مدير خارجي

الأدوار والمسؤوليات

1. الخدمات اللوجستية والتنسيق
الاتصالات الخارجية: تعمل كنقطة اتصال رئيسية بين المستودع والأطراف الخارجية، بما في ذلك الموردين والبائعين وشركات النقل.
تنسيق سلسلة التوريد: التنسيق مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المناسب للسلع وإدارة أي اختلافات في الطلبات أو الشحنات.
تتبع الشحنات: الإشراف على تتبع الشحنات الواردة والصادرة، وضمان وصول المنتجات ومغادرتها في الوقت المناسب، وحل أي تأخيرات أو مشكلات في النقل.
إدارة التسليم: تأكد من إتمام عمليات التسليم للعملاء أو المتاجر أو المواقع الأخرى بكفاءة ودقة.
2. التوثيق والامتثال
إدارة المستندات: إعداد وصيانة الوثائق الدقيقة المتعلقة بالشحنات والمخزون والإيصالات للمعاملات الخارجية (على سبيل المثال، فواتير الشحن وإيصالات التسليم وما إلى ذلك).
مراقبة الامتثال: تأكد من امتثال جميع الشحنات والعمليات للمعايير القانونية والتنظيمية ومعايير الشركة، بما في ذلك لوائح الصحة والسلامة.
الجمارك والاستيراد والتصدير: التنسيق مع السلطات الجمركية لأي واردات أو صادرات، وضمان اتباع الوثائق والإجراءات الصحيحة.
3. إدارة علاقات الموردين والبائعين

الارتباط بالموردين: بناء علاقات قوية والحفاظ عليها مع الموردين، ومعالجة القضايا مثل التأخيرات، ومخاوف جودة المنتج، وتنفيذ الطلبات.

التفاوض: المساعدة في التفاوض على جداول التسليم والتكاليف والشروط مع البائعين الخارجيين وشركات النقل.

متابعة الطلبات: مراقبة حالة الطلبات مع الموردين وتقديم التحديثات إلى الفرق الداخلية فيما يتعلق بحالة الطلبات وأي مشاكل.
4. إدارة المخزون
تنسيق المخزون: العمل مع الفرق الداخلية لضمان تسجيل جميع البضائع المستلمة من الموردين الخارجيين بدقة في نظام جرد المستودعات.

تجديد المخزون: تنسيق تجديد المخزون بناءً على توقعات الطلب وضمان التخزين الفعال للسلع الواردة.
5. خدمة العملاء
حل المشكلات: التعامل مع شكاوى العملاء الخارجيين وحل أي مشكلات لوجستية أو متعلقة بالتسليم على الفور وباحترافية.
تنفيذ الطلبات: التأكد من معالجة طلبات العملاء بدقة وإرسالها من المستودع وفقًا لاحتياجات العملاء والجداول الزمنية.
6. دعم إدارة المستودعات
الزيارات الخارجية للمستودعات: قم بزيارة مرافق البائعين الخارجيين أو مراكز التوزيع بانتظام لضمان التعامل السليم مع البضائع وأن جميع الشحنات تتوافق مع معايير الشركة.
عمليات تدقيق المخزون: المساعدة في تنسيق عمليات التدقيق الخارجية لحركات المخزون وفحوصات المخزون لضمان دقة التقارير ومنع التناقضات.
الدعم التشغيلي: مساعدة فريق المستودع في التكامل السلس للعمليات الخارجية، بما في ذلك استكشاف الأخطاء وإصلاحها في أي انقطاعات في عملية سلسلة التوريد.
7. السلامة وإدارة المخاطر
تقييم المخاطر الخارجية: تقييم عوامل الخطر الخارجية المتعلقة بالخدمات اللوجستية، مثل سلامة النقل وتأخير التسليم والأضرار أثناء النقل، واقتراح تدابير التخفيف.
الامتثال للسلامة: تأكد من امتثال الأطراف الخارجية، بما في ذلك الموردين وسائقي التوصيل، لبروتوكولات السلامة والأمان أثناء نقل وتسليم البضائع.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الخلفية التعليمية
المؤهلات: مطلوب دبلومة مدرسة ثانوية على الأقل. يفضل الحصول على درجة جامعية في مجال الخدمات اللوجستية أو إدارة سلسلة التوريد أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
الشهادات: ستكون أي شهادات في إدارة سلسلة التوريد أو الخدمات اللوجستية أو إدارة المخزون أو السلامة (على سبيل المثال، APICS أو IATA أو ما شابه ذلك) مفيدة.
2. الخبرة
خبرة العمل: 2-3 سنوات من الخبرة في الخدمات اللوجستية أو إدارة المستودعات أو مجال ذي صلة، مع سجل حافل في التعامل مع الموردين الخارجيين أو العملاء أو شركات النقل.
خبرة الصناعة: الخبرة السابقة في عمليات البيع بالتجزئة أو تأثيث المنزل أو المستودعات مرغوبة للغاية.
تنسيق البائعين والموردين: الخبرة في العمل مع البائعين والموردين وشركات الخدمات اللوجستية التابعة لجهات خارجية ضرورية، مع التركيز على إدارة العلاقات الخارجية بشكل فعال.
3. المهارات والكفاءات الأساسية
معرفة الخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد: فهم قوي لعمليات الخدمات اللوجستية وتتبع الشحنات وإدارة المخزون.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل بشكل فعال مع الأطراف الخارجية، بما في ذلك الموردين وشركات النقل والعملاء.
إدارة البائعين: القدرة على إدارة علاقات الموردين، والتأكد من أن عمليات التسليم والطلبات تتم في الوقت المحدد وتلبي معايير الشركة.
حل المشكلات: مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية لمعالجة وحل أي مشكلات تتعلق بالشحنات أو التسليمات أو التنسيق الخارجي.
المهارات التنظيمية: الاهتمام الاستثنائي بالتفاصيل وإدارة الوقت والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.
كفاءة التكنولوجيا: إتقان استخدام برامج إدارة المستودعات ومنصات الخدمات اللوجستية ومجموعة برامج Microsoft Office. معرفة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هي ميزة إضافية.
إدارة المخزون: الخبرة في تنسيق مراقبة المخزون، والتأكد من تسجيل الشحنات بشكل صحيح وتعكس مستويات المخزون بدقة.
التوجه نحو خدمة العملاء: القدرة على معالجة مخاوف العملاء والتعامل مع القضايا المتعلقة بالتسليم أو الشحن باحترافية وكفاءة.
4. السمات الشخصية
استباقي وذكي: يجب أن يكون استباقيًا في تحديد المشكلات المحتملة قبل ظهورها وإيجاد حلول فعالة. الحيلة في إدارة التحديات غير المتوقعة في العمليات الخارجية.
بناء العلاقات: القدرة على بناء علاقات قوية والحفاظ عليها مع البائعين الخارجيين وشركات النقل وأصحاب المصلحة الآخرين.
القدرة على التكيف: المرونة في العمل في بيئة سريعة الخطى، والتكيف مع احتياجات الخدمات اللوجستية المتغيرة والمتطلبات الخارجية.
الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام بالتفاصيل بشكل كبير، وخاصة عند التعامل مع الوثائق وسجلات المخزون وتتبع الشحنات.
العمل الجماعي: مهارات تعاون قوية، والعمل بشكل جيد ضمن الفرق الداخلية ومع الشركاء الخارجيين لضمان العمليات السلسة.
الأخلاق والمهنية: الحفاظ على معايير عالية من الاحتراف والنزاهة والأخلاق في جميع التفاعلات الخارجية.