مساعد شخصي للمدير العام (PA to GM)

الأدوار والمسؤوليات

خلفية الفندق أمر لا بد منه
جدولة وترتيب جميع المواعيد للمدير العام.
إعطاء الأولوية لجميع المكالمات الهاتفية والزوار الخارجيين والداخليين شخصيًا.
ترتيب جميع طلبات حجز الشخصيات المهمة ووسائل الراحة المرتبطة بها من المكتب التنفيذي والمتابعات/التتبعات المرتبطة وما إلى ذلك...الاستقبال والترحيب إذا لزم الأمر.
تأليف المراسلات للمدير العام/مدير العمليات مثل رسائل الترحيب ورسائل متابعة الضيوف، بما في ذلك قرار الضيوف عند تصعيده وما إلى ذلك...
دعم مشاريع الفندق الداخلية، وتتبع الإجراءات اللازمة وتحديث التقارير مع إحراز تقدم (أي الميزانية السنوية والخطة الاستراتيجية وما إلى ذلك)
الحفاظ على تحديث نظام الملفات.
الحفاظ على ملفات التتبع وتقديم العناصر اليومية للعمل على المهام المناسبة.
التعامل مع جميع واجبات إدارة المكتب مثل البريد والهواتف والتصوير الفوتوغرافي واللوازم المكتبية.
جدولة اجتماعات فردية مع التقارير المباشرة وغيرهم، وتدوين وتوزيع المحاضر، وترتيب/حضور اجتماعات اللجنة الفرعية حسب الحاجة.
المشاركة في جولات التجول اليومية والأسبوعية في الممتلكات، والتأكد من توزيع المحاضر وتحديثها بالتقدم.
المساعدة في ودعم أحداث الموظفين حسب الاقتضاء، مثل أحداث القيادة والتنفيذيين والزملاء، وما إلى ذلك...
إنشاء وصيانة فهرس بإجراءات التشغيل القياسية المناسبة والمحدثة لجميع الإدارات التشغيلية، والتأكد من مشاركته مع جميع أعضاء اللجنة التنفيذية التشغيلية الجدد عند انضمامهم كجزء من حزمة التوجيه الخاصة بهم.
تحليل تعليقات Trust You والعمل مع فرق العمليات بشأن القضايا الرئيسية لقادة العمليات للعمل وفقًا لذلك.
متابعة تعليقات ضيوفنا من خلال تتبع وتحليل التقارير التي تسلط الضوء على المجالات التي يجب على المدربين الإدارات التركيز عليها
إجراء ترتيبات السفر حسب الحاجة.
الحفاظ على السرية مع المكاتب التنفيذية
سيتم تعيين مهام أخرى وفقًا لموقف العمل واحتياجات التشغيل.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة البكالوريوس.
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في منصب مماثل، ويفضل أن تكون في فنادق أو منتجعات فاخرة من فئة 5 نجوم.
إتقان اللغة الإنجليزية (تحدثًا وقراءة وكتابة) بشكل ممتاز.
إتقان احترافي جيد في استخدام برامج Microsoft Office.
مهارات العرض الرسمي.
عقلية إيجابية.
إنشاء وصيانة فهرس بإجراءات التشغيل القياسية المناسبة والمحدثة لجميع الإدارات التشغيلية، والتأكد من مشاركته مع جميع أعضاء اللجنة التنفيذية التشغيلية الجدد عند انضمامهم كجزء من حزمة التعريف الخاصة بهم.
تحليل تعليقات Trust You والعمل مع فرق العمليات بشأن القضايا الرئيسية لقادة العمليات للعمل وفقًا لذلك.
متابعة تعليقات ضيوفنا من خلال تتبع وتحليل التقارير التي تسلط الضوء على المجالات التي يجب على المدربين الإدارات التركيز عليها.
إجراء ترتيبات السفر حسب الحاجة.
الحفاظ على السرية مع المكاتب التنفيذية.
سيتم تعيين مهام أخرى وفقًا لحالة العمل واحتياجات التشغيل.