المدير

الأدوار والمسؤوليات

استلام وتسليم المعاملات الصادرة والواردة من وإلى المكتب.
تنظيم الاجتماعات والمواعيد والمهام اليومية لمدير المكتب.
إعداد غرف الاجتماعات والأجندات واستقبال المكالمات الهاتفية.
أرشفة المراسلات المكتبية وتنظيم وجدولة اجتماعات المكتب.
أداء أي مهام أخرى يكلفه بها المدير المباشر ضمن نطاق مسؤوليات الوظيفة.
إدارة عمليات المكتب:
الإشراف على سير العمل اليومي للمكتب، وضمان سير العمل بسلاسة.
تنظيم وصيانة أنظمة المكتب (على سبيل المثال، أنظمة الملفات وتخزين المستندات).
التأكد من صيانة معدات المكتب واللوازم وتخزينها بشكل جيد.
الجدولة وإدارة التقويم:
ترتيب الاجتماعات والمواعيد ومسارات السفر للمديرين التنفيذيين أو أعضاء الفريق.
تنسيق وجدولة المقابلات والمؤتمرات والأحداث الأخرى.
التواصل:
العمل كحلقة وصل بين الأقسام والعملاء والبائعين والشركاء الخارجيين.
التعامل مع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من أشكال الاتصال، وضمان الاستجابات في الوقت المناسب.
إعداد التقارير والمذكرات ومواد الاتصال الأخرى.
إدارة المستندات:

ضمان التوثيق السليم وتسجيل السجلات والتقارير والمستندات المهمة الأخرى.

صيانة وتحديث قواعد البيانات أو الأنظمة المستخدمة لتتبع وإدارة المستندات.

دعم الموارد البشرية:

المساعدة في دمج الموظفين الجدد، والحفاظ على سجلات الموظفين، وإدارة الحضور.

المساعدة في إعداد التقارير المتعلقة بالموارد البشرية (على سبيل المثال، الرواتب والإجازات والأداء).

دعم الموارد البشرية:

المساعدة في دمج الموظفين الجدد، والحفاظ على سجلات الموظفين، وإدارة الحضور.

المساعدة في إعداد التقارير المتعلقة بالموارد البشرية (على سبيل المثال، الرواتب والإجازات والأداء).

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

- درجة جامعية في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.

دورات تدريبية في إدارة المكاتب والأعمال السكرتارية.

إتقان اللغة العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة.

إتقان استخدام برامج الكمبيوتر (مايكروسوفت أوفيس).

القدرة على تشغيل أجهزة الطباعة، وماسحات المستندات، وآلات التجليد، وأنظمة أرشفة الملفات بمستوى جيد من الكفاءة.

إتقان برامج إدارة المكاتب (مثل، مايكروسوفت أوفيس، إكسل، أوت لوك، إلخ).

المعرفة الأساسية بالشبكات والبنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات (لأدوار المسؤول الفني).

القدرة على استكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل المشكلات الإدارية بشكل مستقل.

إدارة قواعد البيانات والتعرف على أدوات المكتب المختلفة أو أنظمة إدارة علاقات العملاء.

الجدولة وإدارة التقويم: تنظيم الاجتماعات والمواعيد والسفر لأغراض العمل.

التعامل مع الاتصالات بين الإدارات وأصحاب المصلحة الخارجيين.

إدارة المستندات: تنظيم وصيانة ملفات الشركة المهمة والتقارير والسجلات.

ضمان تخزين اللوازم والمعدات المكتبية وصيانتها بشكل صحيح.

تحسين العمليات: تحديد أوجه القصور واقتراح طرق لتحسين عمليات المكتب.

دعم المديرين التنفيذيين أو الفرق: تقديم الدعم الإداري للإدارة العليا أو الإدارات حسب الحاجة.