مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

تقديم الدعم في تحليل وتنظيم وإدارة عمليات وأنشطة إدارة المستندات وفقًا لإجراءات شركة سايبم. توفير مراقبة الموارد والتفاعل مع مسؤولي المستندات وممثلي الوظائف ومساعدي خدمة المستندات المشاركين في المشروع فيما يتعلق بموضوعات إدارة المستندات. ضمان نقل المعرفة والحفاظ على مواضيع إدارة المستندات عبر Saipem

مهام الوظيفة

دعم التحليل التنظيمي واللوجستي للمشروع المحدد، فضلاً عن تحليل جميع الكيانات المعنية
الدعم والمساعدة في تحديد عملية إدارة مستندات المشروع وإعداد حساب تقدم المشروع
التحكم في عملية موافقة العميل وتقديم المستندات إلى العميل ومراقبتها
الدعم في تحديد وتنظيم وإدارة تسليم مستندات المشروع النهائية إلى العميل
نقل وحفظ وصيانة معرفة إدارة مستندات المستندات
ضمان صيانة منهجية وإجراءات إدارة المستندات والامتثال لها، وإعداد إجراءات المشروع ذات الصلة
الدعم والمساعدة في تنظيم التقارير والتحكم فيها
توفير دعم مكتب المساعدة بشأن أدوات إدارة المستندات المستخدمة
تنظيم أنشطة سجل المستندات وقائمة البيانات الرئيسية
ضمان التدريب والمساعدة في مواضيع إدارة مستندات المشروع، بما في ذلك المواقع البعيدة
دعم مدير المشروع وأصحاب المخاطر في تقليل تأثيرات المخاطر وتعظيم الفرص المحددة في المشروع
التحكم في حساب التقدم ومراقبته، وحالة قائمة المستندات، وسير العمل، والتوزيع الداخلي، والإرسال، إلخ.
تحميل قوالب المشروع والوثائق التعاقدية إلى النظام
التحكم في إدارة سير العمل وتوزيع الوثائق أو المساعدة في ذلك
التحكم في ربط الوثيقة بالأنشطة وطلب/أمر الشراء وهيكل المصنع وما إلى ذلك أو المساعدة في ذلك
التحكم في صحة الوثائق الرسمية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المعرفة الصناعية: يمكن أن تكون الخبرة في الصناعة المحددة (مثل البناء والهندسة والرعاية الصحية) مفيدة.

المهارات
المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة وتنظيم كميات كبيرة من المستندات بكفاءة.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في مراجعة المستندات للتأكد من دقتها واكتمالها والامتثال للمعايير.

الكفاءة الفنية: الكفاءة في برامج إدارة المستندات (مثل SharePoint وAconex) ومجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint).

مهارات إدخال البيانات: مهارات إدخال البيانات بدقة وسرعة مع التركيز على الحفاظ على سلامة البيانات.

الصفات الشخصية

التفكير التحليلي: القدرة على تحليل المستندات والعمليات لتحقيق الكفاءة والامتثال.

العمل الجماعي: عقلية تعاونية مع القدرة على العمل بشكل جيد ضمن فريق ودعم الإدارات المختلفة.

القدرة على التكيف: العمل بشكل مريح في بيئة سريعة الخطى والقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة.

المتطلبات الإضافية

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل الفعال مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
السرية: مستوى عال من النزاهة والسرية في التعامل مع المستندات والمعلومات الحساسة.
مهارات حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات في عمليات إدارة المستندات واقتراح الحلول.