مساعد السفر

الأدوار والمسؤوليات

إدارة طلبات السفر، والدعم في تحسين تكاليف السفر، وضمان الالتزام بسياسات السفر لجميع شركات ماجد الفطيم العاملة في جميع البلدان العاملة.

ملف تعريف الدور

التعاون مع أصحاب المصلحة المعنيين، مثل مدير حساب وكالة السفر، والعمل بشكل وثيق مع وكالة السفر بطريقة شراكة وتعاونية أمر بالغ الأهمية. كما يتعاون مع المسافرين/الموظفين، وفريق الإدارة والمشتريات.
العمل بشكل وثيق مع وكالة السفر للتخطيط وتنظيم برامج السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل وغيرها من التفاصيل ذات الصلة
التأكد من تطبيق سياسات سفر الشركة على جميع الحجوزات والإبلاغ عن أي استثناء/تسليط الضوء عليه
التحقق من امتثال النفقات للاتفاقيات والأسعار المتعاقد عليها مع الشركة.
إجراء البحوث ومقارنة الرحلات الجوية والإقامة، مع مراعاة أي رسوم مخفية أو إضافية للعثور على أفضل الصفقات المتاحة.
دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لموظفي الشركة في حالات الطوارئ.
اقتراح أفكار إبداعية في إدارة الجدولة وطرق النقل مما يؤدي إلى توفير التكاليف وتعزيز الكفاءة
ضمان حجز النقل بطريقة تناسب احتياجات الشركة، وهي الطريقة الأكثر فعالية من حيث التكلفة للسفر.
تخطيط وتنسيق السفر:

البحث عن وسائل النقل والإقامة وخدمات السفر الأخرى وحجزها بناءً على احتياجات العميل أو الشركة.

إنشاء برامج سفر مفصلة، ​​بما في ذلك الرحلات الجوية وحجوزات الفنادق والنقل البري.

توفير خيارات السفر التي تتوافق مع التفضيلات والميزانيات وسياسات السفر.

التفاعل مع العملاء ودعمهم:

التشاور مع العملاء أو أعضاء الفريق لفهم متطلباتهم وتفضيلاتهم في السفر.
تقديم توصيات بشأن الوجهات والأنشطة وخيارات توفير التكاليف.
توفير خدمة عملاء استثنائية من خلال معالجة الاستفسارات وحل المخاوف المتعلقة بالسفر.
الحجز والحجوزات:

استخدام منصات وأنظمة حجز السفر (على سبيل المثال، GDS وAmadeus وSabre) لإجراء الحجوزات وإدارة الحجوزات.
تأمين الحجوزات للسفر الجماعي أو الفعاليات المؤسسية أو الرحلات الفردية.
تأكيد تفاصيل السفر والتأكد من توفير الوثائق الدقيقة للمسافرين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في أي مجال.

خبرة لا تقل عن سنة واحدة في مجال وكالات السفر أو منصب مماثل.

خبرة سابقة في منظمة كبيرة تتعامل مع وكالات السفر وتغطي معرفة صناعة السفر والتعرف على اللوائح.

إتقان اللغة الإنجليزية والعربية (ضروري).

مهارات تواصل ممتازة، والقدرة على بناء علاقات تعاونية والعمل بفعالية مع أصحاب المصلحة المتنوعين.

المعرفة مفضلة ولكنها ليست ضرورية.

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة الحجوزات المتعددة وترتيبات السفر بكفاءة.

مهارات الاتصال: التواصل اللفظي والمكتوب القوي للتفاعل مع العملاء وحل المشكلات.

حل المشكلات: القدرة على معالجة اضطرابات السفر وإيجاد حلول بديلة على الفور.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في الحجوزات ومسارات السفر والتوثيق.

الخبرة التقنية: الكفاءة في أنظمة حجز السفر ومايكروسوفت أوفيس وأدوات البحث عبر الإنترنت.

التركيز على خدمة العملاء: تقديم خدمة عالية الجودة وتلبية احتياجات العملاء بشكل فعال.