موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

إدخال مواعيد الخدمة على نظام البيع بالتجزئة SAP وتتبع وصول العملاء

التأكد من تلقي جميع المكالمات الهاتفية والرد عليها

تلقي استفسارات العملاء والتأكد من إعادة الاتصال بالعملاء من قبل القسم المعني

الترحيب بالعملاء بابتسامة، وإرشادهم ومساعدتهم عند الحاجة

مراقبة مكتب الاستقبال والاستقبال وصالة العملاء

إدارة منطقة وقوف السيارات ومنطقة المرطبات وفقًا لمعايير هوندا

المهارات المطلوبة للنجاح

مهارات الاتصال
مهارات إدارة العملاء
إتقان استخدام Microsoft Office
إدارة مكتب الاستقبال:

الترحيب بالزوار والعملاء والضيوف بطريقة احترافية وودية.

إدارة منطقة الاستقبال للتأكد من أنها مرتبة ومنظمة وقابلة للعرض.

التواصل:

الرد على المكالمات الهاتفية، وفحص المكالمات وتوجيهها إلى الموظفين المناسبين، وتلقي الرسائل حسب الضرورة.

التعامل مع الاستفسارات عبر البريد الإلكتروني وشخصيًا، وتوفير المعلومات حول المنظمة وخدماتها.

جدولة المواعيد:

إدارة وجدولة المواعيد والاجتماعات للموظفين والمديرين التنفيذيين، وتنسيق التقويمات حسب الحاجة.

الحفاظ على دفتر مواعيد منظم وإخطار الموظفين المعنيين بالاجتماعات القادمة.
الدعم الإداري:

أداء المهام الإدارية العامة، بما في ذلك التسجيل وإدخال البيانات وصيانة اللوازم المكتبية.
المساعدة في إعداد التقارير والمستندات والعروض التقديمية حسب الحاجة.
إدارة الزوار:

الحفاظ على سجل الزوار وإصدار شارات الزوار، والتأكد من اتباع بروتوكولات الأمن.
إبلاغ الموظفين بوصول الزوار وتقديم المساعدة حسب الحاجة.
التعاون:

العمل بشكل وثيق مع الموظفين الإداريين الآخرين والأقسام لضمان سلاسة عمليات المكتب.
دعم الأقسام المختلفة بالمهام الإدارية الإضافية حسب الحاجة.
التعامل مع البريد والطرود:

استلام وفرز وتوزيع البريد والطرود الواردة.
إعداد وإرسال البريد والطرود الصادرة حسب الحاجة.
حل المشكلات:

معالجة وحل أي مشكلات أو شكاوى من الزوار أو العملاء على الفور وباحترافية.
تصعيد المشكلات إلى الإدارة عند الضرورة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المعرفة بإجراءات المكتب والمهام الإدارية.
المهارات الأساسية:

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع الزوار والموظفين.

المهارات الشخصية: سلوك ودود وسهل التعامل مع مهارات قوية في خدمة العملاء.

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والحفاظ على الاهتمام بالتفاصيل.

الكفاءة الفنية: إتقان استخدام معدات المكتب (مثل أنظمة الهاتف والطابعات) وتطبيقات البرامج (مثل مجموعة برامج Microsoft Office وأنظمة إدارة علاقات العملاء).

الصفات الشخصية:

الاحترافية: الحفاظ على المظهر والسلوك المهني أثناء تمثيل المنظمة.

القدرة على التكيف: المرونة في التعامل مع الأولويات المتغيرة والمواقف غير المتوقعة بموقف إيجابي.

حل المشكلات: القدرة القوية على معالجة استفسارات الزوار وحل المشكلات بسرعة وفعالية.

العمل الجماعي: الرغبة في التعاون مع الزملاء ودعم الأقسام المختلفة حسب الحاجة.

المتطلبات الإضافية:
معرفة إجراءات وممارسات إدارة المكتب الأساسية.
تعتبر المعرفة ببرامج الجدولة وأنظمة إدارة علاقات العملاء ميزة إضافية.
القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر.