مدير إدارة المكتب
صاحب العمل نشط
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
شارك هذه الوظيفة
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
الوصف الوظيفي
مطلوب لشركة خدمات اتصالات، مدير إدارة مكتبية لإدارة المكاتب وتوفير دعم الموارد البشرية للعمليات الشاملة. تشمل الواجبات التنسيق مع PRO للموظفين RP وVisa، وأنشطة دعم الموارد البشرية، وحضور الموظفين، وإدارة الاستقبال والزوار، وتسليم البريد السريع، والتفاعل داخل وخارج المنظمة وما إلى ذلك.
المسؤوليات الأساسية
التنسيق مع PRO لتجديد تصاريح عمل الموظفين، وتأشيرة الزيارة، والإنعاش القلبي الرئوي، وأعمال التنسيق بين الوزارات المتنوعة لتخليص المواد المستوردة (هيئة تنظيم الاتصالات، IGA، وزارة الصحة، إلخ.)
صياغة عقود الموظفين وفقًا للنموذج القياسي وإرسال المستندات للموافقة عليها من قبل المفوضين بالتوقيع (التسليم باليد أو إلكترونيًا)
إدارة سجلات الموظفين مثل العقود/خطابات العرض والمراسلات مع الموظفين وسجلات الإجازات والحضور وما إلى ذلك.
الحفاظ على مزايا التأمين الطبي المحدثة لجميع الموظفين بما في ذلك الإلغاءات / الإضافات والتجديد لمرة واحدة سنويًا وما إلى ذلك.
- أداء إجراءات الانضمام والخروج للموظفين والاستقالة / إنهاء الخدمة وإدارة أصول الموظفين.
ترتيب حجوزات السفر للموظفين الذين يذهبون في إجازة سنوية أو رحلات عمل
الحفاظ على وتحديث الوصف الوظيفي لجميع الموظفين والتخزين الآمن لجميع ملفات الموظفين في الوسائط / السحابة الآمنة والتأكد من النسخ الاحتياطي المناسب
مسؤول عن إدارة المكاتب وتجديد القرطاسية وتجديد لوازم المؤن
مسؤول عن إدارة الاستقبال والزوار الخارجيين وجدولة المواعيد.
حضور جميع المكالمات الواردة وإجراء مكالمات خارجية حسب الحاجة وإعادة توجيه المكالمات والرد عليها
التأكد من نظافة المكتب، والتأكد من أن موظف المكتب يؤدي المهام حسب الحاجة
التنسيق مع المبيعات ودعم الأعمال لضمان المساعدة المطلوبة للعملاء القادمين
التأكد من أن الوصول إلى المكتب يقتصر على الأشخاص المصرح لهم والوصول إلى القياسات الحيوية للمكاتب والمعدات المكتبية في حالة عمل جيدة
تنفيذ جميع تدابير السلامة في المكتب بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، فيروس كورونا ومراقبته
التحقق من سجل مجمع السيارات لاستخدام الموظفين، والتنسيق لشركة مواقف السيارات وتأجير السيارات، ومتابعة احتياجات الخدمة أو الإصلاح، وتجديد تسجيل السيارة للشركة كما هو مطلوب
المتابعة مع Office Messenger لتحصيل الشيكات وتسليم المستندات المتنوعة وما إلى ذلك.
متطلبات المعرفة والمهارة
درجة جامعية أو دبلوم مع خبرة إدارية من 3 إلى 5 سنوات في منصب مماثل
المعرفة ببرامج Microsoft Office وبروتوكول الهاتف.
مهارات اتصال شفهية وكتابية احترافية ممتازة (الإنجليزية)، اللغة العربية أمر مرغوب فيه ولكنها ليست إلزامية
الاهتمام بالتفاصيل والمهارات التنظيمية الممتازة وحماية المعلومات السرية.
القدرة على الحفاظ على علاقة عمل جيدة مع جميع الموظفين
الالتزام والرغبة في العمل بجدول زمني مرن
نوع التوظيف
دوام كامل
