دعم الأعمال

الأدوار والمسؤوليات

جمع المعلومات لإدراجها في التقارير والوثائق والمراسلات لدعم العمل الفعال للموظفين الآخرين.
الرد على الاستفسارات القياسية وتقديم التوجيه الدقيق في الوقت المناسب.
معالجة وإدارة المهام الإدارية والمالية الروتينية في مختلف المجالات الوظيفية، للمساهمة في الإدارة الفعالة وفي الوقت المناسب للموارد.
إدارة وصيانة السجلات وقواعد البيانات، لضمان تنظيم المعلومات وتوافرها بسهولة للموظفين.
الحفاظ على العلاقات مع مجموعة من الأفراد من خلال تقديم الدعم التجاري للمساعدة في تبادل المعلومات وتقديم الخدمات للموظفين.
مراجعة التقارير والوثائق والمراسلات وما إلى ذلك، وإجراء التغييرات بما يتماشى مع المبادئ التوجيهية المعمول بها عند الاقتضاء.
المساهمة في تحسين إجراءات العمل والعمليات.
جمع وإجراء تحليل أساسي للبيانات للمساهمة في إدارة معلومات الأعمال الجيدة.
توجيه الزملاء المبتدئين في أداء واجباتهم.

الدعم الإداري:

تقديم المساعدة الإدارية للإدارة والفرق، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإعداد المستندات، وإدارة المراسلات.

الحفاظ على السجلات والملفات وقواعد البيانات المنظمة لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات.
تنسيق المشروع:

المساعدة في التخطيط وتنسيق المشاريع، وتتبع التقدم، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
إعداد وثائق المشروع والتقارير والعروض التقديمية لأصحاب المصلحة.
دعم العملاء:

العمل كنقطة اتصال لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، ومعالجة الاستفسارات وتقديم المعلومات حول الخدمات والعمليات.
المساعدة في حل المشكلات وتسهيل الاتصال بين الأقسام والعملاء.
إدارة البيانات:

جمع وتحليل وصيانة البيانات المتعلقة بالعمليات التجارية والمبيعات وردود أفعال العملاء.
إعداد وتوزيع التقارير المنتظمة على الإدارة، مع تسليط الضوء على المقاييس والرؤى الرئيسية.
تحسين العملية:

تحديد أوجه القصور في العمليات التجارية واقتراح التحسينات لتعزيز الإنتاجية والفعالية.
المساعدة في تنفيذ الأنظمة والعمليات الجديدة، وتوفير التدريب والدعم لأعضاء الفريق حسب الحاجة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

التعليم: درجة البكالوريوس هي الحد الأدنى من المتطلبات.
الخبرة المعرفة والمهارات: خمس سنوات أو أكثر من الخبرة العملية في مجال الأعمال ذات الصلة مع خبرة في العمل الإداري العام.

اللغات: إتقان (مستوى C) للغة الإنجليزية والعربية.

إطار عمل القيادة في برنامج الأغذية العالمي

يرشد إطار عمل القيادة في برنامج الأغذية العالمي إلى المعايير السلوكية المشتركة التي توجه كيفية عملنا معًا لإنجاز مهمتنا.

المهارات التنظيمية: القدرة القوية على تحديد أولويات المهام وإدارة مشاريع متعددة والحفاظ على الاهتمام بالتفاصيل.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
الكفاءة الفنية: إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Excel وWord وPowerPoint) والتعرف على أدوات إدارة المشاريع (على سبيل المثال، Trello وAsana).
حل المشكلات: مهارات تحليلية قوية لتحديد المشكلات وتطوير حلول عملية.
المهارات الشخصية: القدرة على بناء علاقات إيجابية والعمل بشكل تعاوني مع فرق متنوعة.
السمات الشخصية:

استباقي: المبادرة لتحمل مسؤوليات إضافية وتحسين العمليات دون مطالبة.
قابل للتكيف: المرونة للتكيف مع الأولويات المتغيرة والعمل تحت الضغط.
موقف يركز على العملاء: الالتزام بتقديم دعم وخدمة ممتازة لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
لاعب الفريق: الرغبة في التعاون ودعم الزملاء لتحقيق الأهداف المشتركة.