المعلومات بوضوح وفعالية.
قدرات تنظيمية وتعدد مهام قوية للتعامل مع مسؤوليات مختلفة في وقت واحد.
إتقان استخدام مجموعة Microsoft Office وبرامج الإدارة الأخرى.
القدرة على البقاء هادئًا وهادئًا تحت الضغط، والحفاظ على خدمة عملاء ممتازة في جميع المواقف.
الاهتمام بالتفاصيل والدقة عند التعامل مع الوثائق والمعلومات الحساسة.
المظهر والسلوك المهني، مع شخصية ودودة وسهلة التعامل.
مهارات اتصال ممتازة (شفهيًا وكتابيًا).
قدرات تعدد مهام قوية مع القدرة على تحديد أولويات المهام بكفاءة.
إتقان مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook) ومعدات المكتب الأساسية.
القدرة على إدارة أنظمة الهاتف وبرامج الحجز إذا لزم الأمر.
المهارات الشخصية:

مهارات تواصل وتواصل شخصية قوية مع التركيز على جعل الزوار يشعرون بالترحيب.
الاهتمام بالتفاصيل، وضمان الدقة في السجلات والاتصالات.
المظهر والسلوك المهني.
السمات السلوكية:

الدقة والموثوقية والمرونة مع موقف إيجابي.
القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف الصعبة بهدوء واحترافية.
مهارات تنظيمية قوية ونهج استباقي لحل المشكلات.