كاتب إداري

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن فرد منظم للغاية ومهتم بالتفاصيل للانضمام إلى فريقنا كموظف إداري. بصفتك موظفًا إداريًا، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان التشغيل السلس لمكتبنا من خلال تقديم الدعم الإداري لمختلف الإدارات. ستكون قدرتك على أداء مهام متعددة، وإعطاء الأولوية للمهام، والحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة أمرًا ضروريًا في هذا الدور.

المسؤوليات

المساعدة في مهام المكتب العامة، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وترحيب الزوار.
إدارة اللوازم المكتبية المختلفة، والتأكد من تخزينها وتوافرها بسهولة.
معالجة وتوزيع البريد والطرود الواردة والصادرة.
صيانة وتحديث قواعد بيانات وسجلات الشركة.
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد.
المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.
التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وسرية.
أداء مهام إدارية أخرى حسب التكليف.

الدعم الإداري:

أداء المهام الإدارية العامة مثل إدخال البيانات والتصوير والمسح الضوئي وترتيب المستندات.

الحفاظ على سجلات المكتب والملفات وقواعد البيانات وتحديثها بدقة.
إدارة المراسلات:

التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والخطابات.
توجيه الاستفسارات إلى أعضاء الفريق المناسبين ومتابعة الردود.
تنظيم المكتب:

إدارة مخزون اللوازم المكتبية ووضع الطلبات عند الضرورة.
التأكد من أن بيئة المكتب منظمة ومواتية للإنتاجية.
الجدولة والتنسيق:

المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد والفعاليات.
تنسيق ترتيبات السفر وإعداد برامج السفر.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله.
خبرة مثبتة في دور إداري.
مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
القدرة على التعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
الاهتمام بالتفاصيل ومستوى عالٍ من الدقة.
مهارات شخصية قوية والقدرة على العمل بشكل جيد ضمن فريق.
القدرة على الحفاظ على المعلومات السرية.
معرفة معدات المكتب، بما في ذلك الطابعات والماسحات الضوئية وآلات النسخ.
المهارات الفنية:

إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).
الكفاءة في استخدام معدات المكتب مثل الطابعات والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس.
معرفة برامج إدخال البيانات وحفظ السجلات.
المهارات الشخصية:

قدرات تنظيمية ومتعددة المهام قوية.
مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على حل المشكلات.
السلوك المهني والتوجه نحو خدمة العملاء.