سكرتير مشروع

الأدوار والمسؤوليات

تعد شركة سايبم رائدة عالميًا في مجال خدمات الهندسة والمشتريات والبناء والتركيب لصناعة الطاقة. وبفضل سجلها الحافل بالمشاريع الناجحة والالتزام بالتميز، نسعى جاهدين لتقديم حلول مبتكرة لعملائنا.

مهمة العمل

توفير الدعم الإداري والتنظيمي لإدارة المشروع/العميل حسب الحاجة

ضمان أداء الواجبات الإدارية العامة وتقديم خدمة فعّالة لفريق المشروع/العميل

مهام العمل

استقبال المكالمات الهاتفية و/أو الزوار وفحصها
معرفة واستخدام اللغات الأجنبية المناسبة المنطوقة والمكتوبة بطلاقة
صياغة المراسلات الواردة والصادرة، وتأليف وطباعة الرسائل والرسائل الإلكترونية الخاصة بالعمل
تنظيم الأرشيفات وحفظ المراسلات والوثائق (الورقية والإلكترونية)، واستخدام الأنظمة والتطبيقات المتكاملة أيضًا إذا لزم الأمر
دعم إعداد التقارير والعروض التقديمية باستخدام البرامج المناسبة
حضور الاجتماعات أحيانًا وتدوين الملاحظات وكتابة التقارير
ترتيب السفر الدولي، والتعامل أيضًا مع برامج الرحلات المعقدة
التحقق من متطلبات جوازات السفر والتأشيرة وترتيب المستندات اللازمة
إعداد الطلب لجميع المواد اللازمة لأنشطة المكتب (القرطاسية، إلخ)
معالجة المشروع والسفر والنفقات، إذا لزم الأمر

الدعم الإداري
إدارة الوثائق: إعداد وصيانة وتنظيم وثائق المشروع، بما في ذلك التقارير ومحاضر الاجتماعات والمراسلات.
الجدولة: تنسيق وإدارة اجتماعات المشروع، بما في ذلك الجدولة وإرسال الدعوات وإعداد الأجندات.
ترتيبات السفر: تنظيم السفر والإقامة لأعضاء فريق المشروع حسب الحاجة.
التواصل
نقطة الاتصال: العمل كنقطة اتصال رئيسية للاستفسارات المتعلقة بالمشروع، وضمان التواصل الفعال بين أصحاب المصلحة.
نشر المعلومات: توزيع تحديثات المشروع والمعلومات على أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في الوقت المناسب.
تنسيق المشروع
المساعدة في تخطيط المشروع: دعم مديري المشاريع في التخطيط وتنسيق أنشطة المشروع والجداول الزمنية.
تتبع التقدم: مراقبة معالم المشروع والمنتجات النهائية، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والإبلاغ عن أي تأخيرات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المعرفة بالصناعة: المعرفة بالصناعة المحددة للمنظمة (على سبيل المثال، البناء، وتكنولوجيا المعلومات، والتمويل) هي ميزة إضافية.
المهارات
المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والحفاظ على سير عمل منظم.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
الكفاءة الفنية: إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وبرامج إدارة المشاريع (على سبيل المثال، Microsoft Project وTrello وAsana).
الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في إعداد المستندات والتقارير وملاحظات الاجتماعات، وضمان الدقة.
السمات الشخصية
الموقف الاستباقي: الدافع الذاتي مع الشعور القوي بالمبادرة والقدرة على توقع احتياجات المشروع.
لاعب الفريق: القدرة على العمل بشكل تعاوني ضمن فريق ودعم وظائف المشروع المختلفة.
القدرة على التكيف: الشعور بالراحة في بيئة ديناميكية والقدرة على التكيف مع الأولويات والمواعيد النهائية المتغيرة.
مهارات حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات واقتراح حلول عملية.
المتطلبات الإضافية
السرية: مستوى عال من النزاهة والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
المرونة: الاستعداد للعمل خارج ساعات العمل القياسية إذا كانت متطلبات المشروع تتطلب ذلك.